EASY-IA RH, le SIRH pensé pour les entreprises de l'espace OHADA

La mise en service suit l'ordre des menus : paramétrage, organisation, catégories, réglementation, salariés, puis droits.

1. Ouvrez Paramétrage R07 et cliquez sur Charger des données par défaut : les valeurs usuelles de la Côte d'Ivoire sont installées. Vérifiez les types d'unités.
2. Créez l'organisation dans Unités organisationnelles R03 (Nouvelle unité ou Importer), puis les fonctions dans Postes R04.
3. Installez la grille de la convention dans Grille catégories R08 avec Regenerer CCI.
4. Réglez la réglementation dans Jours fériés & réglementation R28 : jours fériés de l'année, décompte des congés en jours ouvrables ou ouvrés. Alignez le barème dans Heures sup. CCI R26.
5. Importez le personnel dans Fiches employés R01 : Importer, téléchargez le modèle, déposez le fichier, cliquez sur Tester l'import, puis Lancer l'import.
6. Reprenez les compteurs de congés avec Importer dans Soldes & acquis congés R23.
7. Affectez les rôles de l'équipe RH, des managers et des salariés dans Rôles et droits ADM.
8. Repérez les salariés sans compte dans Adoption & canaux R98.

Le dossier est prêt : organisation, convention, règles du pays, salariés et droits en place.

Le test d'import ne crée rien : il signale les lignes en erreur avant l'import réel. Un matricule déjà présent met la fiche à jour au lieu de la dupliquer.

Un démarrage rapide, sans ressaisie du fichier du personnel : l'entreprise utilise le module dès les premiers jours.

Tout commence par les listes de référence. Les autres écrans les proposent ensuite dans leurs menus déroulants.

1. Ouvrez Paramétrage R07.
2. Dans chaque table, cliquez sur Charger des données par défaut et confirmez. Seules les lignes absentes sont ajoutées.
3. Ouvrez l'onglet Types d'unités. Vérifiez la nomenclature : Direction générale, Direction, Département, Service.
4. Ajoutez vos propres types avec + Nouveau type (par exemple « Agence »). Cochez les Types autorisés juste en dessous.
5. Ouvrez l'onglet OHADA multi-pays. Gardez actif le pays de votre société et désactivez les autres si besoin.
6. Dépliez les tables par domaine (Rémunération, Temps, Contrats…) et complétez-les avec + Ajouter.

Les listes sont prêtes. Vous pouvez créer les unités, puis les postes et les salariés.

Le bouton « Charger des données par défaut » est grisé quand il n'y a plus rien à charger. Passez la souris dessus pour en voir la raison.

Cet écran demande le droit « configurer les référentiels ». Un type d'unité ne se supprime pas tant que des unités l'utilisent : désactivez-le plutôt.

Le dossier est opérationnel en une séance de travail, avec des valeurs conformes à la réglementation locale.

Voici l'ordre conseillé, pour une PME qui ouvre son dossier dans EASY-IA.

1. Chargez les listes par défaut dans Paramétrage R07 et ajustez les types d'unités.
2. Créez ou importez les unités dans Unités organisationnelles R03, du sommet vers le bas.
3. Prenez une première photo de la structure dans Réorganisations R03b.
4. Créez ou importez les postes dans Postes R04, avec leurs N+1 et leurs cibles.
5. Créez ou importez les salariés dans Fiches employés R01, sans oublier le manager.
6. Contrôlez le résultat dans l'Organigramme R02, onglet Non rattachés.
7. Diffusez l'Annuaire R05 aux équipes.

Le socle est en place. Vous pouvez classer les salariés dans la Grille catégories R08, puis rédiger les contrats.

Des données justes dès le départ : la paie, les congés, les états et les déclarations reposent ensuite sur une base fiable.

L'accès passe par un rôle. Seul l'administrateur RH ouvre cet écran.

1. Ouvrez Rôles et droits ADM.
2. Dans le cadre Affecter un rôle, choisissez l'Utilisateur (nom et adresse e-mail).
3. Choisissez le Rôle qui correspond à son métier.
4. Laissez Début vide pour un accès immédiat, ou indiquez une date.
5. Écrivez un Motif, par exemple « prise de poste ». Il est conservé avec l'affectation.
6. Cliquez sur Affecter. Un message confirme l'affectation et la page se recharge.

Le rôle apparaît sur la ligne de l'utilisateur dans le tableau « Utilisateurs et rôles actifs ». Le menu de l'utilisateur affiche désormais les écrans de ce rôle.

Un utilisateur qui a déjà ce rôle ne peut pas le recevoir une seconde fois.

Chacun travaille avec les seuls écrans de son métier : moins d'erreurs, et des données sensibles mieux protégées.

Le cadre « Rôles du dossier », à droite de l'écran, décrit chaque rôle, son niveau et son nombre de permissions. Voici les treize rôles proposés.

1. Administrateur RH : tous les droits du module, paramétrage compris. Directeur des ressources humaines : tous les domaines et les validations finales, sans suppression.
2. Responsable RH (opérations) : gestion courante du personnel ; il saisit et prépare, le DRH décide.
3. Gestionnaire de paie : temps, primes, frais, prêts, soldes de tout compte, attestations ; il exécute, il ne décide pas.
4. Chargé de recrutement, Responsable formation, Responsable santé, sécurité et sûreté, Juriste social, Responsable rémunération et avantages : chacun son domaine.
5. Analyste RH : indicateurs, tableaux de bord et états. Auditeur RH : consultation et export de tout, journal d'audit, aucune écriture.
6. Manager et Salarié : accès à « Mon espace », pour leur équipe directe ou pour eux-mêmes.

Vous attribuez à chacun le rôle de son métier. Une même personne peut cumuler plusieurs rôles.

Tous les rôles métier gardent l'accès à « Mon espace » : leurs titulaires sont aussi des salariés.

Le salarié se connecte avec son compte utilisateur, et sa fiche salarié doit être liée à ce compte.

1. Repérez les salariés qui n'ont pas encore de compte dans Adoption & canaux R98 : l'e-mail professionnel de la fiche sert d'identifiant.
2. Ouvrez Rôles et droits ADM.
3. Affectez le rôle « Salarié » à chaque collaborateur, et le rôle « Manager » à chaque responsable d'équipe.
4. Le salarié ouvre ensuite Mon espace R96.

Le salarié dépose ses demandes et consulte ses soldes ; le manager décide pour son équipe directe.

Ces deux rôles ne valent que pour soi et pour l'équipe directe : un manager ne voit jamais les données des autres services.

Les demandes arrivent par le portail, pas par papier : la RH gagne du temps et chaque décision est tracée.

Les unités se créent du sommet vers le bas. Chaque unité a un type, une unité parente, un responsable et un effectif cible.

1. Ouvrez Unités organisationnelles R03.
2. Cliquez sur Nouvelle unité. Créez d'abord la Direction générale (type autorisé au sommet, sans parent).
3. Pour chaque direction, renseignez le Code, le Libellé, le Type d'unité et le Rattachement hiérarchique. Cliquez sur Créer.
4. Pour aller plus vite, utilisez le menu ⋯ d'une unité, puis Créer une sous-unité : le rattachement est déjà rempli.
5. Indiquez le Responsable et l'Effectif cible. Le taux d'occupation se calcule alors seul.

L'arbre des unités s'affiche dans l'Organigramme R02, onglet Structure.

Exemple : la Direction commerciale (code DCOM) ouvre le 1er mars. Rattachement « Direction générale », responsable Mme Awa Koné, cible 12. Le niveau 1 s'affiche automatiquement.

Pour fermer un service, réaffectez d'abord ses salariés (⋯ Voir les collaborateurs), puis choisissez ⋯ Désactiver. L'unité reste visible avec « Afficher les inactifs » : son historique est conservé.

Une réorganisation est une liste de mouvements préparée en brouillon. Elle s'applique d'un seul coup, sans retoucher les unités une par une.

1. Créez d'abord les nouvelles unités dans Unités organisationnelles R03.
2. Ouvrez Réorganisations R03b et cliquez sur Nouvelle réorganisation.
3. Saisissez le Libellé, la Date d'effet et le motif. Cliquez sur Créer le brouillon.
4. Dans le détail, ajoutez chaque mouvement : unité concernée, nouveau rattachement, nouveau responsable ou nouveau libellé. Validez avec + Ajouter le mouvement.
5. Le jour venu, un badge orange « à appliquer » apparaît dans la liste. Ouvrez la version et cliquez sur Appliquer.

Tous les mouvements sont appliqués ensemble. L'état précédent de la structure est conservé automatiquement.

Chaque mouvement est contrôlé au moment de l'application. Si un seul est invalide, rien n'est appliqué : corrigez-le, puis recommencez.

La réorganisation se prépare à tête reposée, se fait valider, et se déploie sans erreur le jour décidé.

Il faut avoir pris une « photo » de la structure à cette date, ou avoir appliqué une réorganisation.

1. À chaque clôture, ouvrez Réorganisations R03b et cliquez sur Prendre une photo.
2. Nommez-la, par exemple « Organigramme au 31/12/2025 ». Cliquez sur Archiver la structure.
3. Plus tard, ouvrez l'Organigramme R02, onglet Structure.
4. Dans Structure affichée, choisissez la photo voulue. Un bandeau rappelle la date affichée.
5. Cliquez sur Imprimer. Les arbres s'impriment entièrement dépliés.

Vous remettez à l'auditeur l'organisation exacte à la date demandée.

Le lien « Revenir à la structure actuelle » ramène à l'organigramme du jour.

L'import en masse évite de ressaisir des centaines de fiches. Respectez l'ordre : unités, puis postes, puis salariés.

1. Ouvrez Unités organisationnelles R03 et cliquez sur Importer.
2. Téléchargez le Modèle Excel (.xlsx). Il contient les instructions, des listes déroulantes et vos codes valides.
3. Remplissez le modèle, déposez-le, puis cliquez sur Tester l'import. Corrigez les lignes signalées.
4. Cliquez sur Lancer l'import.
5. Recommencez dans Postes R04, puis dans Fiches employés R01.

Votre organisation et votre personnel sont chargés, contrôlés ligne par ligne.

Un code ou un matricule déjà connu met la fiche à jour au lieu d'en créer une nouvelle. Une cellule vide ne remplace jamais une valeur existante.

Un fichier contient au plus 5 000 lignes et 5 Mo. Par défaut, l'import est « tout ou rien » : une seule erreur bloque tout le fichier.

Le passage d'un tableur à EASY-IA se fait en quelques heures, sans perte ni doublon.

Les rubriques personnalisées ajoutent un champ à toutes les fiches, sans développement. Exemple : le groupe sanguin demandé par le médecin du travail.

1. Ouvrez Paramétrage R07, bloc « Rubriques personnalisées du dossier salarié ».
2. Cliquez sur + Nouvelle rubrique.
3. Saisissez le Libellé « Groupe sanguin » et choisissez le Type « Liste de choix ».
4. Dans Choix, tapez les valeurs séparées par des virgules : A+, A-, B+, B-, AB+, AB-, O+, O-. Cliquez sur Créer.

La rubrique apparaît dans la fiche 360° de chaque salarié, prête à être renseignée.

Le bouton Désactiver masque une rubrique sans effacer les valeurs déjà saisies.

L'arbre des personnes se construit à partir du champ Manager de chaque fiche.

1. Ouvrez l'Organigramme R02, onglet Collaborateurs.
2. Tapez le nom de la personne dans la recherche et appuyez sur Entrée. L'arbre se déplie jusqu'à elle, surlignée en orange.
3. Lisez sa chaîne hiérarchique jusqu'au sommet. Le bouton ▾ n sous un manager indique combien de personnes il encadre.
4. Ouvrez l'onglet Non rattachés. Il liste les salariés sans manager.
5. Cliquez sur un nom : la fiche s'ouvre. Cliquez sur Modifier, choisissez le Manager, puis Enregistrer.

L'organigramme est complet et chaque salarié connaît son N+1.

L'onglet Par unité montre, pour chaque unité, le responsable, l'effectif et le taux d'atteinte de la cible.

Un manager qui encadre deux fois plus de personnes que les autres se repère tout de suite : la décision de créer un chef d'équipe s'appuie sur des faits.

L'annuaire présente les salariés actifs avec leur photo, leur poste et leurs coordonnées.

1. Ouvrez l'Annuaire R05.
2. Choisissez l'unité voulue, par exemple « Direction commerciale ». Ajoutez au besoin un type de contrat ou un poste.
3. Cliquez sur Exporter, choisissez Excel, CSV, PDF ou Word, les colonnes et un regroupement (par poste, par exemple).
4. Ou cliquez sur Imprimer : les cartes laissent la place à un tableau compact avec la date et les filtres.

Vous obtenez un annuaire prêt à diffuser ou à afficher.

Pour joindre un collègue, tapez simplement « magasinier » ou un nom dans la recherche : son téléphone et son e-mail apparaissent sur sa carte.

À l'ouverture du dossier, la grille peut être vide. Un bouton crée toute la grille ivoirienne.

1. Ouvrez la Grille catégories R08.
2. Cliquez sur Regenerer CCI et confirmez.
3. Vérifiez les indicateurs : quatre groupes et treize catégories actives.
4. Cliquez sur Detail d'une catégorie pour lire ses échelons et ses emplois repères.

Les groupes OE (catégories 1 à 5), AMT (6 à 9), CAD (10 à 12) et HCC apparaissent, prêts à l'emploi.

Le bouton ne crée que ce qui manque. Les catégories déjà présentes ne sont pas modifiées : vous pouvez le relancer sans risque.

Ce bouton et la création de catégories demandent le droit « configurer les catégories ».

La classification conventionnelle, obligation de l'employeur, est en place en quelques secondes.

La catégorie se choisit dans la fiche du salarié, à la création ou plus tard.

1. Ouvrez Fiches employés R01.
2. Recherchez le salarié, puis cliquez sur Voir pour ouvrir sa fiche 360°.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Dans « Poste & Rattachement », choisissez la Catégorie CCI.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Le salarié est compté dans « Employés classés » et dans le groupe correspondant du tableau de bord.

Pour un nouveau salarié, choisissez directement la Catégorie CCI dans le formulaire Nouvel employé.

L'import des fiches employés accepte une colonne pour la catégorie et une pour l'échelon.

1. Ouvrez Fiches employés R01 et cliquez sur Importer.
2. Téléchargez le Modèle Excel (.xlsx). Son onglet « Référentiels » donne les codes de catégorie valides.
3. Pour chaque salarié, indiquez son matricule, le code de sa catégorie et son échelon. Laissez les autres colonnes vides.
4. Déposez le fichier et cliquez sur Tester l'import.
5. Si le test est bon, cliquez sur Lancer l'import.

Les fiches existantes sont mises à jour avec leur catégorie et leur échelon.

Gardez cochée l'option « Mettre à jour les enregistrements existants ». Une cellule vide ne modifie jamais une valeur déjà saisie.

Une campagne de classement de plusieurs centaines de salariés se boucle en une journée.

Deux écrans vous le disent, sous deux formes.

1. Ouvrez la Grille catégories R08. L'indicateur Non classes donne le nombre de salariés actifs sans catégorie.
2. Ouvrez le Dashboard CCI R12. Si la somme des pourcentages est inférieure à 100 %, l'écart correspond aux non classés.
3. Pour les nommer, ouvrez Fiches employés R01 : la colonne Cat. CCI est vide pour eux.
4. Exportez la liste en Excel avec Exporter pour la trier et la partager.

Vous avez la liste des salariés à classer et vous suivez la baisse de leur nombre.

Exemple : une entreprise de 120 salariés veut classer tout son personnel avant la réunion avec les délégués.

1. Installez la grille avec Regenerer CCI dans la Grille catégories R08.
2. Rattachez une catégorie à chaque poste dans Postes R04.
3. Classez les salariés, un par un ou par import, depuis Fiches employés R01.
4. Suivez l'indicateur Non classes jusqu'à zéro.
5. Ouvrez le Dashboard CCI R12. Lisez le nombre et le pourcentage de chaque groupe.
6. Formalisez les reclassements décidés par un avenant dans Avenants R14.

Tout le personnel est classé. La répartition OE / AMT / CAD / HCC est prête à présenter.

Dans une PME industrielle ivoirienne, on observe souvent 45 à 60 % d'OE, 25 à 35 % d'AMT, 10 à 20 % de cadres et 2 à 5 % de HCC. Un écart marqué invite à revoir la classification ou la politique de promotion.

La direction pilote sa pyramide des qualifications avec des chiffres sûrs, et le dialogue social s'appuie sur des faits.

La grille livrée est ivoirienne. Une filiale soumise à une autre convention reçoit ses propres groupes et catégories.

1. Ouvrez Paramétrage R07 et dépliez la section « Catégories CCI ».
2. Dans la table « Groupe de catégorie », cliquez sur + Ajouter. Créez par exemple le groupe « Cadres Mali ».
3. Ouvrez la Grille catégories R08 et cliquez sur Nouvelle categorie.
4. Saisissez le Code (5 caractères au plus), choisissez le nouveau Groupe, puis le Libelle, le rang, le salaire minimum et les échelons.
5. Cliquez sur Creer la categorie.

La catégorie hérite du pays et de la convention de son groupe. Elle est proposée dans les fiches et les postes.

Le bouton « Regenerer CCI » ne recrée que la grille ivoirienne. Il ne touche pas à vos catégories propres.

La Grille catégories sert à consulter et à créer. Les corrections se font dans le Paramétrage.

1. Ouvrez Paramétrage R07 et dépliez la section « Catégories CCI ».
2. Dans la table « Catégorie professionnelle », repérez la ligne.
3. Cliquez sur Modifier, corrigez, puis Enregistrer.
4. Pour ne plus la proposer, cliquez sur Désact..

La grille est à jour dans tous les écrans qui proposent les catégories.

Préférez la désactivation à la suppression : les salariés et les postes déjà classés gardent leur historique.

Les rôles Manager et Salarié ont un périmètre : eux-mêmes et, pour le manager, ses collaborateurs directs. Ce périmètre s'applique à toutes les listes et à toutes les actions, sans paramétrage écran par écran.

1. Renseignez le Responsable hiérarchique sur chaque fiche employé R01 : c'est lui qui définit l'équipe d'un manager.
2. Attribuez le rôle Manager dans Rôles et droits ADM ; le rôle Salarié est donné automatiquement avec l'accès à Mon espace.
3. Vérifiez : connecté comme manager, la liste des congés, des évaluations ou des feuilles de temps ne montre que son équipe ; une action hors périmètre est refusée avec le message « Vous ne pouvez agir que pour vous-même ou un collaborateur de votre équipe ».
4. Pour un responsable de département sans lien hiérarchique direct, donnez un rôle RH limité ou le rôle Auditeur RH (lecture seule) selon le besoin.

Les données du personnel ne circulent que dans la ligne hiérarchique ; un manager ne voit jamais le salaire d'une autre équipe.

Le périmètre est porté par l'organigramme, pas par des listes d'autorisations à maintenir à la main : une mutation met les droits à jour d'elle-même.

Une affectation peut porter une date de fin. Le droit s'arrête alors tout seul.

1. Ouvrez Rôles et droits ADM.
2. Choisissez l'utilisateur et le rôle, par exemple « Auditeur RH » pour un commissaire aux comptes.
3. Remplissez Début et Fin (option). La fin ne peut pas précéder le début.
4. Indiquez le Motif : « mission d'audit du 1er au 15 mars », par exemple.
5. Cliquez sur Affecter.

Le rôle s'affiche avec le symbole ⏱. Au survol, vous lisez les dates et l'auteur de l'affectation. Après la date de fin, le rôle ne donne plus aucun droit.

Plus d'accès oubliés après le départ d'un intérimaire ou la fin d'un audit : un risque de fuite de données en moins.

La révocation se fait depuis le tableau des utilisateurs.

1. Ouvrez Rôles et droits ADM.
2. Tapez le nom ou l'e-mail dans Rechercher… au-dessus du tableau.
3. Sur la ligne, cliquez sur la croix ✖ du rôle à retirer.
4. Confirmez. Un message indique que le rôle est révoqué.

Le rôle disparaît de la ligne. L'affectation est conservée, avec la date de révocation et son auteur.

Vous ne pouvez pas retirer votre propre dernier rôle d'administrateur RH. Nommez d'abord un autre administrateur.

Lors d'un départ, la checklist de l'Offboarding R69 comporte une liste « Comptes & accès » : retirez les rôles au même moment.

Des règles de séparation des tâches peuvent interdire certains cumuls, par exemple saisir et valider. Elles figurent en bas du cadre des rôles, sous « Ségrégation des tâches ».

1. Regardez la tuile Règles SoD actives : elle compte les règles du dossier.
2. Affectez le rôle comme d'habitude, puis cliquez sur Affecter.
3. Si la règle est « bloquant », l'affectation est refusée : révoquez d'abord le rôle en conflit.
4. Si la règle est « alerte », une fenêtre vous demande de confirmer. En confirmant, la dérogation est tracée dans le motif de l'affectation.

Les cumuls dangereux sont refusés ou, au minimum, documentés.

La séparation des tâches est un point de contrôle classique des auditeurs : elle se démontre en un clic.

Les menus et les boutons s'adaptent aux droits de chacun : ce qui n'est pas permis est masqué.

1. Ouvrez Rôles et droits ADM et cherchez l'utilisateur.
2. Vérifiez qu'il a un rôle : « — aucun accès — » signifie qu'il n'en a aucun.
3. Survolez son rôle : une date de début future ou une date de fin passée explique l'absence de droits.
4. Lisez la description du rôle dans le cadre de droite. Si le métier l'exige, affectez un rôle complémentaire.

L'utilisateur retrouve l'écran dès que le bon rôle lui est affecté.

Certaines validations sont refusées même avec le bon rôle : personne n'approuve sa propre demande de congé, sa propre promotion ou sa propre augmentation.

L'embauche traverse cinq domaines : simulation et budget, recrutement, fiche salarié, contrat, temps de travail.

1. Chiffrez le poste dans le Simulateur d'embauche R116 : saisissez le brut ou le net cible, cliquez sur Simuler, puis enregistrez le résultat dans un plan.
2. Faites valider le budget dans le Plan de recrutement R117 : → En analyse, puis Valider.
3. Créez l'annonce dans Offres d'emploi R30 : Nouvelle offre, au besoin Rédiger avec l'IA, puis Publier.
4. Analysez les CV dans Matching IA R31, puis suivez les candidats dans le Pipeline R29.
5. Planifiez les rencontres dans Entretiens R32. Une fois le candidat retenu, faites glisser sa carte jusqu'à la colonne « Embauchées » du pipeline.
6. Créez sa fiche dans Fiches employés R01 : Nouvel employé, puis Créer l'employé.
7. Dans Onboarding R33, cliquez sur Inviter au pré-onboarding : le futur salarié saisit lui-même ses coordonnées, son RIB et son numéro CNPS. Vous cliquez ensuite sur Appliquer au dossier.
8. Rédigez le contrat dans Contrats R13 (Nouveau contrat, case « Lancer le circuit de signature » cochée), puis faites-le signer dans Signature électronique R18.
9. Planifiez la visite médicale d'embauche dans Visites médicales R72.
10. Le jour de l'arrivée, ouvrez le parcours d'intégration dans Onboarding R33 (Nouveau parcours), et placez le salarié dans le Planning R27. Ses relevés arrivent ensuite dans le Pointage R25.
11. Décidez de la fin de l'essai avant son terme dans Période d'essai R19.

Le salarié arrive avec un dossier complet, un contrat signé et un parcours d'accueil. Il figure déjà au Registre du personnel R111.

Renseignez l'« ID pointeuse » de la fiche salarié : c'est l'identifiant qui relie la badgeuse à la fiche.

Un salarié n'a qu'un seul contrat actif à la fois : toute modification ultérieure passe par un avenant.

Le coût réel du poste est connu avant de recruter, et aucune information n'est ressaisie de l'offre jusqu'à la paie.

L'écran Postes compare le nombre de titulaires actifs à l'effectif cible de chaque poste.

1. Ouvrez Postes R04.
2. Cliquez sur l'indicateur Places vacantes, ou cochez Vacants.
3. Cochez aussi Critiques pour voir d'abord les postes sensibles.
4. Sur la ligne voulue, ouvrez ⋯ puis Ouvrir un recrutement. Vous arrivez sur les Offres d'emploi R30.
5. Pour un poste critique, choisissez ⋯ Plan de succession pour préparer la relève dans Succession R55.

Vous savez combien de places sont à pourvoir et le recrutement part du bon poste.

Les départs à la retraite et les postes clés sont anticipés : l'activité ne s'arrête pas faute de remplaçant.

Le poste décrit une fonction : son unité, son N+1, sa catégorie, sa fourchette de salaire et le nombre de titulaires prévus.

1. Ouvrez Postes R04 et cliquez sur Nouveau poste.
2. Renseignez le Code, l'Intitulé et l'Unité de rattachement (obligatoires), puis l'Effectif cible.
3. Choisissez le Poste N+1 hiérarchique et la Catégorie CCI.
4. Saisissez le Salaire minimum, le Salaire médian et le Salaire maximum en FCFA.
5. Cochez Poste critique si son absence bloquerait l'activité. Cliquez sur Créer.

Le poste apparaît avec ses titulaires sous la forme « actifs / cible », par exemple 0 / 1 en rouge tant qu'il est vacant.

Pour un poste proche d'un autre, utilisez ⋯ Dupliquer ce poste : le formulaire est pré-rempli, il ne reste qu'à changer le code et l'intitulé.

Les champs de salaire ne s'affichent qu'avec le droit rémunération. L'ordre minimum ≤ médian ≤ maximum est contrôlé.

La fiche de chaque catégorie rappelle ce que la convention attend.

1. Ouvrez la Grille catégories R08.
2. Repérez la catégorie visée dans le tableau, par exemple la catégorie 7.
3. Cliquez sur Detail.
4. Lisez le niveau de formation requis, l'expérience minimum, les emplois repères et le salaire minimum.
5. Comparez avec le profil du candidat et le salaire proposé.

Exemple : Awa Koné, titulaire d'un BTS, est recrutée comptable. La catégorie 7 demande BAC+2 et 3 ans d'expérience. Le salaire proposé de 210 000 FCFA dépasse le minimum de la catégorie : l'offre est conforme.

La fourchette salariale du poste, saisie dans Postes R04, complète ce contrôle.

Vous évitez un rappel de salaire ou un litige pour sous-classement.

Le simulateur part d'un salaire brut et calcule le bulletin complet, comme la paie.

1. Ouvrez le Simulateur d'embauche R116.
2. Dans « Poste à pourvoir », vérifiez le Pays (barème). Choisissez si besoin une Offre d'emploi ou un Poste (référentiel) pour pré-remplir les champs.
3. Dans « Rémunération », gardez Brut → Net et saisissez le Salaire de base brut mensuel.
4. Ajoutez les primes avec + Prime (soumise, exonérée ou transport) et les avantages en nature.
5. Renseignez la situation familiale (situation, enfants à charge), puis cliquez sur Simuler.

Vous lisez le brut mensuel, le net à payer, les retenues du salarié, le coût employeur par mois et le coût annuel, avec le bulletin simulé ligne par ligne. Exemple : un technicien à 350 000 FCFA brut, avec une prime de transport de 30 000 FCFA, marié, deux enfants.

Cliquez sur Imprimer pour garder le résultat. Rien n'est enregistré tant que vous ne l'ajoutez pas à un plan.

Le simulateur retrouve le brut nécessaire pour obtenir un net donné.

1. Ouvrez le Simulateur d'embauche R116.
2. Dans « Rémunération », cliquez sur Net → Brut.
3. Saisissez le Net à payer cible mensuel, par exemple 500 000 FCFA.
4. Renseignez la situation familiale du candidat, qui change l'impôt.
5. Cliquez sur Simuler.

Vous connaissez le brut à proposer et le coût employeur correspondant.

Si le coût est trop élevé, essayez un autre montage : un net un peu plus bas avec un logement en avantage en nature, ou une prime exonérée. Simulez chaque variante.

Une négociation menée avec des chiffres exacts : vous évitez une promesse de net impossible à tenir.

Le simulateur contrôle le brut à chaque calcul.

1. Ouvrez le Simulateur d'embauche R116.
2. Choisissez l'Offre d'emploi, le Poste (référentiel) ou la Catégorie professionnelle concernés.
3. Saisissez le salaire et cliquez sur Simuler.
4. Lisez les badges du résultat : SMIG en vert (respecté) ou en rouge (non respecté) ; fourchette en vert (dans), rouge (sous) ou orange (au-dessus).

Vous savez tout de suite si le salaire est légal et cohérent avec vos grilles.

Un salaire sous le SMIG du pays n'est pas conforme. Corrigez-le avant toute proposition au candidat.

Utile avant d'ouvrir une agence ou de muter un salarié dans une filiale.

1. Ouvrez le Simulateur d'embauche R116 et saisissez le package comme d'habitude.
2. Dans « Comparer avec d'autres pays », cochez jusqu'à six pays.
3. Cliquez sur Simuler.
4. Lisez le tableau « Comparaison entre pays » : brut, net, retenues, coût employeur et coût annuel, pays par pays.

Vous comparez le même package sous les règles de chaque pays.

Chaque pays est calculé dans sa devise locale. Tenez-en compte avant de comparer les montants.

Le plan de recrutement est un budget d'embauches. Chaque ligne est une embauche, ou un lot de postes identiques, chiffrée par le moteur de paie.

1. Ouvrez le Plan de recrutement R117 et cliquez sur Nouveau plan.
2. Saisissez le Code, le Libellé, le Pays par défaut et l'Exercice budgétaire, puis Enregistrer et recalculer.
3. Cliquez sur + Embauche (R116) : le simulateur s'ouvre, réglé sur ce plan.
4. Simulez le poste, puis cliquez sur Enregistrer dans un plan. Indiquez le Nombre de postes et la Date d'entrée prévue, puis Enregistrer.
5. Recommencez pour chaque poste. Consultez l'onglet Synthèse : coût par unité, par poste et par mois d'entrée.

Le plan affiche le nombre de postes, la masse brute, les charges patronales, le coût employeur par mois, le coût annuel plein et le coût sur l'exercice, au prorata des dates d'entrée.

Pour beaucoup de lignes, cliquez sur Importer et partez du fichier modèle, avec un test avant l'import réel.

La direction voit le vrai coût des embauches, mois par mois, avant de s'engager.

Vous pouvez créer une variante du plan, la comparer, puis la faire valider.

1. Dans le Plan de recrutement R117, sélectionnez le plan et cliquez sur Dupliquer (variante). Donnez un code et un exercice.
2. Modifiez la variante : retirez une ligne avec ×, ou changez une ligne avec Modifier.
3. Lisez le tableau « Comparaison » du panneau de gauche : il apparaît dès que deux plans sont listés.
4. Sur le plan retenu, cliquez sur → En analyse, puis sur Valider.
5. Abandonnez l'autre variante avec Abandonner.

Le plan validé devient le budget d'embauches. La DRH, la paie et la rémunération sont prévenues.

Valider demande le droit « approuver ». Un plan validé ne se modifie plus et ne se supprime pas ; pour le changer, un approbateur doit cliquer sur Rouvrir.

Une fois le budget validé, les offres doivent afficher des salaires cohérents avec lui.

1. Ouvrez le Plan de recrutement R117 et sélectionnez le plan validé.
2. Pour toutes les lignes liées à une offre, cliquez sur Fourchettes → offres et confirmez.
3. Pour une seule ligne, cliquez sur → offre.
4. Ouvrez ensuite Offres d'emploi R30 et publiez les postes.

Le salaire minimum et maximum des offres liées est élargi aux bruts simulés.

Ces boutons sont réservés aux approbateurs, sur un plan validé.

Exemple : ouverture d'une agence à Korhogo en 2027, avec un chef d'agence, deux commerciaux et quatre ouvriers.

1. Vérifiez les postes et leurs fourchettes dans Postes R04.
2. Créez le plan « PLAN-2027 » dans le Plan de recrutement.
3. Ajoutez chaque embauche avec + Embauche (R116) : chef d'agence à 650 000 FCFA brut entrant le 01/02/2027, puis les commerciaux et les ouvriers.
4. Créez une variante moins chère avec Dupliquer (variante) et comparez les deux plans.
5. Faites passer le plan retenu → En analyse, puis faites-le Valider par la direction.
6. Cliquez sur Fourchettes → offres, puis publiez les postes dans Offres d'emploi.
7. Cliquez sur Exporter ou Imprimer pour remettre le listing des embauches au comité de direction.

Vous avez un budget d'embauches chiffré, validé et relié aux offres publiées. Le recrutement se poursuit dans le Dashboard R36 du domaine Recrutement.

Un budget fiable dès le départ : pas de mauvaise surprise sur la masse salariale après les embauches.

Le tableau de bord résume les offres, les candidatures, les entretiens et les intégrations. Il ne modifie aucune donnée.

1. Ouvrez le Dashboard R36.
2. Lisez les tuiles : offres ouvertes, candidatures, embauches et taux de conversion, entretiens planifiés, délai moyen de recrutement.
3. Pour une campagne précise, saisissez Du et Au, puis cliquez sur Filtrer.
4. Regardez « Sources des candidatures » pour savoir quels canaux amènent des candidats.
5. Consultez « Dernières candidatures » et « Prochains entretiens » pour préparer la semaine.

Vous avez les chiffres du recrutement pour une réunion de direction, sans ouvrir chaque écran.

La période filtre seulement les candidatures. Les offres, entretiens et intégrations restent comptés sur l'ensemble.

En voyant les canaux qui marchent, vous investissez là où les candidats arrivent vraiment.

Chaque poste ouvert a une offre avec une référence unique. Les candidatures s'y rattachent ensuite.

1. Ouvrez Offres d'emploi R30 et cliquez sur Nouvelle offre.
2. Saisissez l'Intitulé du poste, le Type de contrat, le Lieu de travail, l'expérience et le salaire min / max en FCFA.
3. Cliquez sur Rédiger avec l'IA : la description, les missions et le profil se remplissent. Relisez et corrigez.
4. Cliquez sur Créer l'offre (brouillon). La référence est créée seule (par exemple OFF-2026-012).
5. Dans le menu Actions ▾ de la ligne, choisissez Publier et confirmez.

L'offre passe « Publiée » et prend la date du jour. Les recruteurs, le RRH et le DRH sont prévenus.

Chiffrez le poste avant de le publier avec le Simulateur d'embauche R116.

Une annonce claire et complète en quelques minutes, au lieu d'une heure de rédaction.

La page carrières présente l'entreprise aux candidats : une promesse (l'accroche EVP), une présentation, une vidéo et la parole de vos salariés.

1. Ouvrez Marque employeur R35 et cliquez sur Nouvelle page carrières.
2. Saisissez le Titre, l'Accroche EVP, la Description EVP, la Présentation de l'entreprise et, si vous en avez une, la Vidéo de présentation (URL).
3. Cliquez sur Créer (brouillon).
4. Sur la ligne de la page, cliquez sur + Témoignage. Saisissez le Collaborateur, son Poste et le Témoignage, puis Ajouter.
5. Après relecture, cliquez sur Publier et confirmez.

La page passe « Publiée ». L'écran compte ses témoignages et les offres publiées qui lui sont rattachées.

Les champs d'une page ne se modifient pas après création, et un témoignage ne se retire pas. Pour une nouvelle version, archivez l'ancienne page et créez-en une autre.

L'IA compare le texte d'un CV avec la description et le profil de l'offre.

1. Ouvrez Matching IA R31.
2. Sur la carte de l'offre, cliquez sur Analyser un CV (IA).
3. Dans Candidature (n° ou nom), choisissez le candidat. Sinon, laissez « Analyse libre ».
4. Collez le contenu du CV dans Texte du CV (au moins 100 caractères).
5. Cliquez sur Analyser le CV.

Vous lisez un score (vert à partir de 70, orange à partir de 45, rouge en dessous), une synthèse, les points forts, les écarts et trois questions d'entretien. Exemple : Awa Koné obtient 78 pour un poste de chef comptable.

Rattachez toujours l'analyse à une candidature : le score est enregistré et s'affiche sur sa carte dans le Pipeline R29. Une analyse libre n'est pas conservée.

L'IA s'appuie sur la description et le profil de l'offre : soignez-les. Le score aide à trier, la décision reste la vôtre.

Le vivier garde sous la main les profils intéressants : contacts d'un salon, candidatures spontanées, profils écartés hier.

1. Ouvrez Vivier de candidats R34.
2. Cliquez sur Importer, téléchargez le modèle et remplissez-le (nom, prénom, e-mail, téléphone, ville…).
3. Lancez le test, puis l'import : les contacts entrent directement dans le vivier.
4. À l'ouverture d'un poste, tapez un nom ou un e-mail dans la recherche et validez avec Entrée.
5. Cliquez sur l'e-mail du candidat pour lui écrire, puis ajoutez-le à l'offre dans le Pipeline avec Nouvelle candidature.

Vous retrouvez un candidat en quelques secondes au lieu de chercher dans les boîtes e-mail.

Cliquez sur Exporter pour sortir la liste en Excel avant une campagne de relance.

Le pipeline a sept colonnes : Reçues, Présélection, Entretien, Test, Offre, Négociation, Embauchées. Chaque carte est un candidat.

1. Ouvrez le Pipeline R29 et cliquez sur Nouvelle candidature.
2. Choisissez l'Offre, saisissez le Prénom, le Nom, l'E-mail et, si besoin, le téléphone.
3. Cliquez sur Ajouter au pipeline : la carte apparaît dans « Reçues ».
4. Pour la faire avancer, glissez la carte vers la colonne suivante. Ou cliquez sur la carte, puis sur le bouton Passer à « … ».
5. Pour traiter d'abord les meilleurs, saisissez Score min (par exemple 70) et cliquez sur Filtrer.

Chaque étape est enregistrée aussitôt. Une carte qui reste longtemps dans une colonne saute aux yeux.

Une même adresse e-mail ne peut pas postuler deux fois à la même offre.

Inutile de créer les cartes une à une. Un fichier suffit.

1. Ouvrez le Pipeline R29.
2. Cliquez sur Importer et téléchargez le fichier modèle.
3. Remplissez une ligne par candidat, avec l'offre concernée.
4. Lancez le test : les lignes en erreur s'affichent. Corrigez-les.
5. Lancez l'import réel. Choisissez si les doublons doivent être mis à jour.

Les candidats apparaissent dans le pipeline, prêts à être triés.

L'import demande le droit « créer » sur tout le personnel.

Chaque entretien est lié à une candidature. Il porte un type, une date, une durée, un évaluateur et un lieu ou un lien visio.

1. Ouvrez Entretiens R32 et cliquez sur Planifier un entretien. Depuis le pipeline, le bouton de la carte mène au même écran.
2. Choisissez la Candidature et le Type d'entretien (Entretien RH, Entretien technique…).
3. Saisissez la Date et heure (dans le futur) et la Durée (minutes).
4. Choisissez l'Évaluateur principal, puis le Lieu ou le Lien visio.
5. Cliquez sur Planifier.

L'entretien apparaît dans la liste. Si le candidat était « Reçu » ou « Présélectionné », sa carte passe en « Entretien » dans le pipeline. Exemple : Yao Kouassi, Entretien RH le 14/10/2026 à 9 h 30, 45 minutes, salle B.

Préparez l'entretien avec les questions proposées par le Matching IA R31.

Le motif du rejet reste sur la candidature. Il vous sert pour répondre au candidat ou justifier la décision.

1. Ouvrez le Pipeline R29.
2. Cliquez sur la carte du candidat.
3. Cliquez sur Rejeter.
4. Saisissez le Motif du rejet (facultatif), par exemple « Permis C absent ».
5. Cliquez sur Confirmer le rejet.

La carte sort du tableau et le compteur « Rejetées » augmente.

Un rejet motivé et tracé protège l'entreprise en cas de contestation.

Vous pouvez relancer une ancienne offre en un clic, ou retirer une offre devenue inutile.

1. Ouvrez Offres d'emploi R30.
2. Pour retrouver une ancienne offre, cochez Archives, puis cherchez la référence ou l'intitulé.
3. Dans Actions ▾, choisissez Dupliquer : une copie apparaît en brouillon avec une nouvelle référence. Mettez à jour le salaire, puis publiez.
4. Pour retirer une offre, choisissez Annuler. Pour la ranger, choisissez Archiver.
5. Pour une offre pourvue, choisissez Changer le statut, puis « Pourvue » et Appliquer.

Vos offres reflètent la réalité. La liste par défaut masque les offres archivées et annulées.

Le pré-onboarding envoie au futur salarié un lien sécurisé. Il saisit lui-même ses informations, depuis son téléphone si besoin.

1. Créez d'abord sa fiche employé R01.
2. Ouvrez Onboarding R33 et cliquez sur Inviter au pré-onboarding.
3. Choisissez le Futur embauché et cliquez sur Générer le lien.
4. Cliquez sur Envoyer par e-mail, ou sur Copier pour l'envoyer autrement.
5. Quand l'invitation passe « Complété », ouvrez le menu ⋮, choisissez Voir les données saisies, puis Appliquer au dossier.

La fiche reçoit la date de naissance, la nationalité, le téléphone, l'adresse, le contact d'urgence, la banque, le RIB et le numéro CNPS. L'opération est inscrite au journal d'audit.

Le lien est valable 14 jours. S'il expire, choisissez Relancer par e-mail : le lien est renouvelé.

Le premier jour, le dossier est complet : la RH ne ressaisit rien et la première paie part avec les bonnes coordonnées bancaires.

La fiche se crée dès l'embauche. Elle alimente la paie, l'organigramme, les contrats et tous les états.

1. Ouvrez Fiches employés R01 et cliquez sur Nouvel employé.
2. Remplissez l'identité : Nom et Prénom sont obligatoires. Laissez le matricule système vide : il est attribué automatiquement.
3. Dans « Poste & Rattachement », choisissez le Département, le Poste, la Catégorie CCI et le Manager.
4. Dans « Contrat », saisissez la Date d'entrée (obligatoire) et le Type d'emploi.
5. Cliquez sur Créer l'employé, puis sur Voir pour compléter la fiche 360°.

Le salarié reçoit un matricule (par exemple EMP-2026-00118) et apparaît dans l'organigramme sous son manager.

La recherche de la liste accepte le nom, les deux matricules, le numéro de badge et l'e-mail. Tapez « BDG-0032 » pour retrouver le porteur d'un badge.

Le numéro de badge ne se saisit pas ici : il s'émet dans Badges R90c. Le contrat de travail lui-même se rédige dans Contrats R13.

Exemple : Awa Koné est recrutée en CDD de six mois comme magasinière, à 150 000 FCFA.

1. Vérifiez que le modèle « Contrat CDD » est actif dans Modèles de documents R17bis.
2. Créez sa fiche dans Fiches employés R01, puis son contrat dans Contrats R13, avec un essai d'un mois.
3. Faites valider et signer le contrat dans Signature électronique R18.
4. Surveillez chaque lundi les Alertes & échéances R16.
5. Avant la fin de l'essai, confirmez l'embauche dans Période d'essai R19.
6. En cas de revalorisation, créez un avenant dans Avenants R14.
7. Avant le terme, renouvelez ou transformez en CDI dans Renouvellement CDD R15.
8. Produisez la lettre de renouvellement dans Publipostage R17, puis contrôlez le Registre des contrats R20.

Le contrat d'Awa Koné est rédigé, signé, suivi et archivé, sans aucune échéance manquée.

Tout le cycle contractuel tient dans un seul outil, conforme au droit ivoirien et traçable de bout en bout.

La fiche du salarié doit exister dans Fiches employés R01. Le contrat se crée ensuite de façon guidée.

1. Ouvrez Contrats R13 et cliquez sur Nouveau contrat.
2. Choisissez le Salarié et le Type. Laissez le numéro vide : il sera de la forme CT-2026-0042.
3. Choisissez le Modèle de rédaction. Sans modèle, des articles standard sont utilisés.
4. Saisissez le Début, la Période d'essai en mois, le Poste / fonction et le Salaire de base mensuel. Pour un CDD, ajoutez la Fin et le Motif du CDD.
5. Laissez cochée Lancer le circuit de signature. Cliquez sur Créer le contrat.
6. Sur la ligne du contrat, cliquez sur Imprimer pour obtenir le document prêt à signer.

Le contrat est créé, son circuit de signature démarre et le type d'emploi de la fiche salarié est mis à jour.

Un salarié n'a qu'un seul contrat actif. Pour changer un salaire ou un poste, passez par un avenant. Un CDD dure deux ans au plus, renouvellement compris.

Le circuit compte sept étapes : brouillon, relecture RH, validation juridique, signature employeur, envoi au salarié, signature par les deux parties, archivage.

1. Ouvrez Signature électronique R18.
2. Cliquez sur une case d'étape pour filtrer, par exemple la relecture RH.
3. Sur la ligne du contrat, cliquez sur Valider l'étape. Ajoutez un commentaire si besoin, puis validez.
4. Le juriste, puis le signataire de l'employeur, valident à leur tour leur étape.
5. Après la signature du salarié, une dernière validation archive le contrat.

Le contrat est signé. Chaque passage est daté, avec son auteur, dans l'historique du contrat.

Filtrez sur « bloqués depuis 7 jours » pour relancer les circuits qui n'avancent plus.

La validation juridique et la signature employeur demandent un droit d'approbation. Un contrat créé sans circuit se rattrape dans le tableau du bas, avec Lancer le circuit.

Aucun contrat ne reste en vigueur sans signature, et la preuve de chaque validation est conservée.

Si une signature certifiée par un prestataire externe est paramétrée pour votre société, le contrat part en signature par e-mail.

1. Vérifiez que le salarié a une adresse e-mail dans sa fiche.
2. Ouvrez Signature électronique R18.
3. À l'étape signature employeur ou envoi au salarié, cliquez sur Envoyer. Le contrat part en PDF.
4. Quelques jours plus tard, cliquez sur Actualiser.

Une fois signé, le circuit passe automatiquement à « signé par les deux parties ».

Un salarié en mission à San-Pédro signe sans se déplacer au siège.

Le parcours d'onboarding est une checklist d'accueil, avec une barre de progression.

1. Ouvrez Onboarding R33 et cliquez sur Nouveau parcours.
2. Choisissez l'Employé et la Date de début, puis Créer le parcours.
3. Le parcours contient sept étapes, de « Remise badge et matériel » à « Point RH à 90 jours ».
4. Ouvrez le menu ⋮, puis Voir / Checklist. Cliquez sur une étape pour la cocher.
5. Ajoutez vos propres étapes (par exemple « Formation sécurité entrepôt ») avec Ajouter.

Quand tout est coché, le parcours passe « Terminé ». Les tuiles du haut comptent les parcours en cours, terminés et non démarrés.

Un salarié ne peut avoir qu'un seul parcours en cours à la fois.

Le badge est le support. Ce sont les droits qui décident des portes ouvertes.

1. Ouvrez Badges R90c.
2. Cliquez sur l'onglet Salariés sans badge : il liste les salariés en activité sans badge actif.
3. Cochez les nouveaux arrivants, ou la case d'en-tête pour tout cocher.
4. Choisissez la technologie, puis cliquez sur Émettre pour la sélection.
5. Pour un cas isolé, cliquez sur Émettre un badge et remplissez le formulaire. Laissez le « N° de badge » vide pour une numérotation automatique.

Chaque salarié reçoit un badge numéroté à la suite ; un stagiaire reçoit un badge stagiaire limité dans le temps.

La tuile « Couverture en badges » du Tableau de bord accès passe à l'orange sous 95 % : c'est le signal pour émettre.

Les embauches préparées à l'Onboarding sont équipées le premier jour, sans liste tenue à part.

Exemple : recruter un comptable confirmé en CDI à Yamoussoukro.

1. Chiffrez le poste dans le Simulateur d'embauche et inscrivez-le au Plan de recrutement.
2. Vérifiez votre page dans Marque employeur, puis créez et publiez l'offre dans Offres d'emploi.
3. Enregistrez ou importez les candidatures dans le Pipeline, et cherchez aussi dans le Vivier de candidats.
4. Analysez chaque CV dans le Matching IA en le rattachant à sa candidature.
5. Planifiez les rencontres dans Entretiens, puis faites avancer le candidat retenu jusqu'à « Embauchées ».
6. Créez sa fiche, envoyez le pré-onboarding et ouvrez son parcours dans Onboarding.
7. Préparez son contrat dans Contrats R13, puis passez l'offre en « Pourvue ».

Le recrutement est suivi de bout en bout dans un seul outil. Le Dashboard mesure ensuite le délai et le taux de conversion, et les états du recrutement E22-28 en donnent la synthèse.

Moins de candidats perdus, des décisions motivées et un nouveau salarié opérationnel plus vite.

L'écran des alertes rassemble, à la date du jour, toutes les échéances et anomalies des contrats, classées par gravité.

1. Ouvrez Alertes & échéances R16.
2. Commencez par les cases rouges (urgentes) : CDD au terme dépassé, risque de requalification, CDD à terme dans 30 jours, salarié actif sans contrat.
3. Passez aux cases orange : CDD à 31-45 jours, essais à décider, contrats non signés.
4. Sur chaque ligne, cliquez sur Traiter. L'écran concerné s'ouvre, déjà filtré sur le bon contrat.
5. Cliquez sur Exporter (Excel) pour apporter la liste à la réunion RH.

Aucune échéance n'est oubliée et les urgences passent en premier.

Les requalifications et les embauches confirmées par défaut, sources de contentieux coûteux, sont évitées.

Trois décisions sont possibles avant le terme : confirmer, renouveler une fois, ou rompre. Sans décision, l'embauche est confirmée tacitement.

1. Ouvrez Période d'essai R19 et cliquez sur l'indicateur À décider.
2. Pour garder le salarié, cliquez sur Confirmer, ajoutez un commentaire et cliquez sur Valider.
3. Pour prolonger l'essai, cliquez sur Renouveler. L'essai est prolongé de sa durée initiale.
4. Pour mettre fin à l'essai, cliquez sur Rompre, indiquez la Date de la rupture et validez.
5. Cliquez sur Lettre pour imprimer la lettre de fin de période d'essai.

La décision est enregistrée avec sa date, son auteur et son commentaire.

Le renouvellement n'est possible qu'une fois. Après le terme, une rupture relève du licenciement ou de la démission. La mention « au-delà de la catégorie » signale une durée d'essai plus longue que celle prévue pour la catégorie du salarié.

Le bouton Lettre n'apparaît que si un modèle de type « Lettre de fin de période d'essai » est actif dans les modèles.

Le Code du travail ivoirien limite le CDD à deux ans, renouvellement compris, avec un seul renouvellement. Le module surveille ces limites.

1. Repérez les CDD à traiter dans Alertes & échéances R16 ou dans l'état E21 (Turnover E14-21).
2. Ouvrez Renouvellement CDD R15 et lisez la durée cumulée et le nombre de renouvellements.
3. Choisissez : Renouveler (nouveau terme), → CDI (sans nouvelle période d'essai), ou Clore au terme.
4. Préparez le courrier de renouvellement ou de fin dans Publipostage R17.
5. En cas de fin, organisez la sortie dans Offboarding R69 avec le motif « fin de CDD ».

Aucun CDD ne se poursuit sans décision, et chaque décision est inscrite au contrat.

Un CDD qui se poursuit après son terme est réputé à durée indéterminée.

Le risque de requalification en CDI, et ses indemnités, est écarté avant d'exister.

Le Code du travail ivoirien limite le CDD à deux ans (730 jours), renouvellement compris, avec un seul renouvellement.

1. Ouvrez Renouvellement CDD R15. Cliquez sur l'indicateur Fin ≤ 30 jours ou Terme dépassé.
2. Pour prolonger, cliquez sur Renouveler. Saisissez le Nouveau terme et le motif.
3. Pour embaucher, cliquez sur → CDI. Indiquez la Date d'effet du CDI et le salaire, puis cliquez sur Transformer.
4. Pour terminer, cliquez sur Clore au terme, vérifiez la Date de fin, puis cliquez sur Clore.

Le passage en CDI clôt le CDD la veille et crée le CDI avec les mêmes conditions et clauses, sans nouvelle période d'essai.

Le nouveau terme ne peut pas dépasser la « Fin au plus tard ». Après une clôture, pensez au certificat de travail dans Attestations R115 et au solde de tout compte.

Le risque de requalification en CDI est visible ligne par ligne : vous décidez avant qu'il ne soit trop tard.

Tout changement passe par un avenant. Il garde la trace des anciennes conditions.

1. Ouvrez Avenants R14 et cliquez sur Nouvel avenant.
2. Choisissez le Contrat à modifier. Les conditions actuelles se remplissent seules.
3. Choisissez la Nature (augmentation, promotion, mutation…) et la Date d'effet.
4. Modifiez seulement ce qui change : poste, salaire de base, durée hebdomadaire ou lieu de travail. Ajoutez l'Objet.
5. Cliquez sur Créer l'avenant, puis sur Imprimer pour le document à signer.

Exemple : Yao Kouassi passe de 220 000 à 245 000 FCFA au 1er janvier. L'avenant reste « planifié », puis s'applique seul en janvier. La fiche salarié est mise à jour.

Un avenant planifié se supprime avec Annuler. Un avenant déjà appliqué se corrige par un nouvel avenant.

L'indicateur Impact mensuel chiffre l'effet des avenants sur la masse salariale avant qu'il n'arrive en paie.

L'écran Télétravail réunit la politique du dossier, les accords individuels et les indicateurs. L'indemnité éventuelle est une nature de prime versée par la paie, sans double saisie.

1. Ouvrez Télétravail R14b.
2. Dans Politique du dossier, cochez Télétravail activé, fixez la Quotité par défaut (par exemple 2 jours/semaine), la Réversibilité et, au besoin, l'Indemnité (nature de prime) et le Droit à la déconnexion, puis cliquez sur Enregistrer la politique.
3. Cliquez sur + Nouvel accord, choisissez le salarié, le Mode (présentiel, hybride, télétravail), les jours par semaine, la période et le lieu. Enregistrez : le salarié est notifié.
4. Pour formaliser l'accord, cliquez sur Avenant : un avenant de changement de lieu de travail est créé sur le contrat du salarié.
5. Un accord se met à jour avec Modifier et se termine avec Clore.

Les indicateurs (accords actifs, télétravail/hybride, répartition par unité) se mettent à jour et chaque accord est tracé.

Un accident survenu en télétravail se déclare dans Accidents du travail R74 en cochant « Survenu en télétravail / à domicile ».

Le cadre légal (plafond d'exonération de l'indemnité, durée du CDD) dépend du pays du dossier : les valeurs de référence sont celles de son barème légal.

Le télétravail est encadré et conforme (accord, réversibilité, droit à la déconnexion), et l'indemnité suit automatiquement en paie.

Un modèle est un texte avec des variables. Chaque variable est remplacée par la donnée du salarié : son prénom, son poste, son salaire…

1. Ouvrez Modèles de documents R17bis et cliquez sur Nouveau modèle.
2. Saisissez le Libellé (par exemple « CDI chauffeur ») et choisissez le Type « Contrat CDI ».
3. Rédigez le Contenu. Cliquez sur une variable du bloc des variables pour la copier, puis collez-la dans le texte, par exemple {{ prenom }} ou {{ salaire_base }}.
4. Cochez les clauses à ajouter automatiquement, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Aperçu, choisissez un salarié, puis Ouvrir l'aperçu pour contrôler le rendu.

Le modèle est proposé dans les écrans Contrats, Période d'essai et Publipostage.

Une variable mal écrite reste visible sous la forme [[nom]] dans l'aperçu : vous la repérez tout de suite.

Toute modification du contenu crée une nouvelle version (1.1, 1.2…). Indiquez le Motif de la modification : il servira en cas de litige.

Un fichier Word peut servir de modèle. Sa mise en page est conservée.

1. Dans Word, écrivez les variables entre accolades doubles, sans changer la mise en forme au milieu d'une variable.
2. Ouvrez Modèles de documents R17bis et cliquez sur Importer un DOCX.
3. Saisissez le Libellé et le Type, choisissez le fichier (5 Mo au plus), puis cliquez sur Importer.
4. Cliquez sur Aperçu, choisissez un salarié et cliquez sur Télécharger le DOCX.

Vous obtenez le document Word rempli pour ce salarié, avec l'en-tête de la société.

Vos documents officiels gardent leur présentation, sans ressaisie dans un autre outil.

La bibliothèque de clauses regroupe les paragraphes réutilisables : période d'essai, mobilité, confidentialité, non-concurrence…

1. Ouvrez Modèles de documents R17bis et cliquez sur Nouvelle clause.
2. Saisissez le Titre, le Type, la Base légale (par exemple « CCI art. 14 ») et le texte.
3. Réglez Obligatoire (CCI) sur oui et choisissez l'Ordre, qui fixe sa place dans le contrat.
4. Ouvrez chaque modèle CDI et CDD avec Modifier et cochez la clause. Cliquez sur Enregistrer.

La clause figure dans tous les contrats rédigés à partir de ces modèles.

L'indicateur Clauses affiche combien de clauses sont obligatoires CCI : un contrôle rapide avant un audit.

Le publipostage produit un document par salarié, à partir d'un même texte.

1. Ouvrez Publipostage R17.
2. Dans la zone 1, choisissez la situation « Présents », filtrez au besoin par unité ou contrat, puis cochez la case d'en-tête pour tout sélectionner.
3. Dans la zone 2, choisissez Courrier libre. Saisissez l'objet et le corps, avec des variables entre accolades doubles.
4. Dans la zone 3, cliquez sur PDF (une page par salarié).

Vous obtenez un PDF avec une page personnalisée par salarié, au logo de la société.

Pour un modèle Word, cliquez sur Télécharger les DOCX : vous recevez une archive avec un fichier par salarié. La liste est limitée à 500 salariés : affinez les filtres au-delà.

Une note sur la nouvelle mutuelle part à 87 salariés en une seule opération, sans copier-coller.

Le publipostage délivre aussi des attestations et des certificats de travail numérotés.

1. Ouvrez Publipostage R17 et cochez les salariés concernés.
2. Dans la zone 2, choisissez Attestation ou certificat de travail numérotés, puis le type.
3. Indiquez l'usage déclaré, par exemple « ouverture de compte ».
4. Cliquez sur Délivrer et imprimer.

Chaque attestation reçoit un numéro et une empreinte, puis le lot s'imprime. Les documents se retrouvent dans Attestations R115.

Un salarié dont la situation ne permet pas le document (par exemple un salarié sorti pour une attestation) est signalé et écarté. Cette option demande un droit sur le domaine Documents.

Les attestations et certificats sont produits à partir des données du dossier et de la paie. Chacun reçoit un numéro de la forme DOC-AAAA-NNNNN.

1. Ouvrez les Attestations & certificats R115 et cliquez sur Délivrer un document.
2. Choisissez le Salarié et le Document : attestation de travail, certificat de travail, attestation de salaire, attestation de congés ou attestation CNPS.
3. Indiquez l'Usage déclaré (banque, bail, visa…) et le mode de Remise.
4. Cliquez sur Délivrer et imprimer. Le document original s'ouvre pour l'impression.

Un document juste, numéroté, inscrit au registre des documents délivrés. Exemple : Awa Koné reçoit son attestation de salaire pour un crédit, avec les salaires de ses derniers bulletins.

Le document est refusé s'il ne correspond pas à la situation du salarié : un certificat de travail suppose une date de sortie, une attestation de travail un salarié en poste.

L'indicateur Demandes en ligne ouvre les Demandes en ligne R97a déposées par les salariés.

La délivrance en lot produit le même document pour plusieurs salariés, un document par page.

1. Dans les Attestations & certificats R115, cliquez sur Délivrer en lot.
2. Choisissez le Document.
3. Choisissez une Unité (ses sous-unités sont comprises) ou sélectionnez des salariés avec Ctrl + clic.
4. Indiquez l'Usage déclaré, puis cliquez sur Délivrer.

Les documents s'ouvrent à l'impression ; chacun a son propre numéro au registre.

Un lot compte 200 documents au plus. Les cas refusés sont listés à la fin.

Exemple : Awa Koné, comptable, a besoin d'une attestation de salaire pour sa banque.

1. Dans Mon espace, elle choisit « Obtenir une attestation ».
2. Elle choisit le « Document » (attestation de travail, de salaire, de congés, certificat de travail, attestation CNPS…), écrit ses précisions, puis clique sur Demander.
3. Côté RH, la demande arrive dans Demandes en ligne R97a, avec une échéance de 48 h.
4. La gestionnaire clique sur Prendre, vérifie l'Aperçu, puis clique sur Délivrer.
5. Le PDF est déposé dans « Mes documents » et Awa est prévenue. Elle clique sur PDF pour le télécharger.
6. Elle note le service de 1 à 5 avec les étoiles.

L'attestation est produite depuis le dossier, délivrée dans le délai et notée par la salariée.

Un document inadapté est bloqué, par exemple un certificat de travail pour un salarié encore en poste. Une demande en double, encore en cours, est refusée.

Plus de ressaisie ni de déplacement au bureau RH. Les documents délivrés se retrouvent aussi dans les Attestations R115.

Tout document délivré reste inscrit au registre avec son numéro. Il suffit de saisir ce numéro.

1. Ouvrez les Attestations & certificats R115.
2. Saisissez le numéro inscrit sur le document, par exemple DOC-2026-00097.
3. Cliquez sur Vérifier.

L'écran affiche le type de document, la date, le salarié et le statut, ou « aucun document » si le numéro est inconnu.

Vous répondez à la banque pendant l'appel et vous protégez l'entreprise contre les faux documents.

Un document délivré ne s'efface pas : il s'annule avec un motif et reste visible au registre.

1. Dans les Attestations & certificats R115, cherchez le document par le nom du salarié ou son numéro.
2. Cliquez sur ✕ et saisissez le motif, par exemple « poste erroné ».
3. Corrigez la donnée sur la fiche du salarié.
4. Délivrez un nouveau document avec Délivrer un document.

Le nouveau document porte un nouveau numéro ; l'ancien reste au registre avec la mention « annulé ».

Pour une simple copie, utilisez Réimprimer : le duplicata porte la mention DUPLICATA et un avertissement si les données ont changé depuis.

La note suit un circuit de relecture dans l'ordre voulu, puis la signature fige son contenu.

1. Ouvrez Notes de service R93 et cliquez sur Rédiger une note.
2. Saisissez l'« Objet » et le « Type ». Choisissez un « Modèle de rédaction » et cliquez sur Insérer.
3. Choisissez les destinataires : tout le personnel, des unités ou des salariés nommés. Joignez les pièces utiles.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon.
5. Cliquez sur Circuit de visa, ajoutez les viseurs dans l'ordre (N+1, juriste, DRH), puis Envoyer en visa.
6. Chaque viseur clique sur Viser, Viser avec modifications ou Refuser.
7. Le signataire clique sur Signer.

La note est signée, horodatée et inscrite d'office au Registre du courrier.

Une note « confidentiel » ou « secret » ne peut pas viser tout le personnel. Un refus de visa renvoie la note en brouillon.

En cas de litige, l'empreinte de signature prouve que le texte n'a pas été modifié après signature.

La diffusion ouvre un accusé de lecture pour chaque destinataire actif.

1. Dans Notes de service, cliquez sur Diffuser. Choisissez les canaux : portail, e-mail, affichage, remise papier.
2. Ouvrez Diffusion & accusés R93b et choisissez la note.
3. Repérez les unités en retard : leur barre de lecture est orange sous 50 %.
4. Cliquez sur Relancer les non-lecteurs.
5. Pour l'atelier, imprimez la Feuille d'émargement. Une fois signée, cochez les noms, choisissez « remise en main propre » et cliquez sur Enregistrer la lecture des cochés.

Quand tous ont lu, la note passe « accusé réception confirmé ».

Côté salarié, la note apparaît dans Mon espace avec le bouton J'ai lu.

Avant une sanction, vous prouvez que le règlement ou la consigne avait été porté à la connaissance du salarié.

La correction dépend de l'avancement de la note.

1. Ouvrez Notes de service et repérez la note.
2. Pour un brouillon, cliquez sur Modifier.
3. Pour une note signée ou diffusée, cliquez sur Annuler et indiquez le motif. Une note diffusée est rapportée et les destinataires sont informés.
4. Pour repartir du même texte, cliquez sur ⧉ : la note est dupliquée en brouillon.
5. Corrigez, puis repassez par le visa, la signature et la diffusion.

La note erronée est retirée de façon tracée, et la version corrigée suit le circuit normal.

Une note signée ne se modifie pas : c'est la garantie de la signature.

Le congé part du salarié, passe par son responsable et met à jour son compteur.

1. En début d'année, la RH saisit les jours fériés dans Jours fériés & réglementation R28 et enregistre les droits acquis dans Soldes & acquis congés R23.
2. Le salarié dépose sa demande dans Mon espace R96 : Demander un congé, type, dates, puis Envoyer. La RH peut aussi la saisir dans Demandes de congé R21 avec Nouvelle demande.
3. Le nombre de jours est calculé seul, jours fériés chômés exclus. La demande est refusée si elle dépasse le solde ou chevauche une autre période.
4. Le responsable décide dans « Mon espace » (Approuver ou Refuser, puis Confirmer) ou dans Approbation congés R22.
5. Le congé approuvé apparaît dans le Calendrier des absences R24.
6. Les jours pris et le nouveau solde s'affichent dans l'onglet « Soldes enregistrés » de Soldes & acquis congés R23.

Le salarié est notifié de la décision et son compteur est à jour, sans aucune saisie manuelle.

Un responsable ne peut pas approuver sa propre demande.

Le salarié connaît son solde à tout moment ; la RH ne répond plus aux questions « combien de jours me reste-t-il ? ».

La demande est déposée dans les Demandes de congé, puis le responsable décide dans l'écran d'approbation.

1. Ouvrez Demandes de congé R21 et cliquez sur Nouvelle demande.
2. Choisissez l'Employé, le Type de congé, la Date de début et la Date de fin.
3. Lisez l'encadré du décompte : il donne le nombre de jours et retire les fériés chômés.
4. Cliquez sur Soumettre la demande. Le circuit RH est prévenu.
5. Le responsable ouvre Approbation congés R22 et clique sur Approuver ou Refuser.

Exemple en jours ouvrables : congé du lundi 03/08/2026 au samedi 15/08/2026. Cela fait 12 jours ouvrables. Si la Fête de l'Indépendance (07/08) et l'Assomption (15/08) sont saisies comme chômées, 10 jours seulement sont décomptés. Après approbation, le compteur est débité et le salarié est prévenu.

La demande est bloquée si elle dépasse le solde, le plafond du type de congé, ou si elle chevauche une autre demande. Un responsable ne peut pas approuver sa propre demande.

Plus de calcul à la main ni de désaccord sur le nombre de jours : le décompte est le même pour tous et suit la loi du pays.

Le portail ouvre le bon formulaire et contrôle la demande avant l'envoi.

1. Dans Mon espace, le salarié choisit « Demander un congé ».
2. Il choisit le « Type de congé », les dates « Du » et « Au », et écrit un motif.
3. Il clique sur Envoyer.
4. Le portail contrôle les jours ouvrés, le solde et les chevauchements, puis prévient le responsable.
5. Il suit la décision dans « Mes demandes ». Tant qu'elle est « soumise », il peut l'annuler avec ✕.

La demande part dans le circuit des congés, visible aussi dans les Demandes de congé des RH.

Le solde affiché vient des Soldes & acquis congés.

Le responsable trouve dans son espace un bloc « Mon équipe » avec les décisions qui l'attendent.

1. Ouvrez Mon espace. La tuile « À valider » est orange si des décisions attendent.
2. Dans « Décisions à prendre », repérez la demande : congé, feuille de temps, note de frais, ordre de mission, formation, accès ou justificatif d'absence.
3. Cliquez sur Approuver (commentaire facultatif) ou Refuser (motif obligatoire).
4. Cliquez sur Confirmer.
5. Consultez « Présences du jour » et les points d'attention : habilitations qui expirent, fins de contrat, remplacements.

La décision part dans le circuit du domaine. Les étapes suivantes (DAF, RH) restent dans leurs écrans.

Un responsable ne décide jamais pour lui-même.

Le manager décide en un clic, sans parcourir cinq écrans différents.

Depuis ce bloc, les liens Demander un remplacement et Calendrier des absences ouvrent les écrans utiles, comme le Calendrier des absences.

Le logiciel calcule l'acquis à une date, selon les règles du pays de travail du salarié.

1. Ouvrez Soldes & acquis congés R23, onglet Acquis à date (par salarié).
2. Tapez le nom ou le matricule. Gardez la date du jour dans au, ou saisissez une autre date (fin de mois, date de sortie).
3. Cliquez sur Filtrer.
4. Lisez la colonne Solde au jour, puis cliquez sur Détail pour voir le calcul ligne à ligne.

Exemple : Aya Kouamé, entrée le 01/04/2026, a 6 mois complets au 30/09/2026. Son acquis est 26,4 × 6 ÷ 12 = 13,2 jours.

La tuile « Soldes négatifs » montre les congés pris par anticipation. La tuile « Reliquats > 30 j » montre les congés à planifier.

Un congé sans solde, une absence injustifiée ou une grève réduit le service effectif, donc l'acquis.

Les demandes de congé sont contrôlées sur les compteurs enregistrés. Mettez-les à jour avant les grandes périodes de congés.

1. Ouvrez Soldes & acquis congés R23.
2. Choisissez la date de calcul (aujourd'hui ou une date passée) et, si besoin, une unité.
3. Cliquez sur Enregistrer l'acquis au JJ/MM/AAAA.
4. Lisez l'aperçu : nombre de salariés, acquis total, compteurs à créer, à mettre à jour, déjà à jour.
5. Cliquez sur Enregistrer.

L'acquis et le report sont écrits dans le compteur de l'exercice. Les jours déjà pris ne changent pas et le solde est recalculé. Les compteurs se lisent dans l'onglet Soldes enregistrés (par exercice).

Le bouton demande le droit de modification des temps. Il n'apparaît pas pour une date future.

Chaque demande est contrôlée sur des droits exacts : moins de congés accordés à tort, moins de soldes négatifs à régulariser.

Le congé de maternité est un type de congé à part entière, avec sa durée légale propre au pays du dossier (14 semaines, soit 98 jours calendaires en Côte d'Ivoire), payé, avec justificatif obligatoire.

1. Vérifiez la durée dans Jours fériés & réglementation R28 : le type « Congé maternité » reprend la règle du pays choisi au paramétrage.
2. Ouvrez Demandes de congé R21, cliquez sur Nouvelle demande, choisissez la salariée et le Type de congé « Congé maternité ».
3. Saisissez la Date de début (en général six semaines avant la date présumée de l'accouchement) ; la date de fin se déduit de la durée légale, en jours calendaires, fériés compris.
4. Joignez le certificat médical : le justificatif est exigé pour ce type, la demande reste bloquée sans lui.
5. Le responsable approuve dans Approbation congés R22 ; l'absence apparaît dans le Calendrier des absences R24.
6. Si le poste doit être couvert, créez la demande de remplacement depuis l'absence (processus « Assurer la continuité »).

Le congé est décompté sur son propre compteur, sans toucher aux congés payés ; la paie du mois reçoit l'absence avec son motif.

Pendant le congé et jusqu'à la reprise, la salariée est protégée : l'écran Disciplinaire R67 signale « Congé maternité en cours ou imminent » et bloque toute procédure de licenciement.

La durée légale n'est plus à chercher dans le Code du travail : elle est appliquée, et le risque d'un licenciement nul pendant la grossesse est écarté.

Paternité (3 jours), mariage (4 jours), décès d'un proche (5 jours), congé exceptionnel : ces absences courtes sont payées, plafonnées et demandent un justificatif.

1. Dans Demandes de congé R21, créez la demande avec le type voulu (« Congé paternité », « Congé mariage », « Congé décès (famille) ») et les dates.
2. Joignez l'acte ou le certificat ; l'encadré du décompte vérifie que le plafond annuel du type n'est pas dépassé.
3. Le responsable approuve dans Approbation congés R22.
4. Le salarié peut aussi déposer la demande lui-même depuis Mon espace, pièce jointe comprise.

Le congé est payé sans entamer les congés annuels ; le solde du type concerné diminue d'autant.

Les durées sont celles de la convention collective par défaut : si votre accord d'entreprise est plus favorable, modifiez le plafond du type dans le paramétrage du dossier, la règle s'applique à tous.

Une absence constatée vient de la pointeuse ou d'un manager. Elle doit ensuite être justifiée, régularisée, classée ou sanctionnée.

1. Ouvrez Absences & retards R23. Commencez par les tuiles rouges.
2. Sur la ligne, cliquez sur Actions.
3. Si le salarié a une pièce, choisissez Attacher un justificatif, puis Valider la justification en précisant si l'absence est payée ou sans solde.
4. Si c'était un oubli de demande de congé, choisissez Régulariser en congé et le type de congé.
5. Pour un retard excusé, choisissez Classer sans suite avec un commentaire.
6. Pour une absence injustifiée qui persiste, choisissez Transmettre au disciplinaire.

Chaque absence a un statut et une date de traitement. La transmission ouvre une procédure dans Disciplinaire R67.

Le salarié peut déposer lui-même son justificatif depuis Mon dossier R96b : la ligne passe « Soumise ».

Une absence injustifiée de plus de 48 h est signalée comme « à sanctionner ». Une absence déductible réduit la paie et les congés acquis.

Chaque décision est tracée : en cas de contestation, vous savez qui a décidé quoi, et quand.

Les règles légales de quatorze pays de l'espace OHADA sont livrées avec le module : congés acquis par mois, durée du congé de maternité, barème des heures supplémentaires, SMIG, jours fériés. La Côte d'Ivoire est le pays par défaut.

1. Dans Paramétrage R07, choisissez le Pays du dossier : les types de congé, les plafonds et le calendrier se recalculent d'après la réglementation de ce pays.
2. Ouvrez Jours fériés & réglementation R28 pour lire les valeurs appliquées (acquis mensuel, taux des heures supplémentaires, maternité) et ajouter les fériés propres à l'année.
3. Pour une filiale dans un autre pays, créez-lui son propre dossier avec son pays : chaque dossier applique ses règles, et le prêt de personnel entre sociétés reste possible.
4. Comparez le coût d'une même embauche d'un pays à l'autre avec le Simulateur d'embauche R116, qui applique les cotisations et le SMIG de chaque pays.

Le même outil sert à Abidjan, Dakar, Douala ou Cotonou, sans ressaisir un barème.

Un groupe régional tient tous ses pays avec une seule solution ; un logiciel conçu pour un seul droit du travail oblige à tordre le paramétrage à chaque implantation.

Les absences constatées apparaissent dans Mon dossier, avec un bouton pour envoyer le justificatif.

1. Le salarié ouvre Mon dossier, bloc « Mes absences et retards ».
2. Sur la ligne concernée, il clique sur Justifier.
3. Il écrit le motif et joint le justificatif (PDF, JPG ou PNG, 5 Mo au plus).
4. Il clique sur Transmettre. La ligne indique « justificatif transmis, en attente ».

Le justificatif rejoint le dossier d'absence, traité par le responsable et dans Absences & retards.

Deux écrans vous donnent la vue des absences prévues.

1. Ouvrez Calendrier des absences R24 : il liste les congés approuvés qui touchent le mois en cours, avec l'unité de chaque salarié.
2. Pour les 14 prochains jours, ouvrez le Dashboard D4 : bloc « Absences en congé — 14 prochains jours ».
3. Repérez les unités sous leur seuil de présence (60 % par défaut).
4. Avant d'approuver une nouvelle demande, vérifiez que l'équipe reste assez nombreuse.

Vous savez qui manque, quand et où. Vous pouvez réorganiser une équipe ou refuser une demande pour continuité de service.

Le calendrier ne montre que les congés approuvés. Les retards et absences injustifiées sont dans Absences & retards R23.

Tous les calculs du domaine s'appuient sur les jours fériés et sur la règle de décompte. Faites ce réglage une fois, puis chaque année.

1. Ouvrez Jours fériés & réglementation R28.
2. Choisissez l'Exercice et le Pays en haut de l'écran.
3. Cliquez sur Importer pour charger le calendrier de l'année à partir du fichier modèle. Lancez d'abord le test, puis l'import.
4. Dans le tableau des réglementations, choisissez Jours ouvrables ou Jours ouvrés, puis le nombre de jours travaillés par semaine.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les jours fériés chômés ne sont plus décomptés dans les congés, et le pointage les reconnaît. La colonne Calendrier affiche « À jour » en vert.

En jours ouvrés, les droits sont convertis : 26,4 jours ouvrables par an deviennent 22 jours ouvrés pour une semaine de cinq jours. Ce mode n'est jamais moins favorable au salarié.

Le changement de mode s'applique aux nouvelles demandes. Les demandes déjà approuvées ne changent pas.

Les fêtes religieuses mobiles et les jours décrétés sont connus tard. Saisissez-les dès l'annonce officielle.

1. Ouvrez Jours fériés & réglementation R28.
2. Cliquez sur Nouveau jour férié.
3. Renseignez le Libellé (par exemple « Tabaski »), la Date, le Pays et le Type (Musulman, Décrété…).
4. Laissez cochés Jour chômé et Jour payé si c'est le cas.
5. Cliquez sur Créer.

Une demande de congé qui couvre cette date compte un jour de moins. Les heures travaillées ce jour-là sont marquées « Férié » dans le pointage.

Seul un jour coché « chômé » est retiré des congés. Une date déjà saisie pour le même pays est refusée.

En fin d'année, des salariés demandent des congés pour janvier. Si les fériés de l'année suivante manquent, le logiciel vous prévient.

1. Dans Demandes de congé R21, l'encadré du décompte affiche un avertissement orange. La demande peut quand même être déposée.
2. Dans Approbation congés R22, la ligne porte la mention « fériés AAAA non saisis ».
3. Ouvrez Jours fériés & réglementation R28, choisissez l'année suivante et importez son calendrier.
4. Revenez à l'approbation : la mention « → N j au calendrier actuel » indique le nouveau décompte. Cliquez sur Approuver.

La demande est enregistrée avec le bon nombre de jours, sans les fériés. Le compteur n'est débité que de ce nombre.

Dès octobre, la carte « Calendrier légal » du Dashboard D4 passe en rouge si l'année suivante n'est pas saisie.

Le planning dit qui travaille, quel jour et sur quel créneau. Il convient au gardiennage, à la production, à l'accueil ou à la logistique.

1. Ouvrez Planning R27 et cliquez sur Nouveau planning.
2. Choisissez l'Unité organisationnelle, le Début de période, la Fin de période et l'Effectif minimum / shift.
3. Cliquez sur Créer le planning : il apparaît en brouillon.
4. Cliquez sur Affecter et placez les salariés jour par jour.
5. Cliquez sur Publier. Le logiciel cherche les conflits : repos de moins de 11 h entre deux postes, créneau sous l'effectif minimum.
6. Quand le planning correspond au réel, cliquez sur Valider pour le verrouiller.

L'équipe connaît ses horaires, et les conflits sont signalés avant le début de la période.

Une affectation ajoutée après la publication repasse le planning en « Modifié ». Publiez à nouveau pour relancer le contrôle des conflits.

Le repos légal entre deux postes et l'effectif minimum sont contrôlés automatiquement : moins de risques en cas de contrôle et moins de postes non couverts.

La pointeuse envoie ses badgeages au logiciel, qui les regroupe en un relevé par salarié et par jour.

1. Sur chaque fiche employé R01, renseignez le champ ID pointeuse avec le numéro enregistré dans la machine.
2. Ouvrez Connexion pointeuse R25 et cliquez sur Activer la liaison & générer le jeton.
3. Choisissez la Marque et cliquez sur Enregistrer les paramètres. Transmettez l'adresse de réception et le jeton à votre prestataire, ou utilisez l'import de fichier depuis le pointage.
4. Dans Contrôles automatiques, cochez ce que vous voulez détecter (absences injustifiées, retards, départs anticipés), la tolérance et les horaires théoriques. Cliquez sur Enregistrer les contrôles.
5. Pour une période passée, saisissez Détecter du / au et cliquez sur Détecter maintenant.

Les badgeages apparaissent dans « Derniers punches reçus ». Les anomalies détectées arrivent dans Absences & retards R23.

Un numéro inconnu de la pointeuse est listé dans « Identifiants non reconnus ». Choisissez l'employé et cliquez sur Rattacher : les jours concernés sont recalculés.

Tous les contrôles sont désactivés au départ : rien n'est constaté sans votre accord. Gardez le jeton confidentiel : toute machine qui le possède peut envoyer des pointages.

Un chauffeur en déplacement ou une badgeuse en panne laisse un trou dans les relevés. Vous pouvez le combler à la main ou par fichier.

1. Ouvrez Pointage R25.
2. Pour un seul jour, cliquez sur Pointage manuel.
3. Choisissez l'Employé, la Date, l'Heure d'arrivée et l'Heure de départ, puis Enregistrer.
4. Pour beaucoup de lignes, cliquez sur Importer, remplissez le fichier modèle, lancez le test, puis l'import.

Le relevé affiche les heures du jour, les heures supplémentaires et les marques Nuit, Dimanche ou Férié. Exemple : Yao Kouassi, arrivé à 06:30 et parti à 19:00, a 12,5 h ce jour-là.

Un départ plus tôt que l'arrivée signifie un poste de nuit qui passe minuit. Plus de 16 h dans la journée est refusé.

Un relevé déjà validé pour la paie ne peut plus être remplacé, ni par la saisie, ni par l'import.

Les heures supplémentaires se comptent sur la semaine. Tout ce qui dépasse la durée légale hebdomadaire du pays du salarié est supplémentaire : 40 h en Côte d'Ivoire.

1. Ouvrez Heures sup. CCI R26.
2. Lisez la carte de votre pays : Règle appliquée (tranches et taux), Contingent (plafonds par semaine et par an) et Barème enregistré.
3. Regardez le badge de l'en-tête : vert si le barème est aligné sur la règle, rouge s'il est différent, orange s'il est absent.
4. Si le barème diffère, cliquez sur Aligner le barème sur la règle (ou Créer le barème depuis la règle) et confirmez.

La paie valorise les heures avec les taux légaux du pays. Exemple en Côte d'Ivoire : Awa Koné fait 50 h dans la semaine, avec un taux horaire de 1 000 FCFA. Les 6 h de 40 à 46 h sont payées 1 150 FCFA (+15 %), les 4 h suivantes 1 500 FCFA (+50 %) : 12 900 FCFA d'heures supplémentaires.

Les heures de nuit, du dimanche et des jours fériés ont leurs propres taux, affichés sur la même carte.

Le bouton d'alignement demande le droit de paramétrage des temps. Il n'apparaît que si le barème diffère de la règle.

La feuille de temps sert aux salariés qui ne pointent pas : consultants, équipes projet. Elle détaille les heures jour par jour, par projet et par client.

1. Ouvrez Feuilles de temps R63 et cliquez sur Nouvelle feuille.
2. Vérifiez l'Employé (vous-même par défaut), choisissez la Périodicité et la date de Début : la fin se calcule seule.
3. Cliquez sur Pré-remplir les jours ouvrés (8 h), puis ajustez chaque ligne : projet, activité, client, heures.
4. Cochez HS pour les heures supplémentaires et Nuit pour le travail de nuit. Ajoutez une ligne avec + Ligne.
5. Cliquez sur Enregistrer et soumettre, ou sur Enregistrer (brouillon) pour finir plus tard.

La feuille passe au statut Soumise et la RH est prévenue.

Une feuille couvre au plus 31 jours, sans chevaucher une autre feuille du même salarié. Une journée ne dépasse pas 24 heures. Le dimanche et les jours fériés sont reconnus automatiquement.

Exemple : Awa Koné, consultante, déclare la semaine du 2 au 8 mars. Le jeudi, elle travaille 10 heures, dont 2 heures cochées HS sur le projet de son client.

L'approbation se fait ligne par ligne ou en lot, par une personne qui a le droit d'approuver.

1. Ouvrez Feuilles de temps et cliquez sur la puce du statut Soumise.
2. Cliquez sur Voir pour relire les lignes et leur qualification (HS, Nuit, Dimanche, Férié).
3. Cliquez sur Approuver, ou sur Refuser en indiquant le Motif du refus.
4. Pour traiter plusieurs feuilles, cochez-les : le bandeau propose Approuver et Refuser pour toute la sélection.

Le salarié est prévenu de la décision. Une feuille refusée peut être corrigée avec Modifier, puis soumise à nouveau.

Personne ne peut approuver sa propre feuille : la ligne affiche « votre feuille » à la place des boutons.

Le tableau de bord résume le domaine en une page. Ouvrez-le chaque lundi ou avant la paie.

1. Ouvrez le Dashboard D4.
2. Choisissez la période (Du / au) et l'Unité, puis Filtrer.
3. Lisez la colonne « À traiter maintenant » : un nombre rouge signale une urgence (pointage incomplet, demande en attente depuis plus de 48 h, contingent dépassé, solde négatif…).
4. Cliquez sur une ligne : l'écran concerné s'ouvre déjà filtré.
5. Parcourez les huit cartes d'étape, du calendrier légal au calendrier des absences.

La colonne se vide au fur et à mesure que vous traitez les actions.

Un responsable voit en une minute ce qui bloque la paie et ce qui est en retard : moins d'oublis, des délais tenus.

La plupart des listes s'exportent avec les filtres en cours.

1. Filtrez la liste voulue : Pointage, Absences & retards, Soldes & acquis congés, Demandes de congé ou Jours fériés & réglementation.
2. Cliquez sur Exporter et choisissez Excel, CSV, PDF ou Word.
3. Ou cliquez sur Imprimer pour une version A4 au logo du dossier.
4. Sur le Dashboard, cliquez sur Exporter les indicateurs (Excel) pour un comité de direction.

Vous obtenez un fichier prêt à partager. Pour des états de synthèse (congés, soldes, absentéisme), ouvrez Temps & absences E54-60.

Le calendrier des absences n'a pas d'export propre : exportez les Demandes de congé filtrées sur le statut « Approuvée ».

Avant la paie, la RH vérifie le temps de travail, les absences, les congés et les primes. Seuls les éléments validés partent en paie.

1. Contrôlez les relevés du mois dans Pointage R25 : filtrez Du / au, complétez les oublis avec Pointage manuel.
2. Vérifiez que le barème de majoration est aligné sur la règle du pays dans Heures sup. CCI R26. Contrôlez les plus gros volumes dans l'état E58 (Temps & absences E54-60).
3. Validez les relevés avec Valider la période dans Pointage : ils sont verrouillés.
4. Traitez chaque absence constatée dans Absences & retards R23 : menu Actions, puis justification payée ou non payée, régularisation en congé ou classement.
5. Videz les demandes de congé en attente dans Approbation congés R22.
6. Attribuez les primes du mois dans Primes R57 (Attribuer une prime).
7. Ouvrez Validation paie R61b : cliquez sur À valider, cochez les lignes, Valider, puis Confirmer.
8. Cliquez sur → Transmettre à la paie : le module Paie reprend les éléments validés.

La paie reçoit des heures verrouillées, des absences traitées, des congés approuvés et des primes validées par la DRH.

Les absences déductibles réduisent aussi les congés acquis. Traitez-les avant de clôturer le mois.

Moins d'erreurs de paie, donc moins de rappels et de réclamations. La séparation entre la saisie et la validation protège l'entreprise.

Voici l'ordre conseillé chaque mois. Exemple : clôture d'octobre 2026 pour l'unité Production.

1. Vérifiez le Dashboard et le calendrier légal dans Jours fériés & réglementation.
2. Validez les plannings du mois dans Planning.
3. Contrôlez la réception des badgeages dans Connexion pointeuse, puis complétez les trous dans Pointage.
4. Traitez toutes les lignes constatées dans Absences & retards.
5. Vérifiez le barème dans Heures sup. CCI.
6. Dans Pointage, filtrez du 01/10 au 31/10/2026 et l'unité, puis cliquez sur Valider la période.
7. Traitez les demandes en attente dans Approbation congés, puis enregistrez l'acquis dans Soldes & acquis congés.

Les relevés du mois sont verrouillés et rattachés à leur période de paie. La paie du mois reprend ces heures supplémentaires et les absences déductibles.

« Valider la période » demande le droit d'approbation sur les temps. Après validation, ni la saisie ni l'import ne peuvent plus modifier ces relevés.

Une paie fondée sur des heures contrôlées et figées : moins d'erreurs, moins de réclamations, et une trace claire en cas d'inspection.

Le verrouillage fige la feuille et transmet ses heures majorées à la paie. Il demande le droit d'exécution.

1. Ouvrez Feuilles de temps et filtrez le statut Approuvée.
2. Cochez les feuilles de la page.
3. Dans le bandeau, cliquez sur Verrouiller paie.
4. En cas d'erreur, cliquez sur Déverrouiller sur la feuille concernée.

Les feuilles passent au statut Verrouillée pour paie. Les feuilles au mauvais statut sont ignorées et listées.

Pour facturer vos clients, utilisez l'export Détail projets : il sort les heures ligne par ligne, par projet et par client.

Les heures supplémentaires payées correspondent à des heures approuvées par le manager. Vous évitez les litiges et les paiements en trop.

Les éléments saisis en RH naissent en Brouillon. Seuls les éléments Validés par la DRH sont transmis à la paie.

1. Ouvrez Validation paie R61b et cliquez sur À valider.
2. Cochez les lignes à valider, ou la case d'en-tête pour toute la page.
3. Dans la barre qui apparaît, cliquez sur Valider.
4. Relisez le nombre d'éléments, ajoutez un motif si vous le souhaitez, puis cliquez sur Confirmer.
5. Cliquez sur → Transmettre à la paie : l'écran des éléments variables du module Paie s'ouvre et reprend les éléments validés.

Les éléments passent en Validé, avec la date et le nom du valideur. Le bouton Journal de chaque ligne garde la trace de toutes les décisions.

Un valideur ne peut pas valider un élément qui le concerne : la ligne est ignorée et signalée dans le message. Un autre approbateur doit la traiter.

La saisie et l'autorisation sont séparées. Rien n'arrive en paie sans l'accord de la DRH.

La nature de la prime fixe la règle. L'attribution applique cette règle à un salarié, sur une période.

1. Ouvrez Primes R57 et cliquez sur Attribuer une prime.
2. Choisissez l'Employé et la Nature de prime.
3. Indiquez la Date de début. Laissez la Date de fin vide si la prime est sans limite de durée.
4. Laissez le Montant ajusté vide : le montant est alors calculé par la nature.
5. Cliquez sur Enregistrer.

La prime est créée au statut Active, avec une validation paie en Brouillon. Elle partira en paie après validation par la DRH.

L'enregistrement est refusé si une condition de la nature n'est pas remplie : ancienneté minimale, catégorie, département, note d'évaluation, ou plafond mensuel dépassé.

Pour attribuer une prime à tout un groupe, utilisez Importer avec le fichier modèle.

Chaque prime peut être ajustée, suspendue, réactivée ou clôturée depuis sa ligne, dans Primes.

1. Pour un montant différent, cliquez sur Modifier, saisissez le Montant ajusté et remplissez la Justification de l'ajustement.
2. Pour une pause (absence longue, par exemple), cliquez sur Suspendre. Au retour, cliquez sur Réactiver.
3. Pour arrêter la prime, cliquez sur Clôturer et indiquez la date de fin.
4. Cliquez sur Voir pour relire le montant calculé, le montant ajusté et l'historique de validation.

Le tableau affiche « ajusté » à côté du montant modifié. Une prime clôturée passe en validation paie Désactivé et ne part plus en paie.

Sans justification, un montant ajusté est refusé. C'est voulu : chaque écart à la règle doit être expliqué.

Exemple : la prime de responsabilité de Yao Kouassi calcule 50 000 FCFA, mais la direction a accordé 60 000 FCFA. Le gestionnaire saisit 60 000 FCFA avec la justification « Décision DG du 15/02/2026 ».

Un logement, un véhicule ou un téléphone fourni par l'entreprise a une valeur mensuelle. Elle entre dans l'assiette de l'impôt et des cotisations quand le type le prévoit.

1. Ouvrez Avantages en nature R58 et cliquez sur Attribuer un avantage.
2. Choisissez l'Employé, le Type d'avantage et la Date d'attribution.
3. Laissez la Valeur mensuelle vide pour reprendre le forfait du type. Pour un type « valeur réelle », saisissez-la.
4. Décrivez le bien (adresse, immatriculation) et notez le N° d'inventaire, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Au départ du salarié, cliquez sur Restituer et indiquez la date. En cas de perte, cliquez sur Perdu.

Vous savez qui détient quel bien. Un avantage restitué passe en validation paie Désactivé : la paie ne le reprend plus.

Un salarié ne peut avoir qu'un seul avantage en cours du même type. Un avantage remis en service avec Réattribuer repasse en Brouillon et doit être revalidé.

Vous évitez un redressement fiscal ou social sur des avantages oubliés dans la paie.

La loi limite la part du salaire net que l'employeur peut retenir. L'écran de quotité cessible fait ce calcul pour chaque salarié actif, d'après le barème légal par tranches de SMIG.

1. Ouvrez Quotité cessible R59.
2. Recherchez le salarié pour qu'il apparaisse dans la page affichée.
3. Cliquez sur Simuler une retenue et choisissez le salarié.
4. Saisissez la Nouvelle retenue mensuelle, par exemple la mensualité du prêt envisagé.
5. Lisez le résultat : « Retenue possible » avec la marge restante, ou « Dépassement » avec la retenue maximale encore possible.

Vous savez avant de signer si la mensualité est légale. Rien n'est enregistré par la simulation.

Si la mensualité dépasse, allongez la durée du prêt. Le prêt se crée ensuite dans Prêts personnel R83, accessible par le bouton Prêts.

Chaque mois, filtrez sur Vigilance et Dépassement et exportez la liste pour le gestionnaire de paie : vous prévenez les retenues illégales.

La loi limite la part du salaire qu'on peut retenir : c'est la quotité cessible. L'écran la contrôle à chaque demande.

1. Ouvrez Prêts personnel R83 et cliquez sur Simuler un prêt.
2. Choisissez le salarié, le type de prêt, le montant, la durée et le taux (0 = sans intérêt). Cliquez sur Simuler.
3. Lisez la mensualité, la quotité cessible, ce qui est déjà retenu et ce qui reste disponible. Rien n'est enregistré.
4. Si la mensualité passe, cliquez sur Nouvelle demande de prêt avec les mêmes valeurs.
5. Ajoutez un garant si besoin, puis cliquez sur Enregistrer la demande.

La demande est enregistrée. Les RH et la paie sont prévenus.

Une mensualité supérieure à la quotité disponible est refusée, sauf confirmation. Mieux vaut allonger la durée. La règle de calcul se consulte dans Quotité cessible R59.

Exemple : Koffi N'Dri, 400 000 FCFA de salaire, demande 480 000 FCFA sur 12 mois sans intérêt pour la rentrée scolaire.

1. Dans Prêts personnel R83, saisissez la demande : mensualité de 40 000 FCFA, dans la quotité disponible.
2. Le DRH ouvre l'onglet À instruire, clique sur Décider, puis sur Approuver et générer l'échéancier.
3. Le jour du versement, cliquez sur Verser, saisissez la date et cliquez sur Enregistrer le versement.
4. Chaque mois, les échéances sont retenues sur salaire (voir la question suivante).
5. Si le salarié rembourse par anticipation, cliquez sur Solder, saisissez le montant et cliquez sur Imputer le solde.

Le prêt passe en cours. Le salarié est prévenu de sa première retenue. L'échéancier se consulte avec Détail.

En cas de difficulté passagère, Suspendre arrête la retenue avec un motif. Reprendre la relance.

Chaque mois, l'écran donne la liste exacte des retenues à passer en paie.

1. Dans Prêts personnel R83, ouvrez l'onglet Retenues du mois.
2. Choisissez la période (par exemple 2026-10) et cliquez sur Afficher.
3. Après la paie, cliquez sur Solder toute la période, indiquez la date de paie et une référence, puis Solder la période.
4. Pour une échéance non retenue, ouvrez l'onglet Impayés.
5. Choisissez Régler (paiement reçu), Reporter (nouvelle date et motif) ou Impayée (constat avec motif).

Toutes les échéances du mois sont enregistrées comme retenues sur salaire. Le capital restant dû est mis à jour.

Les prêts suivis directement par le module Paie ne figurent pas dans ce solde : la paie les rapproche elle-même.

La paie reçoit une liste exacte. Aucune retenue n'est oubliée ni prélevée deux fois.

Chaque journée travaillée se pointe, se valide, puis se paie en caisse ou par la paie.

1. Dans Missions & pointage R87, cliquez sur Pointer une journée.
2. Choisissez le journalier, la date, l'atelier et le type de journée : la majoration de nuit, de dimanche ou de jour férié est proposée.
3. Saisissez les heures, le tarif horaire et les primes de panier et de transport, puis Enregistrer le pointage.
4. En fin de semaine, ouvrez l'onglet Journaliers & pointage, cochez les journées et cliquez sur Valider la sélection.
5. Pour un paiement en caisse, cochez les journées payées et cliquez sur Marquer réglé.

Les journées validées non réglées en caisse sont reprises par la paie.

Exemple : Bakary Coulibaly, manœuvre, travaille 8 heures à 450 FCFA de l'heure avec 1 000 FCFA de panier, soit 4 600 FCFA pour la journée.

Une seule journée par personne et par date. Une journée reprise par la paie ne peut plus être réglée en caisse : pas de double paiement.

Le scan applique douze règles de cohérence aux données du dossier et tient le registre des anomalies trouvées. Une anomalie n'est jamais créée deux fois.

1. Ouvrez les Anomalies & qualité R108 et cliquez sur Lancer le scan.
2. Cliquez sur la tuile de gravité haute : elle regroupe les problèmes de paie, de contrat et de conformité.
3. Sur une ligne, cliquez sur Corriger : l'écran où se trouve la donnée s'ouvre, par exemple le contrat ou la fiche du salarié.
4. Corrigez la donnée, puis revenez marquer la ligne avec ✓ ou cochez plusieurs lignes et cliquez sur Corrigées.
5. Pour répartir le travail, cochez des lignes et cliquez sur En cours : le nom de la personne qui traite est enregistré.
6. Relancez le scan : les anomalies disparues passent en « résolue ».

Des données propres, et donc des bulletins, des analyses et des réponses justes.

Lancez le scan quelques jours avant la clôture de la paie. La liste « Anomalies ouvertes par règle » montre où se concentrent les erreurs.

Un salaire sous le minimum catégoriel ou un CDD expiré encore actif est détecté avant de coûter un redressement ou un litige.

Vous pouvez geler l'élément sans le supprimer, le temps de vérifier.

1. Ouvrez Validation paie et recherchez le salarié.
2. Sur la ligne de la prime, cliquez sur Suspendre.
3. Saisissez le Motif, obligatoire pour une suspension, puis cliquez sur Confirmer.
4. Une fois le litige réglé, cliquez sur Réactiver pour la remettre en Validé, ou désactivez-la avec un motif.

Tant qu'elle est suspendue, la prime n'est pas reprise par la paie. Le motif reste inscrit dans le journal.

Un élément désactivé par erreur se rouvre avec Rouvrir : il repasse en Brouillon.

Après chaque calcul de paie, la paie renvoie un accusé de réception vers les écrans RH.

1. Ouvrez Primes ou Avantages en nature.
2. Regardez la colonne Paie : « payé mm/aaaa » si la paie a réglé l'élément, « en attente de paie » s'il est validé mais pas encore payé.
3. Pour une vue d'ensemble, utilisez le filtre Paiement (Payé ou Non payé), puis Filtrer.
4. Cliquez sur Voir pour lire les règlements accusés : période, montant réglé et rubrique.

Vous répondez au salarié qui demande si sa prime est passée, sans appeler le service paie.

La boucle entre la RH et la paie est fermée : un élément validé mais jamais payé se repère tout de suite.

La campagne relie trois domaines : l'évaluation (D7), la carrière (D8) et la rémunération (D9).

1. Fixez les objectifs de l'année dans OKR R45.
2. Ouvrez la campagne dans Évaluations R44 : Lancer campagne, libellé, type, périmètre, dates, puis Lancer la campagne. Une évaluation est créée pour chaque salarié actif.
3. Faites avancer chaque évaluation : auto-évaluation, évaluation par le manager, entretien, validation, signature. Le manager note avec Évaluer / Modifier (note de 1 à 5, convertie en lettre de A à E).
4. Complétez si besoin avec le Feedback 360° R46 et les Entretiens pro. R48, puis cliquez sur Clôturer.
5. Positionnez les talents dans la Matrice 9-Box R47 : Recalculer (auto) propose une grille, que vous reportez avec Ajouter entrée.
6. Proposez les promotions dans Promotions R53 : Nouvelle promotion, Proposer, puis Approuver et Rendre effective.
7. Chiffrez l'enveloppe dans Simulation masse sal. R60 (taux par note d'évaluation, par exemple).
8. Décidez les augmentations dans Revue salariale R61 : Approuver, puis Rendre effective. Le salaire du contrat est mis à jour et la paie prévenue.
9. Formalisez les changements par un avenant dans Avenants R14.

Chaque promotion et chaque augmentation s'appuie sur une évaluation tracée, et les fiches et contrats sont à jour.

Personne n'approuve sa propre promotion ni sa propre augmentation.

L'état E53 (Performance E45-53) liste les salariés sans évaluation depuis 18 mois.

Des décisions salariales justifiées par le mérite et un budget connu à l'avance : moins de contestations et une masse salariale maîtrisée.

Les règles se posent une fois, dans le paramétrage. Les écrans du domaine s'en servent ensuite.

1. Ouvrez Paramétrage R07, rubrique rémunération.
2. Renseignez la valeur du point, le barème des charges sociales et la prime d'ancienneté.
3. Créez les natures de primes (transport, rendement, responsabilité…) avec leur mode de calcul et leur traitement fiscal.
4. Créez les types d'avantages en nature (logement, véhicule, téléphone…) avec leur forfait DGI ou leur taux.
5. Ouvrez ensuite la Grille salariale R56 et chargez le barème de la convention (voir la question suivante).

Les primes, les avantages et les simulations utilisent vos propres règles. Le coût employeur tient compte de vos charges réelles.

Depuis la grille, le bouton Paramètres vous ramène directement à cette rubrique. Depuis les primes, c'est le bouton Natures ; depuis les avantages, le bouton Types.

La grille donne, pour chaque catégorie et chaque échelon, un coefficient, un salaire minimum et les indemnités conventionnelles.

1. Ouvrez la Grille salariale R56.
2. Pour un barème complet, cliquez sur Importer, téléchargez le modèle, remplissez-le, lancez le test, puis l'import réel.
3. Pour une seule ligne, cliquez sur Nouvelle ligne.
4. Saisissez la catégorie, l'échelon, le coefficient, le salaire minimum, les indemnités (transport, logement, salissure, panier, outillage, responsabilité) et la date d'effet.
5. Indiquez la source légale (décret, arrêté, accord), puis cliquez sur Enregistrer.

Chaque ligne affiche son statut : En vigueur, Hors période ou Inactive. Le minimum le plus bas, le plus haut et la valeur du point apparaissent en haut de l'écran.

Quand un accord relève un minimum, créez une nouvelle ligne avec la nouvelle date d'effet. L'ancienne ligne reste consultable : vous gardez l'historique des barèmes.

Une ligne saisie par erreur se passe en Inactive avec Désact. plutôt que d'être supprimée : elle sort du contrôle mais reste tracée.

Le contrôle est automatique : il compare le salaire de base de chaque salarié au minimum de sa catégorie et de son échelon.

1. Ouvrez le Dashboard rémunération R55 et regardez l'indicateur rouge Sous minimum catégoriel.
2. Pour la liste détaillée, ouvrez la Grille salariale : l'encart « Salaires sous le minimum catégoriel » donne le minimum attendu et l'écart.
3. Ouvrez la Revue salariale R61 et cliquez sur Nouvelle revue.
4. Choisissez le salarié, saisissez le nouveau salaire au niveau du minimum, la date d'effet et le motif « Rattrapage ».
5. Faites approuver la revue, puis rendez-la effective (voir la question sur les augmentations individuelles).

Le salaire du contrat est mis à jour et le salarié sort de la liste des non-conformités.

Exemple : Awa Koné, catégorie 4, est payée 95 000 FCFA pour un minimum de 102 000 FCFA. Une revue de rattrapage à 102 000 FCFA au 1er du mois suivant règle la situation.

Vous corrigez un risque de rappel de salaire avant qu'un contrôle ou un salarié ne le relève.

Un OKR est un objectif clair accompagné d'un à cinq résultats mesurables qui prouvent qu'il est atteint.

1. Ouvrez OKR R45 et cliquez sur Nouvel OKR.
2. Saisissez le Titre de l'objectif et choisissez le Niveau : Individuel, Équipe ou Entreprise.
3. Pour un objectif individuel, choisissez l'Employé.
4. Indiquez le Début de période et la Fin de période.
5. Remplissez les résultats clés : description, cible, valeur actuelle et unité (%, FCFA, dossiers…).
6. Cliquez sur Créer l'OKR.

Exemple : pour Yao Kouassi, commercial, « Développer le portefeuille PME », du 01/01/2026 au 31/03/2026. Résultat clé 1 : chiffre d'affaires signé, cible 45 000 000 FCFA. Résultat clé 2 : 15 nouveaux clients.

L'objectif est créé au statut Actif, avec sa barre de progression.

Déclinez d'abord un objectif Entreprise, puis les objectifs Équipe et Individuel qui y contribuent : chacun voit à quoi il sert.

La progression se calcule à partir des valeurs actuelles des résultats clés. Le statut, lui, se change à la main.

1. Ouvrez OKR R45. Cliquez sur une ligne pour voir ses résultats clés.
2. Dans le menu ⋮, choisissez Mettre à jour les KR.
3. Saisissez la nouvelle Valeur actuelle de chaque résultat, puis Enregistrer.
4. Changez le statut par le menu ⋮ : Démarrer (En cours), Marquer comme atteint, Signaler en retard ou Abandonner.

La barre passe au vert à 70 % et plus, à l'orange à partir de 40 %, au rouge en dessous.

Atteindre 100 % ne passe pas l'objectif en Atteint tout seul : cliquez sur Marquer comme atteint. Un objectif en retard ou abandonné se relance avec Réactiver.

Pour la revue trimestrielle, filtrez Trimestre = T1 et Statut = En cours : les objectifs en rouge sont à discuter en entretien.

Une campagne crée une évaluation pour chaque salarié actif du périmètre choisi.

1. Ouvrez Évaluations R44 et cliquez sur Lancer campagne.
2. Saisissez le Libellé (exemple : « Évaluation annuelle 2025 »).
3. Choisissez le Type : Annuelle, Mi-parcours, 360° ou Fin période d'essai.
4. Choisissez le Périmètre : toute l'entreprise ou un département.
5. Indiquez la date de début et la date de fin, puis cliquez sur Lancer la campagne.

La campagne reçoit un code (EVAL-2026-01) et passe au statut Ouverte. Une évaluation « Initiée » est créée pour chaque salarié actif du périmètre.

Vérifiez avant le lancement que chaque salarié a bien son manager sur sa fiche : seuls ce manager N+1 et la RH peuvent noter le salarié.

Plus de liste à préparer ni de formulaire papier à distribuer : toute l'entreprise entre dans le cycle le même jour.

Le manager N+1 ou la RH saisit une note globale sur 5, les points forts et les axes d'amélioration.

1. Ouvrez Évaluations R44. Retrouvez le salarié avec Recherche puis Filtrer.
2. Dans le menu ⋮ de sa ligne, choisissez Évaluer / Modifier.
3. Saisissez la Note globale (1-5), par pas de 0,1.
4. Remplissez Points forts et Axes d'amélioration.
5. Choisissez le Statut atteint, puis Enregistrer.

Exemple : Awa Koné, comptable, reçoit 4,2. Points forts : « rigueur, clôture dans les délais ». Axe : « prise de parole en réunion ».

La lettre s'affiche : A dès 4,5, B dès 3,5, C dès 2,5, D dès 1,5, E en dessous. Ici, B.

Appuyez la note sur les résultats des OKR de la période. Les axes d'amélioration servent ensuite au plan de formation.

Chaque évaluation suit des étapes : auto-évaluation, évaluation par le manager, entretien, validation, signature.

1. Ouvrez Évaluations R44 et ouvrez le menu ⋮ du salarié.
2. Le menu propose l'étape suivante selon le statut : Lancer l'auto-évaluation, Passer en éval. manager, Planifier l'entretien.
3. Après l'entretien, cliquez sur Valider l'évaluation.
4. Enfin, cliquez sur Signer l'évaluation. Chaque action demande une confirmation.
5. Pour relire le dossier, choisissez Voir le détail : note, lettre, évaluateur, points forts, axes et commentaire du salarié.

L'évaluation est Signée. La barre d'avancement de la campagne progresse.

Une erreur d'étape ? Réinitialiser ramène l'évaluation au statut Initiée.

Une évaluation non validée après la date de fin de la campagne est marquée EN RETARD.

1. Ouvrez Évaluations R44 et lisez l'indicateur En retard.
2. Filtrez par Statut (exemple : Initiée) ou par Département pour savoir quels managers relancer.
3. Pour un salarié absent longtemps (congé de longue durée), utilisez Valider directement : les étapes sont sautées.
4. Quand le taux de validées et signées vous convient, cliquez sur Clôturer et confirmez.

La campagne passe au statut Clôturée et rejoint la liste « Campagnes précédentes ».

La revue salariale part d'une campagne complète : aucun salarié n'est oublié dans la répartition des augmentations.

Le tableau de bord réunit les chiffres des cinq écrans du domaine sur une page.

1. Ouvrez le Dashboard R49.
2. Lisez « Évaluations par statut » : il montre combien d'évaluations restent Initiée.
3. Lisez « Distribution des notes » : nombre de A, B, C, D, E et moyenne sur 5.
4. Consultez la mini-grille 9-Box du dernier exercice, puis Voir la matrice pour les noms.
5. Pour des tableaux détaillés, ouvrez les états Performance E45-53.

Vous savez où en est la campagne et comment les notes se répartissent avant la revue salariale.

Le tableau de bord n'a ni filtre ni export : utilisez les exports de chaque écran.

La 9-Box place chaque collaborateur selon sa performance (1 à 3) et son potentiel (1 à 3), avec un plan d'action.

1. Ouvrez Matrice 9-Box R47.
2. Cliquez sur Recalculer (auto) pour obtenir une proposition : la performance vient de la dernière note globale, le potentiel de la progression des OKR.
3. Reportez les positions retenues : cliquez sur Ajouter entrée, choisissez l'employé, l'exercice, la performance et le potentiel.
4. Écrivez le Plan d'action, puis Créer.
5. Cliquez sur une case de la grille pour voir toutes les personnes qui s'y trouvent.

La grille affiche l'effectif de chaque case. Les indicateurs comptent les Stars, les hauts potentiels et les actions urgentes.

La proposition automatique n'est pas enregistrée : seules les entrées que vous créez comptent. Un salarié n'a qu'une entrée par exercice ; pour la changer, utilisez Modifier.

Les décisions de promotion et de succession s'appuient sur une grille partagée et argumentée, pas sur l'avis d'une seule personne.

Le feedback 360° permet à chacun d'envoyer un retour à tout moment, à un collègue, un manager ou un collaborateur.

1. Ouvrez Feedback 360° R46 et cliquez sur Envoyer feedback.
2. Choisissez le Destinataire.
3. Choisissez le Type : Kudos (félicitations), Constructif (privé) ou Demande de feedback.
4. Choisissez la Visibilité (Public ou Privé) et, si vous voulez, une Catégorie (communication, leadership…).
5. Écrivez le Message et cliquez sur Envoyer.

Le feedback apparaît dans la liste. Les collègues peuvent réagir d'un clic sur le pouce.

Une remarque constructive est toujours privée : seuls l'auteur, le destinataire et la RH la voient. Seul l'auteur peut supprimer son feedback, sauf droit RH sur toute l'entreprise.

Avant un entretien, tapez le nom du salarié dans Rechercher, choisissez la période avec Du et Au, puis Exporter en PDF pour le dossier.

L'entretien professionnel parle de projet, d'évolution et de besoins de formation. Il est distinct de l'évaluation.

1. Ouvrez Entretiens pro. R48 et cliquez sur Planifier entretien.
2. Choisissez l'Employé. Laissez le manager vide pour reprendre le manager de sa fiche.
3. Saisissez la Date planifiée, puis Planifier.
4. Le jour de l'entretien, le manager clique sur Réaliser.
5. Il saisit la date, la Note de progression (1-5) et le Compte-rendu : points abordés, décisions, actions.
6. Il clique sur Valider la réalisation.

Exemple : Kouadio Bamba, technicien, souhaite devenir chef d'équipe et demande une formation « Animation d'équipe ». Le compte-rendu le note.

L'entretien passe au statut Réalisé, avec un compte-rendu écrit consultable par Voir.

Reportez les souhaits de formation dans le plan de formation et les souhaits d'évolution dans les plans de carrière.

Un compte-rendu daté et écrit protège l'entreprise en cas de contestation et nourrit les décisions de mobilité.

L'écran ne change pas le statut tout seul. Vous repérez les entretiens dépassés, puis vous les marquez.

1. Ouvrez Entretiens pro. R48.
2. Choisissez Statut = Planifié et, dans Au, la date d'hier. Cliquez sur Filtrer.
3. Pour chaque ligne, cliquez sur Modifier et passez le statut à En retard (ou Annulé), puis Enregistrer.
4. Relancez les managers concernés : la colonne Manager les indique.

L'indicateur En retard, en rouge, donne le nombre d'entretiens à rattraper.

Exporter la liste filtrée en Excel permet de l'envoyer à chaque directeur.

La simulation calcule l'impact d'un scénario sur la masse salariale, les charges patronales et le budget annuel. Elle ne touche à aucun salaire.

1. Ouvrez Simulation masse salariale R60 et cliquez sur Nouvelle simulation.
2. Donnez un libellé, par exemple « NAO 2027 — 3 % ».
3. Choisissez le Type de scénario : Uniforme, Par catégorie CCI, Au mérite ou Personnalisé (liste de matricules). Limitez au besoin à un département.
4. Saisissez un Taux d'augmentation, un montant fixe / mois, ou les deux, et un Plancher si vous garantissez un minimum. Au mérite, saisissez un taux par note d'évaluation.
5. Cliquez sur Lancer la simulation. Recommencez pour chaque hypothèse.

Chaque scénario affiche le nombre de salariés, l'impact mensuel sur la masse et sur les charges, et le budget annuel. Voir donne le détail par salarié.

Utilisez Imprimer ou Exporter pour présenter la liste des scénarios au comité de direction.

La direction compare plusieurs hypothèses au coût complet, et pas seulement au brut. La décision se prend sur des chiffres.

Une revue salariale suit un circuit : proposée, puis approuvée ou refusée, puis rendue effective. Le salaire du contrat ne change qu'à la dernière étape.

1. Ouvrez la Revue salariale R61 et cliquez sur Nouvelle revue.
2. Choisissez l'Employé. L'ancien salaire est lu sur son contrat actif.
3. Saisissez le Nouveau salaire ou le Taux d'augmentation, la Date d'effet et le Motif, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Un approbateur clique sur Approuver ou Refuser.
5. À la date d'effet, il clique sur Rendre effective.

Le salaire de base du contrat actif est remplacé, le mouvement est inscrit dans l'historique de carrière, et le salarié comme la paie sont prévenus.

L'auto-approbation est refusée : personne ne valide sa propre augmentation. Un salarié ne peut avoir qu'une seule revue proposée à la fois.

Avant de décider, cliquez sur Voir : vous lisez le compa-ratio (salaire comparé à la médiane du poste) et le coût employeur, avant et après.

Voici le processus complet, du chiffrage à la paie, sans ressaisie.

1. Sur le Dashboard rémunération, relevez la masse actuelle et les salaires sous le minimum.
2. Dans Simulation masse salariale, lancez plusieurs scénarios et présentez-les à la direction.
3. Sur le scénario retenu, cliquez sur → Revue, choisissez la Date d'effet et le Motif, puis cliquez sur Créer les revues.
4. Dans la Revue salariale, filtrez sur le statut Proposé et faites approuver chaque revue.
5. À la date d'effet, cliquez sur Rendre effective pour chaque revue approuvée.
6. Le nouveau salaire de base est pris par la paie ; l'avenant au contrat se prépare dans Avenants R14.

Une revue proposée est créée pour chaque salarié du scénario. Les salariés qui ont déjà une revue proposée, ou dont le salaire n'augmente pas, sont ignorés.

Exemple : la direction retient un scénario à 5 %, effet au 1er janvier, motif NAO. Les revues sont créées en une fois, puis approuvées et rendues effectives avant la paie de janvier.

Le budget voté et les augmentations appliquées correspondent : chaque revue vient du scénario approuvé.

Le plan de compensation organise la campagne : la direction fixe le budget, les managers proposent, la RH calibre, la direction approuve.

1. Ouvrez Total compensation R66 et cliquez sur Nouveau plan. Saisissez le code, le type, l'exercice, l'enveloppe, le taux cible et les règles d'encadrement.
2. Cliquez sur Approuver budget, puis sur Ouvrir : les managers sont prévenus.
3. Les managers saisissent leurs propositions avec + Proposition, ou la RH les charge avec Importer.
4. Cliquez sur Calibrer pour clore les propositions, puis approuvez ou refusez chacune.
5. La direction clique sur Approuver DG, puis la RH clique sur Exécuter.
6. Cliquez sur → Revue salariale : une revue approuvée est créée pour chaque augmentation dans la Revue salariale R61, où vous la rendez effective sur le contrat.

Les nouveaux salaires sont appliqués aux contrats. Les bonus approuvés partent en paie sur la période de la date d'effet du plan.

Le plan ne s'exécute pas tant qu'il reste des propositions non décidées.

Le budget voté est respecté et chaque augmentation est traçable, de la proposition du manager jusqu'au contrat.

Chaque proposition est contrôlée dès l'enregistrement : badge vert « OK » ou badge rouge « Hors » avec l'alerte.

1. Dans Total compensation, choisissez « Hors guidelines » dans le filtre Guidelines, puis cliquez sur Filtrer.
2. Passez la souris sur le badge « Hors » pour lire l'alerte, ou cliquez sur Voir.
3. Vérifiez la Justification, obligatoire pour une proposition hors règles.
4. Ajustez avec Modifier, ou décidez avec Approuver ou Refuser.

Si l'approbation dépasse l'enveloppe, une confirmation vous est demandée avant de forcer.

Personne ne peut approuver une proposition qui le concerne.

Exemple : un manager propose +12 % pour Ibrahim Traoré alors que le maximum du plan est 8 %. La justification devient obligatoire et la DRH décide en connaissance de cause.

Un spot award est une reconnaissance immédiate : un simple merci, un badge, une somme, un cadeau ou une expérience.

1. Ouvrez Spot awards R64 et cliquez sur Attribuer un award.
2. Choisissez le Bénéficiaire. Le champ Donné par vous désigne par défaut.
3. Choisissez le Type. Pour un spot bonus, saisissez une Valeur (FCFA) supérieure à zéro.
4. Écrivez un Titre et, si vous le souhaitez, un Message.
5. Laissez Visible par tous coché pour l'afficher sur le mur, puis cliquez sur Enregistrer.

Un kudos ou un badge est approuvé tout de suite et le bénéficiaire est prévenu. Un award en argent attend l'approbation de la DRH.

Personne ne peut s'attribuer un award, ni approuver le sien.

Exemple : Yao Kouassi, chef d'équipe, remercie un magasinier pour l'inventaire de nuit. Le message apparaît sur le mur de reconnaissance et sur le portail des salariés.

Les récompenses en argent passent par la DRH. Une fois approuvé, le spot bonus part en paie.

1. Ouvrez Spot awards et cliquez sur la puce En attente.
2. Cliquez sur Voir pour lire le motif de la récompense.
3. Cliquez sur Approuver, ou sur Refuser pour retirer l'award.
4. Lisez Budget consommé de l'année et Ce mois en haut de l'écran.
5. Pour un bilan, filtrez un type et une période, puis utilisez Exporter.

Le spot bonus approuvé est transmis à la paie du mois d'attribution. Il apparaît aussi dans le relevé de rémunération globale du salarié.

Le panneau « Managers les plus reconnaissants » montre qui utilise le dispositif. Cliquez sur un nom pour voir ses récompenses.

Une promotion suit un circuit : proposition, passage en comité (facultatif), puis décision.

1. Ouvrez Promotions R53 et cliquez sur Nouvelle promotion.
2. Choisissez l'Employé, le Type de promotion (changement de poste, de catégorie, d'échelon, nomination à un poste de management, promotion exceptionnelle) et la Date d'effet.
3. Indiquez le Poste proposé, la Catégorie proposée, l'Échelon proposé et le Salaire proposé (FCFA). Laissez vide ce qui ne change pas.
4. Rédigez la Justification (résultats, responsabilités) et cliquez sur Proposer.
5. Si un comité doit se prononcer, cliquez sur Comité.
6. L'approbateur clique sur Approuver.