Guide de la Comptabilité
Tenir la comptabilité au quotidien — organisé par processus et par rôle, à partir des écrans réellement présents dans EASY-IA Compta. Chaque chapitre répond à des questions concrètes et montre comment résoudre les blocages fréquents.
Par où commencer
Trois parcours selon votre rôle. Le guide se lit par processus, de la mise en place au pilotage ; chaque lien ouvre la réponse à sa place.
A · Je mets en place la comptabilité
Administrateur, chef comptable : rendre le dossier utilisable.
B · Je tiens la comptabilité au quotidien
Comptable général et auxiliaire : les gestes de chaque jour.
C · Je pilote, je restitue, je décide
DAF, analyste : états, intelligence et décision.
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0Les rôles et la navigation
Deux repères avant d'entrer dans les processus : qui fait quoi (8 rôles, du comptable auxiliaire au DAF) et où cliquer (le menu, organisé en 13 domaines fonctionnels).
Les 8 rôles de la comptabilité
Chaque utilisateur reçoit un ou plusieurs rôles qui déterminent les écrans visibles et les actions permises. L'attribution se fait dans Compta ▸ Administration ▸ Rôles & droits (chapitre 16).
| Rôle | Pour qui | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| COMPTA_ADMIN | Administrateur comptable | Paramétrage (plan comptable, journaux, TVA), droits, et toutes les opérations. |
| DAF | Directeur Administratif & Financier | Pilotage, validation des clôtures, états financiers, affectation du résultat. |
| CHEF_COMPTABLE | Chef comptable | Supervise la tenue, valide les écritures, pilote la clôture mensuelle. |
| COMPTABLE_GENERAL | Comptable général | Saisie des écritures, grand livre, lettrage, rapprochement bancaire. |
| COMPTABLE_AUX | Comptable auxiliaire (AP/AR) | Factures clients & fournisseurs, paiements, relances, comptes tiers. |
| COMPTABLE_FISCAL | Fiscaliste | TVA, réintégrations, déficits, liasse fiscale, FEC. |
| ANALYSTE_FINANCIER | Analyste / contrôle de gestion | Reporting, analyse, axes analytiques, KPIs (analyse, peu de saisie). |
| AUDITEUR | Auditeur / commissaire aux comptes | Lecture seule : consultation, piste d'audit, FEC. Aucune modification. |
Celui qui saisit ne devrait pas être celui qui valide et clôture. Le module surveille les cumuls de droits sensibles ; le chapitre 16 explique comment lire et traiter les conflits.
Se repérer dans le menu
Le menu latéral regroupe les écrans en 13 domaines, dans l'ordre d'un cycle comptable :
| Domaine | Contenu | Chapitre |
|---|---|---|
| Référentiels compta | Plan comptable, journaux, modèles d'écritures, tiers | 1 |
| Référentiels opérationnels | Banques, règlements, pays, sites, TVA, conventions | 1 |
| Fiches & Flux | Factures clients, avoirs, paiements, OD | 3 |
| Écritures — Zone experts | Saisie, brouillard, comptabilisées, import, pièces, simulations | 2 |
| Moteur gestion évènements | Piste d'audit (event log), moteur de règles | 4 · 13 |
| Grand Livre | Grand livre, lettrage, rapprochement bancaire, balances, relances | 5 · 6 · 7 |
| Fiscalité | TVA, réintégrations, déficits, liasse fiscale, FEC | 9 |
| Clôture | Workflow de clôture, affectation du résultat | 10 |
| Multi-devises | Cours, écarts de conversion réalisés / latents | 8 |
| Reporting | États financiers SYSCOHADA, états de gestion, états multi-normes, bilan d'ouverture, hub reporting | 10 · 11 · 12 |
| Intelligence IA | Assistant IA, analyse IA, détection d'anomalies, OCR | 4 · 13 |
| Tableaux de bord & analytique | Cockpit DAF, KPIs, axes analytiques, états analytiques, répartition par clé | 15 |
| Administration | Rôles & droits, questions WhatsApp, registre des pièces | 16 · 17 |
1Référentiels & paramétrage
Avant la première écriture, on met en place les référentiels : plan comptable SYSCOHADA, journaux, comptes de tiers, taux de TVA, banques et sites. C'est la fondation sur laquelle tout le reste s'appuie. COMPTA_ADMIN
Comment initialiser le plan comptable d'une nouvelle société ?
Compta ▸ Référentiels ▸ Plan comptable : vous partez du plan SYSCOHADA pré-chargé (bouton d'initialisation), puis vous ajoutez vos comptes spécifiques ou importez-les en CSV. Chaque compte peut être détaillé (nature, lettrable, etc.).
à la création de DEMO-CI, le plan SYSCOHADA révisé (1 064 comptes) est chargé en un clic ; vous ajoutez ensuite un sous-compte 4011-SOGECI pour votre principal fournisseur.
Où définit-on les journaux et les comptes de tiers ?
Les journaux (achats, ventes, banque, OD…) dans Référentiels ▸ Journaux — avec verrouillage par période, numérotation séquentielle sans trou (le compteur est verrouillé en base) et seuils d'approbation par journal. Les tiers (clients, fournisseurs) dans Référentiels ▸ Tiers, avec RCCM et NCC/NIF natifs. Les taux de TVA, les banques et portefeuilles mobile money, les sites et les modes de règlement sont dans « Référentiels opérationnels » — la plupart se génèrent en un clic, déjà conformes OHADA (bouton « Générer OHADA » / « Générer les standards »).
journaux ACH (achats), VTE (ventes), BQ1 (SGBCI), CAI (caisse) ; le tiers « Ets KONÉ » est rattaché au compte collectif 411 clients ; le portefeuille Orange Money a son sous-compte 521400 dédié — le rapprochement compare ensuite le solde Orange Money avec SON compte, pas avec un fourre-tout.
À quoi servent vraiment les champs des fiches (délai, plafond, taux…) ?
Chaque champ alimente un automatisme en aval — rien n'est décoratif. Le délai de paiement du tiers calcule l'échéance de chaque facture, classe la balance âgée (chapitre 7), déclenche les relances et positionne l'encaissement dans la prévision de trésorerie 13 semaines ; le plafond de crédit alerte quand l'encours dépasse l'autorisation ; le taux de TVA du produit remplit la déclaration (chapitre 9) ; le seuil d'approbation du journal route l'écriture en circuit de validation ; le compte de classe 5 du portefeuille mobile money rend son rapprochement possible (chapitre 6). Bien remplir les fiches, c'est déjà automatiser la suite.
le client PALMAFRIQUE, créé avec 45 jours de délai : dès sa première facture, échéance calculée, créance classée, relance préparée, encaissement prévu dans la courbe de trésorerie — sans aucune saisie supplémentaire.
Je saisis souvent les mêmes écritures. Puis-je les automatiser ?
Oui, via les modèles d'écritures (Référentiels ▸ Modèles d'écritures) : vous définissez une écriture type, puis vous la générez en un clic — y compris la génération automatique des écritures échues (abonnements, loyers). Pour des automatismes conditionnels, voir le moteur de règles (chapitre 4).
un modèle « Loyer mensuel » (6221 débit / 404 crédit, 1 200 000) que vous générez en un clic chaque 1er du mois, au lieu de ressaisir la même écriture.
Soignez le paramétrage des axes analytiques dès le départ (centres de coûts, projets) : c'est ce qui permettra ensuite le reporting par activité sans retraitement manuel. Cochez Obligatoire sur l'axe qui doit l'être (en général le centre de coûts) : la saisie refusera alors toute ligne de charge ou de produit sans section, à la saisie manuelle comme dans les OD du moteur de règles (chapitre 2). Créez aussi vos clés de répartition (ex. « Frais généraux » : PROD 40 %, COM 30 %, LOG 20 %, DIR 10 %) : elles servent à ventiler une ligne en saisie et à répartir les charges indirectes en fin de mois (chapitre 15).
2Saisie des écritures
Le cœur du métier : enregistrer les écritures en partie double, les contrôler au brouillard, puis les comptabiliser. Le module garantit l'équilibre débit = crédit et trace chaque pièce. COMPTABLE_GENERAL
Comment saisir une écriture comptable ?
Écritures ▸ Saisie d'écriture : choisissez le journal et la date, puis ajoutez les lignes (compte, libellé, débit ou crédit). Le module vérifie l'équilibre en temps réel et refuse l'enregistrement tant que débit ≠ crédit. L'écriture part au brouillard avant comptabilisation.
achat de fournitures : 6055 débit 50 000, 4452 TVA débit 9 000, 401 fournisseur crédit 59 000 ; la barre d'équilibre passe au vert quand 59 000 = 59 000.
autre cas, une vente au comptant : 571 caisse débit 118 000 / 701 ventes crédit 100 000 · 4431 TVA collectée crédit 18 000.
C'est quoi le « brouillard » et pourquoi passer par là ?
Le brouillard (Écritures ▸ Brouillard) contient les écritures saisies mais pas encore définitives : on peut les corriger librement. La comptabilisation (soumission en lot) les rend définitives — elles ne sont plus modifiables, seulement contrepassables. C'est ce qui protège l'intégrité du grand livre.
vous saisissez les 8 écritures de la journée au brouillard ; le chef comptable les relit et les comptabilise en lot le soir. Une erreur vue avant comptabilisation se corrige librement.
autre cas : un nouvel assistant saisit toute la journée au brouillard ; rien n'est définitif tant que le chef comptable n'a pas comptabilisé, donc aucun risque sur les comptes.
J'ai reçu un export d'écritures d'un autre système. Je peux l'importer ?
Oui : Écritures ▸ Import d'écritures suit un parcours sécurisé — upload → mapping des colonnes → contrôle préalable (preflight) → exécution. L'historique des imports permet d'annuler un lot si besoin.
un fichier Excel de 300 écritures d'un ancien logiciel : mapping des colonnes, le preflight signale 2 comptes inconnus, vous corrigez, vous importez ; un lot erroné s'annule d'un clic.
Une écriture comptabilisée est fausse. Comment la corriger ?
On ne supprime jamais une écriture définitive : on la contrepasse (Écritures ▸ Écritures comptabilisées ▸ Contrepasser), ce qui crée l'écriture inverse, puis on saisit la bonne. La trace reste complète — exigence de régularité comptable.
la facture FA-0012 (500 000) a été imputée en 6061 au lieu de 6055 : vous la contrepassez (écriture inverse automatique), puis vous ressaisissez la bonne. Les deux pièces restent tracées.
Quelles sont les différentes façons de créer une écriture ?
EASY-IA génère l'écriture à la source : vous travaillez dans votre métier (facture, paiement…) et la comptabilité suit. 8 méthodes coexistent, toutes aboutissant à une écriture équilibrée au journal :
| Méthode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Par référence facture | Création d'une facture client/fournisseur → écriture (tiers / produit / TVA) générée. |
| Par produit | Lignes de vente/achat par article : imputation et TVA déduites du produit. |
| Par tiers | Opération rattachée directement à un compte client/fournisseur. |
| Par paiement | Encaissement / décaissement → écriture de trésorerie, lettrable avec la facture. |
| Par avoir | Remboursement / annulation partielle → écriture inverse de la facture. |
| Par OD (Rule Engine) | Opération diverse générée automatiquement par une règle et sa formule (chapitre 4). |
| Par OCR | Facture scannée → extraction → écriture pré-remplie (chapitre 4). |
| Par simulation | Scénario testé en simulation, puis converti en écriture réelle une fois validé. |
Quelle que soit la méthode, l'équilibre débit = crédit est garanti et la pièce est tracée.
Comment imputer chaque ligne sur un centre de coûts ou un projet, et ventiler une ligne par clé ?
Dans Écritures ▸ Saisie d'écriture, chaque ligne porte un bouton ◈ (colonne de droite, avant la corbeille). Il ouvre l'imputation de la ligne : une section par axe (CENTRE, PROJET…) et, si besoin, une clé de répartition. Les trois champs « Axe analytique — défaut toutes lignes » du bloc Références & imputations restent le défaut : une ligne sans imputation propre les hérite, une ligne imputée les remplace.
- Saisir la ligne normalement : compte 6221 « Loyers », débit 1 200 000.
- Cliquer ◈ → CENTRE : SUP — Support ; PROJET : laisser vide ; ou choisir la clé CLE-FG — Frais généraux (PROD 40 %, COM 30 %, LOG 20 %, DIR 10 %).
- Appliquer (ou « Appliquer aux lignes 6/7 » pour imputer d'un coup toutes les lignes de charge et de produit de l'écriture). Le bouton passe en bleu ; survolez-le pour relire l'imputation.
- À l'étape Vérifier, le contrôle liste chaque ligne de gestion avec son imputation ; une ligne sans section sur un axe obligatoire bloque l'enregistrement (bouton rouge, message « axe CENTRE non imputé »).
La ligne 6221 de 1 200 000 avec la clé CLE-FG est éclatée à l'enregistrement en quatre lignes sur le même compte : PROD 480 000 · COM 360 000 · LOG 240 000 · DIR 120 000, libellées « Loyers — PROD (40 %) », etc. Le compte général reste à 1 200 000, la partie double est inchangée, seules les sections diffèrent. La dernière section reçoit le reste de l'arrondi, jamais un centime ne se perd.
En modification d'un brouillon, les imputations de chaque ligne sont rechargées ; une clé déjà appliquée se voit dans les libellés.
Sous le capot, les imputations d'une ligne vivent dans une table dédiée, sans limite de nombre d'axes : une ligne porte une imputation par axe (et peut même être ventilée entre plusieurs sections d'un même axe, en quote-parts dont le total ne dépasse pas 100 % — le reliquat reste « non ventilé »). Les états analytiques lisent la quote-part (montant × %), quel que soit le nombre d'axes du dossier.
Comment saisir une écriture en dollars ou en euros ?
Choisissez la devise dans l'en-tête de la saisie : le cours à la date se charge depuis Multi-devises ▸ Cours (modifiable), une colonne « Montant USD » apparaît et la contre-valeur en monnaie de tenue se calcule ligne par ligne. Un compte tenu en devise (champ Devise du plan comptable, ex. 5211 « Banque USD ») n'accepte que des lignes dans sa devise : la saisie le signale avant l'enregistrement. Détails et traitement des écarts au chapitre 8.
facture de 2 000 USD au cours 600 : la colonne « Montant USD » affiche 2 000 et la contre-valeur 1 200 000 se calcule automatiquement.
Le champ « N° de pièce justificative » accepte N/A quand il n'y a pas de pièce : le numéro séquentiel du journal (ex. OD-2026-000041) est alors conservé. Il n'est remplacé que si vous saisissez une vraie référence.
Puis-je modifier un brouillon sans créer de doublon ?
Oui. Le bouton Modifier du brouillard rouvre l'écriture dans l'écran de saisie et l'enregistrement la met à jour en place : les lignes sont remplacées, avec les mêmes contrôles qu'à la création (période ouverte, journal non verrouillé, équilibre, comptes imputables, devises). Si vous changez de journal, la pièce reçoit un numéro de la nouvelle séquence ; une écriture rejetée corrigée redevient brouillon et repart au circuit. La date d'échéance saisie est conservée, et une nouvelle pièce jointe remplace l'ancienne.
le chef comptable rejette la pièce ACH-000018 (mauvais compte) : vous cliquez Modifier au brouillard, corrigez le 6061 en 6055, enregistrez — même pièce, mêmes traces, aucun doublon.
Quelles actions par lot sont possibles au brouillard ?
Sélectionnez plusieurs brouillons puis choisissez l'action : Valider (soumet et valide selon le circuit), Soumettre (envoie au visa), Dupliquer (crée des copies « [COPIE] … » en brouillon, imputations analytiques comprises), Réaffecter de journal (la pièce reçoit un numéro de la séquence du nouveau journal) ou Changer de période (la date est ramenée dans la période cible, le verrou du journal est vérifié). Une pièce en erreur n'arrête pas le lot : elle est listée avec son motif.
8 loyers identiques à passer : vous saisissez le premier, Dupliquer ×7, puis ajustez les dates par lot — et Valider le tout en une fois.
Comment retenir un scénario de simulation comme budget officiel ?
Écritures ▸ Simulations : créez vos scénarios (optimiste, réaliste, pessimiste) dans un journal SIM — ils n'affectent jamais la comptabilité réelle. L'onglet Budget officiel permet de valider le scénario retenu : il porte alors le badge ★ Budget officiel (un seul par dossier — en choisir un autre retire le badge du précédent) et sert de référence au suivi budget/réel. Ses écritures peuvent ensuite être converties en brouillons réels en un clic.
trois scénarios 2027 ; le comité retient le réaliste : Valider comme budget officiel → badge ★ sur sa carte, puis Convertir pour générer les brouillons de janvier.
« Impossible d'enregistrer mon écriture. »
Dans 9 cas sur 10 : le total débit ≠ total crédit. Le bandeau de contrôle affiche l'écart en bas de la saisie — ajustez la ligne concernée. Autres causes : période clôturée (saisir sur une période ouverte) ou compte inexistant au plan.
3Factures, avoirs & paiements
La comptabilité auxiliaire : émettre les factures clients, gérer les avoirs, enregistrer les paiements et les OD. Chaque flux génère automatiquement son écriture. COMPTABLE_AUX
Comment créer une facture client et son écriture ?
Fiches & Flux ▸ Factures ▸ Créer : choisissez le tiers, les lignes et la TVA ; l'écriture comptable correspondante est générée automatiquement (client, produit, TVA collectée). Vous pouvez dupliquer une facture, l'annuler, ou émettre un avoir (remboursement).
facture de 1 000 000 HT + TVA 18 % à « AGRO Plus » → 411 client débit 1 180 000 / 701 ventes crédit 1 000 000 · 4431 TVA collectée crédit 180 000, générée automatiquement.
autre cas, une facture d'acompte de 30 % : seuls 30 % du montant et de la TVA sont facturés, le solde le sera à la livraison.
Comment enregistrer un paiement et le rattacher à sa facture ?
Fiches & Flux ▸ Paiements ▸ Créer, puis lettrer le paiement avec la facture concernée (rapprochement facture/règlement). Les opérations diverses (OD) se saisissent dans Fiches & Flux ▸ OD.
AGRO Plus règle 1 180 000 par virement SGBCI → 521 banque débit 1 180 000 / 411 client crédit 1 180 000, lettré avec la facture FA-0033 qui passe à « soldée ».
autre cas, un acompte de 400 000 sur une facture de 1 180 000 : le paiement est lettré partiellement, la facture reste ouverte pour 780 000.
Ma facture fournisseur est en dollars : comment est-elle comptabilisée, puis réglée ?
Les formulaires Facture, Avoir, Paiement et OD ont un champ Devise du document : les montants se saisissent dans la devise, le cours à la date se charge automatiquement, l'écriture est passée en monnaie de tenue avec, sur chaque ligne, le montant en devise et le cours (arrondi de conversion absorbé sur la plus grosse ligne, l'écriture reste équilibrée).
| Étape | Cours | Écriture |
|---|---|---|
| Facture FA-FRN-USD01 | 1 USD = 600 | 601 Achats D 6 000 000 / 401 Fournisseur C 6 000 000 (10 000 USD mémorisés sur chaque ligne) |
| Règlement intégral | 1 USD = 610 | 401 D 6 000 000 · 676 Pertes de change D 100 000 / 5211 Banque USD C 6 100 000 — lettrage automatique |
| Variante : acompte de 4 000 USD | 1 USD = 605 | 401 D 2 400 000 · 676 D 20 000 / 521 C 2 420 000 ; la facture reste ouverte pour 6 000 USD (lettrage partiel « acompte »), soldée au règlement suivant |
Un cours en baisse donnerait un gain de change en 776. L'écart réalisé apparaît dans Multi-devises ▸ onglet « Écarts réalisés ».
Les mêmes formulaires portent un bloc Imputation analytique (une section par axe) : la section choisie est posée sur les lignes de charge ou de produit de l'écriture générée (pas sur le tiers ni la TVA). Même chose pour l'OCR et pour les modèles d'écritures récurrentes, qui mémorisent leur imputation.
Lettrez les paiements au fil de l'eau : un compte client bien lettré, c'est une balance âgée juste (chapitre 7) et des relances pertinentes.
4OCR, moteur de règles & formules
Moins de saisie, moins d'erreurs : l'OCR lit les factures et pré-remplit l'écriture ; le moteur de règles (Rule Engine) génère des écritures complètes à partir de formules, et trace chaque génération dans le CoreEventLog. COMPTABLE_GENERAL COMPTA_ADMIN
Puis-je saisir une facture fournisseur à partir d'une photo / d'un PDF ?
Oui. Écritures ▸ OCR facture : importez le PDF ou l'image, l'OCR extrait le fournisseur, la date, le montant HT, la TVA et le total. Le tiers est résolu automatiquement, et l'écriture est pré-remplie — vous validez après contrôle. La consommation OCR se gère via un crédit rechargeable.
photo de la facture CIE de 85 000 : l'OCR lit le fournisseur, la date, le HT 72 034, la TVA 12 966, le TTC 85 000 ; l'écriture d'achat est pré-remplie, vous validez.
autre cas, un fournisseur récurrent : l'OCR reconnaît le format et réutilise l'imputation mémorisée les fois suivantes, vous ne faites que confirmer.
La facture scannée est en euros, et je veux l'imputer sur un projet ?
L'OCR détecte la devise de la facture et la propose dans « Devise de la facture » ; HT, TVA et TTC restent dans cette devise, la contre-valeur est calculée au cours en base à la date. Le bloc Imputation analytique du même écran pose la section (ex. PROJET : P-EXPORT) sur les lignes de charge générées. Exemple : facture de 2 500 EUR au cours 655,957 → 601 D 1 639 893 imputé P-EXPORT / 401 C 1 639 893, 2 500 EUR mémorisés.
facture de 2 500 EUR au cours 655,957 → 601 achats débit 1 639 893 imputé sur le projet P-EXPORT / 401 fournisseur crédit 1 639 893, avec 2 500 EUR mémorisés.
Que se passe-t-il si je scanne deux fois la même facture ?
Le module détecte le doublon : si une pièce OCR du dossier porte déjà le même n° de facture et le même montant TTC, l'enregistrement est refusé et la pièce existante est citée. Dans l'écran OCR, vous pouvez forcer s'il s'agit vraiment d'une autre facture ; sur WhatsApp, la réponse « 🛑 Doublon évité — pièce XXX » est ferme — corrigez le n° dans l'écran OCR si besoin. La garde joue dans les deux sens : une facture déjà saisie au bureau est refusée sur WhatsApp, et inversement.
À savoir aussi : si le dossier impose des axes analytiques obligatoires, l'écriture OCR y est soumise comme la saisie directe — sans l'axe requis sur les lignes 6/7, l'enregistrement est bloqué avec le détail des lignes concernées.
la facture CIE F-2026-042 (885 000) est scannée lundi, puis renvoyée par photo WhatsApp mardi : « Doublon évité — pièce ACH-2026-0412 », aucune 2e écriture.
Comment automatiser des écritures selon des conditions ?
Le moteur de règles (Moteur gestion évènements ▸ Règles) applique des traitements conditionnels, classés par priorité. Chaque règle réagit à un évènement, vérifie des conditions, puis génère une écriture dont les montants sont calculés par des formules (variables M, HT, TVA, TTC). Vous pouvez tester une règle avant de l'activer et suivre son monitoring.
règle « si le fournisseur est le bailleur, imputer en 6221 Loyer » : toute facture de ce bailleur s'impute seule au bon compte, sans intervention.
autre cas, selon le montant : une règle applique un circuit de validation renforcé au-delà de 5 M, et l'imputation standard en dessous.
Un exemple concret de complexité gérée par le Rule Engine ?
Problème pratique. À chaque achat d'immobilisation, il faut passer une écriture en 3 lignes (immobilisation, TVA récupérable, dette fournisseur), ventilée analytiquement entre deux sites, et le tout parfaitement tracé pour l'audit. Fait à la main, c'est répétitif et source d'erreurs.
La règle. Déclencheur : « facture d'immobilisation ». Condition : compte de classe 24 et montant > 1 000 000. Formules appliquées (sur un HT saisi de 5 000 000) :
| Ligne générée | Formule | Montant |
|---|---|---|
| D · 2441 Matériel | HT | 5 000 000 |
| D · 4451 TVA récup. / immo. | TVA = HT × 18% | 900 000 |
| C · 481 Fournisseur d'immo. | TTC = HT + TVA | 5 900 000 |
Et en prime, une ventilation analytique par clé (60% site Abidjan, 40% site Bouaké) et un pointage vers le CoreEventLog (évènement source, horodaté, inviolable). Résultat : une écriture complexe, équilibrée et auditable, générée en un évènement.
Les règles du moteur sont-elles mélangées avec mes modèles d'écritures récurrentes ?
Non — les deux familles sont étanches. Une règle porte un code évènement (FAC_CLI, REG_FRN, ou un code personnalisé) et se déclenche sur un évènement métier ; un modèle récurrent porte un calendrier (mensuel, trimestriel…) et se génère par « Générer les échues ». Le bouton « Générer les échues » n'exécute jamais une règle, et les règles n'apparaissent pas dans la liste des récurrents. L'écran Règles affiche la couverture des 6 types standards (6/6 quand FAC_CLI, FAC_FRN, REG_CLI, REG_FRN, AV_CLI, AV_FRN sont actifs), et la duplication, l'export et l'import JSON conservent fidèlement les modes de calcul de chaque ligne — formules, pourcentages et montants fixes.
vous exportez vos règles du dossier pilote en JSON et les importez dans un nouveau dossier : les formules « si(M>5000000, …) » arrivent intactes, désactivées par défaut, prêtes à tester.
Donnez une priorité claire à vos règles (plus le nombre est petit, plus la règle passe tôt) : en cas de chevauchement, c'est la priorité qui tranche. Et testez toujours une règle sur un cas réel avant de l'activer.
HT/TVA/TTC) génère une écriture complexe, ventilée et tracée au CoreEventLog. Donnez-moi 3 exemples différents de complexité gérée par le Rule Engine.
La complexité prend plusieurs formes : une structure d'écriture, une récurrence dans le temps, ou une condition métier. Trois cas réels :
| Cas | Déclencheur / condition | Formules & particularité | Écriture générée |
|---|---|---|---|
| ① Achat d'immobilisation complexité de structure | Facture classe 24 · HT > 1 000 000 | HT · TVA=HT×18% · TTC=HT+TVA + ventilation analytique 60/40 | D 2441 · D 4451 · C 481 (3 lignes + 2 axes) |
| ② Loyer / abonnement récurrent complexité de récurrence | Échéance mensuelle atteinte (date de prochaine génération) | Montant fixe · génération automatique chaque mois, sans intervention | D 6132 (loyer) · D 4452 (TVA) · C 401 (bailleur) |
| ③ Provision créance douteuse complexité conditionnelle | Créance client > 90 j sur la balance âgée | dépréciation = base HT × taux (50%) — l'OD de provision est proposée | D 6594 (dotation) · C 491 (dépréciation client) |
Bonus — complexité conditionnelle avancée : à l'encaissement d'une facture en devise, une règle peut comparer le cours du jour au cours de facturation et générer soit un gain (C 776), soit une perte (D 676) de change selon le signe de l'écart. Dans tous les cas, chaque écriture générée reste équilibrée, ventilée si besoin, et tracée au CoreEventLog.
5Grand livre & lettrage
Le grand livre retrace tous les mouvements par compte ; le lettrage rapproche les factures et leurs règlements pour solder les comptes de tiers. COMPTABLE_GENERAL
Où consulter les mouvements d'un compte ?
Grand Livre ▸ Grand livre : filtrez par compte, période, journal. Export Excel et FEC disponibles. C'est la vue de référence pour justifier un solde.
compte 401-KONÉ : vous voyez tous ses mouvements avec le solde progressif, de la facture FA-0012 jusqu'à son règlement.
Comment solder les comptes clients/fournisseurs (lettrage) ?
Grand Livre ▸ Lettrage : le lettrage automatique rapproche factures et paiements de même montant ; le lettrage manuel gère les cas partiels ou multiples. On peut traiter un lettrage partiel, constater un écart (petit différentiel) et délettrer si erreur.
une facture de 500 000 et son règlement de 500 000 sur le compte 411-KONÉ : vous les cochez, le lettrage « A » les apparie, le solde lettré tombe à 0.
autre cas, un règlement de 1 500 000 qui couvre trois factures (500 000 + 600 000 + 400 000) : le lettrage les apparie toutes en une fois.
L'IA peut-elle lettrer les comptes à ma place ?
Problème. Lettrer manuellement des dizaines de factures et de règlements est long et fastidieux.
Solution — lettrage auto IA. Le microservice « Lettrage auto » rapproche les factures et leurs règlements (montant, tiers, référence) et propose un lettrage que vous validez en bloc. Les cas sûrs sont lettrés, les cas douteux restent signalés pour décision. Vous gardez une balance âgée juste sans y passer la journée.
42 règlements du mois rapprochés automatiquement de leurs factures ; seuls 3 cas douteux (règlement partiel) restent à décider.
« Un client a payé mais son compte n'est pas soldé. »
Le paiement n'est pas lettré avec la facture. Lancez le lettrage automatique ; s'il reste non rapproché (montant différent, acompte), faites un lettrage manuel ou partiel, et traitez l'éventuel écart.
6Rapprochement bancaire
Confronter le relevé de la banque aux écritures du compte banque, pour justifier le solde et détecter les écarts. COMPTABLE_GENERAL
Comment rapprocher mon relevé bancaire ?
Grand Livre ▸ Rapprochement bancaire : importez le relevé (upload), lancez le rapprochement automatique (les lignes identiques se pointent seules), puis pointez manuellement le reste. Des règles peuvent être appliquées pour les opérations récurrentes. L'écart résiduel est isolé, et on peut dérapprocher en cas d'erreur.
relevé SGBCI de 120 lignes importé : 110 lignes pointées automatiquement, 10 écarts (frais bancaires non encore saisis) à traiter, puis rapprochement validé.
autre cas, un chèque émis non encore débité par la banque : il reste en rapprochement « en suspens » jusqu'à son encaissement.
L'IA peut-elle pré-rapprocher mon relevé bancaire ?
Problème. Pointer un relevé ligne à ligne contre les écritures de banque prend un temps considérable chaque mois.
Solution — rapprochement bancaire IA. Le microservice apparie automatiquement la plupart des lignes du relevé avec les écritures (date, montant, libellé) ; il ne vous reste que les écarts à traiter. Le rapprochement final, lui, reste validé par vous.
90 % des lignes du relevé appariées par l'IA (date + montant + libellé) ; il ne vous reste que 12 lignes à vérifier.
Rapprochez chaque mois dès réception du relevé : un rapprochement à jour est la meilleure défense contre les oublis d'écriture et les fraudes sur les comptes bancaires.
7Balances & relances
La balance générale fait le point sur tous les comptes ; la balance âgée classe les créances clients par ancienneté et pilote les relances. COMPTABLE_GENERAL COMPTABLE_AUX DAF
Comment savoir quels clients me doivent de l'argent, et depuis quand ?
Grand Livre ▸ Balance âgée : les créances sont réparties par tranches (non échu, 0-30j, 30-60j, 60-90j, +90j). Vous pouvez générer une provision pour les créances douteuses (OD automatique) et lancer une circularisation (confirmation de soldes).
la balance âgée affiche AGRO Plus 1 180 000 à 34 jours et Ets KONÉ 8 100 000 à 97 jours (en rouge, au-delà de 90 jours).
autre usage, côté fournisseurs : la balance âgée des 401 montre ce que vous devez et les échéances à venir, pour planifier la trésorerie.
Comment relancer les clients en retard ?
Grand Livre ▸ Relances : le module propose les clients à relancer selon l'ancienneté, génère les lettres, envoie les relances (avec escalade par niveaux), enregistre une promesse de paiement ou bloque un client. Les relances peuvent partir par e-mail — et le canal WhatsApp est disponible (chapitre 16).
relance de niveau 2 envoyée à Ets KONÉ pour la facture FA-0012 (97 jours) : lettre au logo de la société, envoi tracé.
« La balance générale n'est pas équilibrée en fin de mois. »
Un déséquilibre vient toujours d'une écriture passée hors équilibre par import, ou d'une période mal bornée. La saisie manuelle, elle, est bloquée si déséquilibrée (chapitre 2). Vérifiez l'historique des imports et annulez le lot suspect, puis régénérez la balance.
8Multi-devises
Opérations en USD, EUR ou autre devise : cours à la date, saisie dans la devise sur tous les écrans, écarts de change réalisés au règlement, écarts latents réévalués à la clôture, états filtrables par devise — selon SYSCOHADA révisé. COMPTABLE_GENERAL CHEF_COMPTABLE
Par où commencer : les cours et les comptes tenus en devise
- Cours — Multi-devises ▸ Cours : un cours par devise et par date (1 USD = 600 au 01/01, 610 au 01/02…). Les cours sont partagés avec le référentiel du groupe (table des taux de change) ; les formulaires chargent automatiquement le dernier cours connu à la date du document.
- Comptes tenus en devise — dans le Plan comptable, donnez une devise aux comptes de banque et de tiers concernés (5211 « Banque USD », 4011 « Fournisseurs USD »). La saisie refuse ensuite une ligne dans une autre devise sur ces comptes.
- Saisie — tous les points d'entrée acceptent une devise : saisie manuelle, factures, avoirs, paiements, OD du moteur de règles, OCR, import d'écritures (colonnes devise / montant_devise / taux), modèles récurrents. Chaque ligne conserve le montant en devise et le cours.
vous déclarez 5211 « Banque USD » et 4011 « Fournisseur USD » en devise USD ; dès lors, une facture de ce fournisseur ne se saisit qu'en dollars, et sa contre-valeur suit le cours.
Que se passe-t-il au règlement d'une facture en devise ?
Le règlement est converti au cours du jour du règlement ; la différence avec la contre-valeur de la facture est constatée automatiquement en 676 Pertes de change ou 776 Gains de change, et le règlement est lettré avec la facture. Un règlement partiel ouvre un lettrage d'acompte : la facture reste ouverte pour le reste en devise. Exemple complet au chapitre 3.
facture de 10 000 USD comptabilisée au cours 600 (6 000 000), réglée au cours 610 : perte de change de 100 000 constatée en 676, et facture lettrée.
autre cas, le dollar baisse : facture 10 000 USD au cours 610 réglée au cours 600 → gain de change de 100 000 constaté en 776.
Comment réévaluer les soldes en devise à la clôture ?
Multi-devises ▸ Réévaluation liste les postes monétaires en devise (banques, clients, fournisseurs, emprunts — jamais les stocks ni les immobilisations) avec leur solde en devise, la contre-valeur comptabilisée et la contre-valeur au cours de clôture. Le bouton génère l'OD de réévaluation :
| Poste | Solde | Comptabilisé | Au cours de clôture | Écart | Écriture |
|---|---|---|---|---|---|
| 5211 Banque USD | +8 000 USD | 4 880 000 | 4 960 000 | +80 000 | 5211 D 80 000 / 479 Écart de conversion passif C 80 000 (gain latent, non imposable) |
| 4011 Fournisseur USD | −6 000 USD | 3 660 000 | 3 720 000 | −60 000 | 478 Écart de conversion actif D 60 000 / 4011 C 60 000, puis 6971 Dotation D 60 000 / 194 Provision pour pertes de change C 60 000 |
Les écarts latents et la provision sont provisoires : le bouton « Contre-passer à l'ouverture » les extourne au 1er jour de l'exercice suivant, et le règlement réel constatera l'écart définitif en 676 / 776.
Le contrôle de clôture G3-9 vérifie que tous les soldes en devise ont été réévalués au cours de clôture ; la note annexe « Devises » des états financiers reprend cours, postes et écarts.
Où voir mes soldes en devise d'origine ?
Le grand livre, la balance générale et la balance âgée ont un filtre Devise : les colonnes montrent alors les mouvements et soldes en devise à côté de la contre-valeur. Les libellés de montants de tout le module affichent la devise de tenue du dossier (XOF, XAF, EUR…), définie dans le paramétrage de la société.
le grand livre filtré sur USD du compte 5211 affiche un solde de 8 000 USD à côté de sa contre-valeur 4 880 000.
Un achat à l'import payé en plusieurs fois : comment sont gérés les écarts de change ?
Problème. Une facture fournisseur en devise réglée en deux fois à des cours différents : chaque paiement dégage son propre écart de change, et la facture ne doit se solder qu'une fois tout payé.
Solution. À chaque règlement, le module convertit le montant payé au cours du jour, compare à la quote-part de dette d'origine, et constate l'écart réalisé (676 perte / 776 gain). Le lettrage d'acompte garde la facture ouverte pour le reste, en devise.
| Étape | Devise · cours | Écriture (contre-valeur) |
|---|---|---|
| Facture FA-IMP-USD01 | 20 000 USD · 600 | 601 Achats D 12 000 000 / 4011 Fournisseur USD C 12 000 000 |
| Acompte 1 (8 000 USD) | 8 000 USD · 610 | 4011 D 4 800 000 · 676 Perte de change D 80 000 / 5211 Banque USD C 4 880 000 — lettrage partiel « acompte », reste dû 12 000 USD |
| Solde (12 000 USD) | 12 000 USD · 605 | 4011 D 7 200 000 · 676 Perte de change D 60 000 / 5211 Banque USD C 7 260 000 — lettrage final, facture soldée |
Le fournisseur a bien reçu 20 000 USD ; en monnaie de tenue, le décaissement total est 12 140 000 pour une dette initiale de 12 000 000, soit 140 000 de perte de change (80 000 + 60 000) passée en 676.
Si le dollar avait baissé, l'écart serait un gain en 776. Chaque écart réalisé figure dans Multi-devises ▸ « Écarts réalisés », rattaché à sa facture.
Comment tenir un compte bancaire en devise (banque USD) ?
Problème. Un compte bancaire ouvert en dollars reçoit et paie en dollars ; il ne faut pas y mélanger de la monnaie locale, et son solde doit se lire aussi bien en USD qu'en contre-valeur.
- Déclarer le compte en devise — dans le Plan comptable, donnez la devise USD au compte 5211 « Banque USD ». La saisie refusera alors toute ligne qui n'est pas en USD sur ce compte.
- Alimenter le compte — un virement depuis la banque locale (achat de devises) : les deux comptes bougent chacun dans sa devise, à la contre-valeur du cours du jour.
- Payer les fournisseurs en USD depuis 5211 : les règlements dégagent leurs écarts de change comme ci-dessus.
- Contrôler — le Grand livre et la Balance filtrés sur Devise = USD affichent le solde en dollars à côté de sa contre-valeur en monnaie de tenue.
- Clôture — le solde en USD est réévalué au cours de clôture (écart latent 478 / 479), comme tout poste monétaire.
Pour le client — le compte en devise est tenu nativement, sans conversions manuelles dans un tableur : le solde en USD est toujours juste, la contre-valeur suit les cours.
un paiement de 5 000 USD depuis 5211 au cours 610 sort 3 050 000 en contre-valeur ; le solde du compte reste suivi en dollars.
Comment saisir et mettre à jour les cours de change ?
Multi-devises ▸ Cours : un cours par devise et par date (1 USD = 600 au 01/01, 610 au 01/02…). Les formulaires chargent automatiquement le dernier cours connu à la date du document, modifiable au cas par cas. Les cours sont partagés avec le référentiel des taux de change du dossier, donc une seule mise à jour sert à toute la comptabilité.
Astuce — saisissez le cours de clôture le 31/12 avant de lancer la réévaluation : c'est lui qui sert à valoriser tous les soldes en devise.
1 USD = 600 saisi au 01/01, mis à jour à 610 au 01/02 ; une facture datée du 15/02 charge automatiquement le cours 610.
Écarts réalisés (676 / 776) sur opérations dénouées, écarts latents (478 / 479) et provision pour pertes de change (194) sur soldes ouverts à la clôture : c'est le traitement SYSCOHADA révisé, produit par des OD dédiées, tracées et contre-passables.
9Fiscalité
Les obligations fiscales : déclaration de TVA, réintégrations, déficits reportables, liasse fiscale et fichier des écritures comptables (FEC) pour le contrôle. COMPTABLE_FISCAL
Comment préparer la déclaration de TVA du mois ?
Fiscalité ▸ Déclaration TVA → Calculer : la TVA collectée et déductible est agrégée depuis les écritures, le net à payer (ou crédit) est déterminé. Export PDF/Excel, et envoi de la déclaration. Le calendrier rappelle l'échéance.
TVA collectée 180 000 (ventes) − TVA déductible 120 000 (achats) = 60 000 à payer ; l'état reprend les comptes 443 et 445.
autre cas, un mois d'investissement : TVA déductible 250 000 > TVA collectée 180 000 → crédit de TVA de 70 000 reporté sur le mois suivant.
Comment produire la liasse fiscale et le FEC ?
La liasse fiscale (Fiscalité ▸ Liasse fiscale) se génère, s'exporte (Excel/CSV) et s'archive. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) s'exporte depuis Fiscalité ▸ Export FEC avec vérification de conformité et correction des doublons — c'est le fichier exigé en cas de contrôle fiscal. Les réintégrations et déficits reportables ont leurs écrans dédiés.
le FEC est généré, la vérification signale 0 anomalie de format, et l'export conforme est prêt à transmettre à la DGI.
Lancez la vérification FEC avant toute transmission à l'administration : elle signale les anomalies de format et les doublons qui feraient rejeter le fichier.
10Clôture & affectation du résultat
Arrêter les comptes d'une période : contrôles, verrouillage, puis, en fin d'exercice, détermination et affectation du résultat. La clôture rend les comptes définitifs. CHEF_COMPTABLE DAF
Comment clôturer une période ou un exercice ?
Clôture ▸ Workflow de clôture déroule les étapes de contrôle (brouillard vidé, rapprochements faits, balance équilibrée), puis exécute la clôture. Une réouverture reste possible tant que la clôture n'est pas définitive. Le verrou empêche toute saisie sur la période fermée.
à la clôture de janvier, les journaux de janvier sont verrouillés (plus d'écriture antérieure possible) ; avant la clôture annuelle, les 13 portes de contrôle doivent être vertes.
autre cas, la clôture annuelle : une fois l'exercice clos, les à-nouveaux de l'exercice suivant sont générés automatiquement et le bilan d'ouverture est contrôlé contre la clôture.
Comment affecter le résultat en fin d'exercice ?
Clôture ▸ Affectation du résultat : le résultat net est déterminé, puis affecté (réserves, report à nouveau, dividendes) ; l'écriture d'affectation est générée. Export PDF/Excel pour le dossier d'AG.
résultat net 15 000 000 : 5 % en réserve légale (750 000), 10 000 000 de dividendes, le reste en report à nouveau ; l'écriture d'affectation est générée automatiquement.
« Le workflow de clôture refuse de passer à l'étape suivante. »
Une étape de contrôle n'est pas verte. Le workflow liste précisément le bloquant (écritures au brouillard, relevé non rapproché, balance déséquilibrée) — traitez-le, puis relancez. C'est un garde-fou : il évite de clôturer sur des comptes incomplets.
Bilan d'ouverture : l'intangibilité vérifiée
Le bilan d'ouverture de N doit être strictement identique au bilan de clôture de N-1 (SYSCOHADA, art. 34). EASY-IA le vérifie à partir des écritures du journal des à-nouveaux : l'état présente, poste par poste puis compte par compte, la clôture N-1, l'ouverture N et l'écart, avec dix contrôles. Cinq sont bloquants : à-nouveaux présents lorsqu'un exercice antérieur a été tenu, validés, équilibrés, sans compte de gestion (classes 6-7-8), et concordance avec la clôture précédente. Les autres sont indicatifs : pièce unique datée du premier jour, comptes d'attente 475 soldés, aucune écriture antérieure aux à-nouveaux, clôture N-1 définitive.
Le verdict est repris à trois endroits : en bandeau sur les états financiers et multi-normes, dans la porte G1 du pipeline de clôture (contrôle « Bilan d'ouverture conforme », bloquant) et dans la liste des tâches non bouclées des états provisoires. Pour un premier exercice ou une reprise de dossier, aucun exercice antérieur n'est disponible : seuls les contrôles internes s'appliquent et la validation de la direction financière tient lieu de rapprochement. Le journal des à-nouveaux est créé automatiquement à la création d'un exercice s'il manque, pour que la génération des reports à la clôture n'échoue jamais en silence. Si l'exercice précédent a bougé après la génération, le bouton « Régénérer les à-nouveaux » de l'état contrepasse la pièce active (piste d'audit conservée) et en recrée une depuis la balance de clôture, résultat compris.
Le même rapprochement existe par norme : l'onglet « Ouverture & clôture » des états multi-normes présente, sur la structure de bilan IFRS, PCG ou US GAAP, la clôture N-1 transposée face aux à-nouveaux de N (écart d'ouverture, reprise comptable hors retraitements), puis le bilan de clôture présenté N-1 face à N avec la variation de l'exercice, retraitements validés inclus et mention provisoire ou définitif.
↑ Sommaire11États financiers SYSCOHADA
La restitution normalisée : bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie (TFT) et annexes, au format SYSCOHADA révisé — plus les états de gestion. DAF ANALYSTE_FINANCIER
Comment produire le bilan et le compte de résultat ?
Reporting ▸ États financiers : le bilan, le compte de résultat, le TFT et les annexes sont générés au format SYSCOHADA révisé à partir du grand livre. Export PDF/Excel. Le hub reporting centralise la production de la liasse complète.
Besoin des mêmes états en IFRS, PCG ou US GAAP ? Voir le chapitre 12 (États multi-normes) : aucune ressaisie, transposition et retraitements par norme.
bilan au 31/12 équilibré (total actif = total passif) et compte de résultat avec le résultat net, édités en un clic, exportables en PDF.
autre usage : la comparaison avec N-1 affiche l'évolution de chaque poste, utile pour commenter les variations en réunion.
Et les états de gestion internes (SIG, ratios) ?
Reporting ▸ États de gestion fournit les soldes intermédiaires de gestion et les états d'analyse. Combinés aux axes analytiques (chapitre 15), ils donnent la lecture par activité / centre de coûts.
les SIG déroulent marge commerciale, valeur ajoutée, EBE puis résultat d'exploitation ; les ratios affichent par exemple un DSO de 52 jours et une marge nette de 12 %.
12États multi-normes : IFRS, PCG, US GAAP sans ressaisie
Les mêmes écritures SYSCOHADA, présentées en IFRS, en PCG France ou en US GAAP — pour une maison-mère, un bailleur, un investisseur ou un auditeur — sans deuxième comptabilité. Transposition des comptes, retraitements propres à chaque norme, états et tableau de flux qui bouclent, avec le pont de résultat qui explique chaque écart. DAF CHEF_COMPTABLE ANALYSTE_FINANCIER
Comment ça marche, en trois temps ?
Reporting ▸ États multi-normes. La page affiche le pipeline en tête d'écran :
| Étape | Ce qui se passe | Où intervenir |
|---|---|---|
| 1 · Écritures SYSCOHADA | Les écritures validées du plan principal, telles quelles — rien n'est ressaisi ni modifié. | Saisie habituelle (chapitre 2) |
| 2 · Transposition | Chaque compte SYSCOHADA est mappé vers un compte du plan cible (IFRS, PCG ou US GAAP), avec pourcentage possible. L'activation d'une norme crée le plan cible depuis le référentiel standard et génère les correspondances automatiquement grâce à des tables de passage (ex. SYSCOHADA 601 « achats de marchandises » → PCG 607, 57 « caisse » → 53, 691 « dotations aux provisions » → 6815 : la correspondance par simple numéro produirait des faux amis). | Plan comptable ▸ Mapping |
| 3 · Retraitements | Les différences de fond entre normes se saisissent comme des écritures extra-comptables équilibrées sur le plan cible, choisies dans un catalogue de composants : IFRS 16 locations, IAS 19 avantages du personnel, IAS 12 impôts différés, IAS 36, IAS 38, IFRS 15, crédit-bail et provisions réglementées PCG, ASC 842 / 740 / 606… Seuls les retraitements validés (avec justification) entrent dans les états. | Onglet Retraitements |
| 4 · États | Bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie évalués sur la balance transposée et retraitée, selon la structure de la norme (IAS 1, ANC 2014-03, ASC 210 / 220 / 230). | Onglets Bilan · Compte de résultat · Flux |
La comptabilité principale n'est jamais touchée : un retraitement IFRS n'existe que dans la présentation IFRS.
Comment activer une norme et vérifier la qualité du mapping ?
Choisissez la pastille de la norme puis cliquez Activer la norme : le plan cible est créé (et complété à chaque fois que le référentiel s'enrichit), les correspondances sont générées. Les règles de cohérence s'appliquent aussi au bouton Générer mapping IA de l'écran Plan comptable : même type de compte obligatoire (actif, passif, charge, produit, capitaux) et, entre SYSCOHADA et PCG, au moins deux chiffres en commun hors table de passage — plus jamais de correspondance « de classe » (661 → 607).
Trois contrôles sont permanents : la couverture du mapping (part des comptes et des montants transposés — l'onglet Couverture liste les comptes sans correspondance et ceux qu'aucun poste de la structure ne reprend), l'équilibre de la balance transposée, et Actif = Passif. Un compte oublié apparaît immédiatement, il ne « disparaît » pas dans un net.
Pour un dossier dont les correspondances ont été créées avec un ancien générateur, l'administrateur dispose de manage.py compta_mapping_assainir --tenant CODE --toutes [--simuler] : retire les correspondances incohérentes, régénère, affiche la couverture.
à l'activation d'IFRS, le plan IFRS est créé et les correspondances générées ; l'onglet Couverture montre 98 % des montants transposés et liste les 3 comptes encore à mapper.
autre cas, le PCG français pour un bailleur : l'activation crée le plan PCG et transpose les comptes SYSCOHADA (601 achats → 607), sans seconde comptabilité.
Comment saisir un retraitement, par exemple un contrat de location IFRS 16 ?
Bouton + Retraitement → 1 · Composant : choisissez « Contrat de location — droit d'utilisation et dette (IFRS 16 §22-28) » ; libellé, référence de norme et comptes suggérés (droit d'utilisation 2300 / dette de location 5330, dans la numérotation du plan IFRS) se pré-remplissent. 2 · Écriture : montant, date d'effet dans l'exercice, comptes débit / crédit cherchables, aperçu de l'effet sur le résultat avant enregistrement. 3 · Justification : contrat, hypothèses, calcul — obligatoire pour valider (piste d'audit, chapitre 14).
Cycle de vie : brouillon → validé → annulé (un retraitement validé s'annule, il ne se supprime pas ; toute modification le repasse en brouillon). Les retraitements récurrents se reconduisent d'un exercice à l'autre en un clic (« Reconduire N-1 »).
contrat de location IFRS 16 : droit d'utilisation 2300 débit 30 000 000 / dette de location 5330 crédit 30 000 000, saisi en extra-comptable, visible seulement dans la présentation IFRS.
autre cas, les engagements de retraite IAS 19 : une provision est constatée en IFRS alors que SYSCOHADA ne l'exige pas, saisie en extra-comptable.
Comment expliquer à l'auditeur l'écart entre le résultat SYSCOHADA et le résultat IFRS ?
L'onglet Pont de résultat part du résultat du plan principal, ajoute l'effet de transposition (comptes de gestion non ou partiellement mappés — il doit tendre vers zéro) puis chaque retraitement validé avec sa référence de norme, jusqu'au résultat présenté. L'export Excel reprend bilan, compte de résultat, flux, pont, retraitements, balance transposée, couverture et cessions : c'est le dossier de révision.
le pont de résultat part de −10,6 M SYSCOHADA → 0 de transposition → −1,2 M IFRS 16 → −12,5 M IAS 19 → résultat IFRS, chaque ligne portant sa référence de norme.
Le tableau des flux de trésorerie IFRS / US GAAP boucle-t-il vraiment ?
Oui, à la décimale. Il est construit en méthode indirecte (IAS 7 §18b / ASC 230) sur les mouvements de l'exercice hors à-nouveaux : résultat net, éléments sans effet de trésorerie, variations du besoin en fonds de roulement, investissement, financement (IFRS 16 / ASC 842 compris). Chaque compte de bilan alimente une seule rubrique, les découverts sont traités en trésorerie (IAS 7 §8) : la ligne Contrôle (A + B + C) − variation de trésorerie affiche 0 — en rouge sinon.
Les cessions d'immobilisations sont tracées dans les écritures (comptes 81x / 82x, journal IMMO) et présentées au prix de cession en investissement (IAS 7 §16b), la plus ou moins-value étant neutralisée en exploitation ; les cessions saisies dans le module Immobilisations sans écriture sont signalées. Depuis l'écran Immobilisations ▸ Cession, la sortie d'un actif génère et valide directement l'écriture (reprise des amortissements, VNC en 81x, prix en 485 / 82x).
la variation de trésorerie du tableau de flux égale, à la décimale, la variation des comptes de classe 5 au bilan entre l'ouverture et la clôture.
Le bailleur français demande les SIG et le tableau de variation des capitaux propres ?
Deux onglets supplémentaires de la page : SIG (en norme PCG) enchaîne marge commerciale → production de l'exercice → valeur ajoutée → EBE → résultat d'exploitation → résultat courant → résultat exceptionnel → résultat net, à partir de la balance transposée et retraitée. Capitaux propres (IFRS et US GAAP) présente la variation entre ouverture et clôture par composante : capital, primes, réserves, résultat, dividendes, autres éléments du résultat global ; le total de clôture est contrôlé contre le bilan de la même norme.
Ventes de marchandises 268,3 M − coût d'achat des marchandises vendues 162,9 M = marge commerciale 105,4 M ; + production vendue, − consommations en provenance de tiers → valeur ajoutée ; − impôts et taxes, − charges de personnel → EBE. Chaque ligne cite les comptes PCG qui la composent, ce qui répond à la question « d'où vient ce chiffre ? » sans ressaisie.
Le même moteur alimente l'outil public « États multi-normes » du site (Outils ▸ États multi-normes) : un prospect y charge une balance SYSCOHADA et obtient bilan, compte de résultat, flux, SIG et capitaux propres en IFRS, PCG ou US GAAP — utile pour une démonstration avant toute mise en place.
13Intelligence : NLQ, IA & WhatsApp
Interroger sa comptabilité en langage courant, obtenir une analyse automatique, se comparer à son secteur, et même répondre depuis WhatsApp — le tout tracé et pilotable. Chaque fonction ci-dessous résout un problème concret. ANALYSTE_FINANCIER DAF
Les 9 microservices IA
Quelles tâches l'IA prend-elle en charge, et qui garde la main ?
Problème. L'« IA » dans un logiciel reste souvent une promesse floue. Ici, elle se décline en neuf services précis, chacun sur une tâche comptable réelle, et toujours sous contrôle humain.
| Microservice | Ce qu'il fait | Exemple concret |
|---|---|---|
| OCR facture | Lit une facture PDF ou photo et pré-remplit l'écriture | Photo de la facture SGBCI → achat + TVA déductible + fournisseur prêts à valider |
| Détection d'anomalie | Repère les écritures douteuses ou atypiques | Doublon de facture, montant inhabituel sur un compte de charges |
| NLQ | Répond à une question posée en français | « factures impayées > 30 j ? » → 6 factures · 8,1 M |
| Prédiction | Projette un indicateur à venir | Solde de trésorerie probable en fin de mois |
| Lettrage auto | Rapproche factures et règlements | 42 règlements lettrés d'un coup, le reste proposé |
| Rapprochement bancaire | Pré-apparie le relevé et les écritures | 90 % des lignes du relevé appariées automatiquement |
| Classification document | Reconnaît la nature d'une pièce | Facture, reçu, contrat, relevé — rangé au bon endroit |
| Suggestion d'imputation | Propose le compte de charge / produit | Apprend de vos choix passés pour un fournisseur donné |
| Analyse des états | Interprète le bilan et le résultat en fin d'exercice | Commentaire + recommandations prêts pour le conseil |
Trois principes valent pour les neuf : chaque tâche porte un score de confiance, reste soumise à validation humaine (l'IA propose, le comptable décide), et est journalisée (type, modèle utilisé, durée, retour de l'utilisateur).
Pour le client — une IA utile et vérifiable, pas une boîte noire : chaque suggestion est tracée et validée par un humain.
Où partent mes données ? Puis-je faire tourner l'IA sans cloud ?
Problème. Confier ses comptes à une IA inquiète : où vont les chiffres, et peut-on rester maître de ses données ?
Solution — une IA configurée par dossier, chiffrée et anonymisée. Le paramétrage se fait dans Administration ▸ Intelligence artificielle, propre à chaque dossier. Vous choisissez votre fournisseur — Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), DeepSeek, Google Gemini, tout service OpenAI-compatible (Mistral, Groq…), ou un modèle local Ollama qui tourne dans vos murs. La clé API est chiffrée au repos (jamais réaffichée) et sert de source unique à toutes les fonctions IA du dossier : OCR (structuration), notes annexes, NLQ, analyse des états, et les synthèses des autres modules.
Anonymisation systématique. Avant tout envoi, EASY-IA masque les éléments identifiants (raison sociale, RCCM, NIF) et les données personnelles (e-mails, téléphones, IBAN) — seuls les agrégats chiffrés partent. Et si aucune IA n'est configurée, chaque fonction retombe sur ses calculs déterministes : rien n'est envoyé, aucune clé mutualisée n'est utilisée.
Trois niveaux de repli pour les analyses. Pour les commentaires et recommandations (Business Intelligence, analyses des tableaux de bord, revue financière), EASY-IA enchaîne automatiquement, sans intervention : (1) l'IA externe du dossier si elle est configurée ; (2) sinon un modèle IA local installé sur le serveur par l'hébergeur (Ollama — le texte ne quitte pas l'infrastructure) ; (3) sinon une interprétation déterministe par règles, toujours disponible. Chaque niveau est non bloquant : si l'un est indisponible ou trop lent, le suivant prend le relais, et l'écran indique toujours la source utilisée.
L'option locale (Ollama) répond aux exigences de confidentialité des groupes publics, bancaires ou sensibles : l'analyse IA fonctionne sans appel externe. Elle sert aussi de repli commun — un dossier sans clé externe profite quand même d'une analyse rédigée, générée sur le serveur. Peu d'ERP du marché OHADA offrent ce choix.
l'admin saisit une seule clé Claude dans Administration ▸ Intelligence artificielle : l'OCR, le NLQ et les analyses du dossier l'utilisent, en anonymisé.
pour un groupe bancaire sensible, le dossier choisit le modèle local Ollama : l'analyse IA fonctionne sans aucun appel externe, les données ne quittent pas le serveur.
un dossier sans clé externe : si l'hébergeur a installé un modèle local, l'analyse « ✨ Interpréter » du BI est rédigée par ce modèle (étiquette « Analyse IA (locale) ») ; sinon elle retombe sur les règles.
Requêtes en langage naturel (NLQ)
Je veux une réponse chiffrée sans construire de requête ni d'état. Comment faire ?
Problème. Le DAF demande « les factures impayées de plus de 30 jours » en réunion — personne ne veut ouvrir un tableur et filtrer.
Solution — NLQ. Tapez la question en français. Le moteur NLQ la comprend via deux voies : un moteur à motifs (rapide, déterministe) et, en secours, un routeur IA. Exemples réellement reconnus :
- « factures impayées > 30j »
- « mouvements SGBCI en juin »
- « flux Orange Money cette semaine »
- « encours par tiers » · « recettes caisse Abidjan »
La réponse est chiffrée, avec un lien direct vers l'écran détaillé.
vous tapez « factures impayées > 30j » → 6 factures, 8 100 000, avec un lien direct vers le détail.
autre question : « mouvements SGBCI en juin » renvoie la liste des opérations de la banque sur le mois, avec le total.
Assistant IA comptable
Puis-je dialoguer avec un assistant qui connaît mes comptes ?
Problème. Comprendre « pourquoi la trésorerie a baissé ce mois-ci » demande de croiser plusieurs écrans.
Solution — Assistant IA. Intelligence IA ▸ Assistant IA est une conversation : il répond, explique et enchaîne les questions (« et par rapport à janvier ? »), en s'appuyant sur vos données et le moteur NLQ. Idéal pour explorer sans savoir où cliquer.
« pourquoi la trésorerie a-t-elle baissé en juin ? » → l'assistant croise les écrans et répond, puis « et en juillet ? » enchaîne en gardant le contexte.
Votre comptable sur WhatsApp
Le dirigeant veut un chiffre le dimanche, sans ouvrir l'ERP. Possible ?
Problème. Le gérant est en déplacement et veut un chiffre tout de suite, depuis son téléphone, sans ouvrir l'ERP.
Solution — WhatsApp. Un numéro WhatsApp autorisé (lié dans Intelligence IA ▸ Questions WhatsApp) interroge le moteur NLQ du dossier par message. Et la question peut être de complexité croissante — 3 exemples :
- Solde en temps réel — « trésorerie ? » → 128,4 M (SGBCI 96,2 · Orange Money 20,1 · Caisse 12,1).
- Requête filtrée + agrégée — « impayés > 30j ? » → 6 factures · 8,1 M, avec lien vers le détail.
- Ratio + benchmark sectoriel — « marge nette vs secteur ? » → 12 % · médiane secteur 9 % → top quartile.
C'est votre comptabilité au bout du pouce — du chiffre brut à l'analyse comparée, sur un canal naturel en Afrique de l'Ouest.
le gérant, en déplacement, écrit « trésorerie ? » et reçoit en quelques secondes « 128,4 M FCFA (SGBCI 96,2 · Orange Money 20,1 · Caisse 12,1) ».
Comment paramétrer WhatsApp pour pouvoir l'appairer à EASY-IA Compta ?
Il y a deux niveaux, à ne pas confondre.
1. Côté utilisateur (vous) — rien à paramétrer, 30 secondes. Votre WhatsApp personnel ou professionnel n'a besoin d'aucun réglage particulier. Il suffit, une fois que l'organisation a mis en place son numéro (étape 2) :
- Ouvrez Compta ▸ Intelligence IA ▸ Questions WhatsApp et générez votre code à 6 chiffres (valable 15 min).
- Depuis WhatsApp sur votre téléphone, envoyez LIER 123456 (votre code) au numéro WhatsApp EASY-IA de votre organisation.
- C'est lié — posez votre première question. STOP délie à tout moment.
2. Côté organisation (administrateur, une seule fois) — mettre en place le numéro WhatsApp Business. EASY-IA dialogue via l'API Cloud WhatsApp de Meta. L'administrateur crée (ou réutilise) un numéro WhatsApp Business et renseigne ses identifiants dans Administration ▸ Notifications ▸ Opérateur WhatsApp :
- Disposer d'un compte Meta Business (business.facebook.com) et d'un compte développeur (developers.facebook.com).
- Créer une application Meta avec le cas d'usage WhatsApp : Meta fournit un numéro de test immédiat, ou vous ajoutez/vérifiez votre propre numéro professionnel (⚠ un numéro non déjà associé à un compte WhatsApp grand public).
- Récupérer l'identifiant du numéro (phone_number_id) et générer un jeton d'accès permanent (utilisateur système).
- Saisir phone_number_id + jeton dans Administration ▸ Notifications ▸ Opérateur WhatsApp, et — puisque c'est votre propre app — ouvrir le bloc « App Meta propre au dossier » pour saisir l'App Secret et choisir un verify token. Puis Activer ; le bouton « Tester la connexion » valide le paramétrage.
- Ensuite seulement, déclarer le webhook dans votre console Meta : URL de rappel
https://easyia-erp.com/webhooks/whatsapp/(la même pour tous les dossiers — c'est le phone_number_id du message qui vous identifie, jamais l'URL) avec le verify token saisi à l'étape précédente, puis s'abonner au champ messages (il couvre les textes et les photos de factures). ⚠ L'ordre est impératif : si le verify token n'est pas encore enregistré dans EASY-IA, la vérification Meta échoue. - Pour les messages sortants hors fenêtre de 24 h (ex. demandes d'approbation envoyées à froid), prévoir un modèle de message approuvé (template) dans votre compte WhatsApp Business.
Le propriétaire de l'app Meta. Si votre dossier utilise le numéro de la plateforme EASY-IA (cas standard) : personne chez vous — l'éditeur l'a déclaré une fois pour tous, vous passez directement à l'appairage. Si votre dossier utilise sa propre app Meta (WABA d'entreprise) : c'est vous (ou votre intégrateur), en suivant l'ordre ci-dessus — d'abord App Secret + verify token dans EASY-IA, ensuite la déclaration chez Meta.
- Meta — Démarrer avec l'API Cloud WhatsApp (les 7 étapes : app, numéro, jeton permanent, webhook).
- Meta — Numéros de téléphone professionnels (ajouter / vérifier son numéro).
- Meta — Vue d'ensemble de la plateforme WhatsApp Business.
- WhatsApp — présentation de WhatsApp Business.
- Tutoriels vidéo en français — recherche YouTube « API WhatsApp Business Cloud tutoriel français ».
Alternativement — et c'est le cas le plus simple — votre dossier peut utiliser le numéro WhatsApp Business de la plateforme EASY-IA : toute l'étape 2 (app Meta, webhook, jeton) est déjà faite par l'éditeur, et vous passez directement à l'appairage LIER.
l'admin crée l'app Meta, obtient le phone_number_id et un jeton permanent, les saisit dans « Opérateur WhatsApp » et clique « Tester la connexion » → OK ; chaque collaborateur appaire ensuite son téléphone en 30 secondes avec le code LIER.
côté utilisateur : aucun réglage dans WhatsApp — on envoie simplement « LIER 480913 » au numéro de l'organisation, et la liaison est active.
Puis-je envoyer la photo d'une facture sur WhatsApp pour qu'elle soit comptabilisée ?
Problème. Sur le terrain, la facture arrive en papier : le gérant la met dans sa poche, elle attend des semaines, parfois elle se perd — et la comptabilité court toujours derrière les pièces.
Solution — la facture par photo. Depuis un numéro appairé, envoyez simplement la photo de la facture d'achat (JPG, PNG ou PDF, 8 Mo max) au numéro WhatsApp de l'organisation :
- Le document est lu par le pipeline OCR du dossier (même configuration que Écritures ▸ OCR : IA si configurée et créditée, lecture locale en repli) et archivé comme pièce.
- Si les montants sont cohérents (HT + TVA = TTC) et en devise de tenue, l'écriture est pré-imputée en brouillon — 3 lignes : charge HT, TVA récupérable, fournisseur TTC — avec le tiers reconnu et l'imputation mémorisée de ce fournisseur si elle existe.
- Vous recevez le récapitulatif (fournisseur, montants, n° de pièce, taux de confiance). Répondez VALIDER pour soumettre la pièce au circuit de validation, ou corrigez-la dans Écritures ▸ Brouillard.
Garde-fous. Rien n'est jamais comptabilisé automatiquement : la pièce naît en brouillon et le chef comptable est notifié, exactement comme pour l'OCR web. Facture en devise étrangère, montants incomplets ou période fermée → le document est archivé et vous est signalé, prêt à finaliser dans Écritures ▸ OCR. Et la même facture envoyée deux fois est refusée — « 🛑 Doublon évité — pièce XXX » (voir la question suivante).
le gérant photographie la facture CIE à la station : 10 secondes plus tard, « 📸 Facture lue — TTC 885 000 FCFA, pré-imputée en brouillon, pièce ACH-2026-0412. Répondez VALIDER… » — la pièce est déjà dans le dossier, jamais perdue.
Comment vérifier que mes factures WhatsApp sont bien enregistrées — et éviter les doublons ?
La page dédiée. Écritures ▸ Factures WhatsApp rappelle la procédure pas à pas et affiche en direct les factures reçues par WhatsApp sur le dossier : pièce, n° de facture, fournisseur, TTC, taux de confiance et statut (brouillon, soumise, validée).
Quatre preuves d'enregistrement. 1) La réponse WhatsApp fait foi : « ✅ Pré-imputée en brouillon — pièce XXX » = l'écriture existe (pas de n° de pièce = document seulement archivé dans l'écran OCR) ; 2) le tableau de la page Factures WhatsApp ; 3) Écritures ▸ Brouillard et l'historique OCR ; 4) le chef comptable est notifié à chaque pièce.
Trois garde-fous anti-doublons. Les renvois réseau de Meta sont absorbés (un envoi = un traitement) ; une facture portant un n° et un TTC déjà enregistrés est refusée avec la pièce existante citée (« 🛑 Doublon évité ») — y compris si elle a d'abord été saisie au bureau ; et rien n'étant comptabilisé sans validation, le chef comptable tranche les cas limites au brouillard. Bonnes pratiques : une facture = une photo (PDF pour le multi-pages), attendre le récapitulatif avant de renvoyer, n° de facture lisible.
le gérant renvoie par erreur la même photo : « 🛑 Doublon évité — la facture F-2026-042 est déjà enregistrée (pièce ACH-2026-0412). Aucune nouvelle écriture n'a été créée. »
Peut-on connecter des agents IA externes au dossier (protocole MCP) ?
Oui. EASY-IA ERP parle le Model Context Protocol (MCP), le standard de connexion des agents IA : un orchestrateur d'agents (le vôtre ou celui de votre cabinet) se branche sur https://votre-domaine/mcp/ avec un compte de service — un jeton par agent et par dossier, créé par l'administrateur plateforme, que l'on révoque d'un geste. Le dossier est fixé par le jeton (cloisonnement strict) et chaque appel porte des droits par famille (référentiels, états, questions NLQ, contrôles, écriture).
Ce qu'un agent peut faire. En lecture : plan comptable, journaux, tiers, taux de TVA, balance, grand livre, états SYSCOHADA (bilan, compte de résultat, SIG — par la cascade officielle), questions en français (NLQ), détection d'anomalies, score de fiabilité, vérification de la chaîne d'intégrité. En production : contrôler à blanc puis créer des écritures en brouillon uniquement, joindre la pièce justificative, extraire une facture par l'OCR du dossier, proposer et exécuter des lettrages (pièces validées, solde nul exigé), et soumettre ses propres brouillons au circuit de validation.
Ce qu'aucun agent ne peut faire : valider. Il n'existe aucun outil de validation dans le connecteur — c'est structurel, pas une consigne. Chaque écriture d'agent naît en brouillon, tracée (nom de l'agent, niveau de confiance, identifiant d'opération), repasse par tous les contrôles de la saisie (équilibre, période, verrou, imputabilité, axes analytiques obligatoires, anti-doublon) et attend le circuit humain — brouillard, seuils par journal, approbations WhatsApp. Rejouer deux fois la même opération ne crée pas de doublon (idempotence), et chaque appel est journalisé pour l'audit.
l'agent « écritures » du cabinet lit la facture (OCR), contrôle à blanc, crée le brouillon avec sa pièce jointe et le soumet ; le chef comptable le valide au brouillard — ou répond OK 731204 sur WhatsApp.
Le DG est en déplacement — peut-il approuver une écriture depuis WhatsApp ?
Problème. Le circuit de validation attend une signature, le signataire est à l'aéroport : la pièce bloque, le fournisseur attend.
Solution — les approbations WhatsApp. Quand une facture WhatsApp est soumise au circuit, chaque approbateur habilité dont le numéro est appairé reçoit une demande avec un code à 6 chiffres, valable 48 h :
- OK 123456 → la pièce est validée (l'habilitation du circuit est re-vérifiée au moment de l'action) ;
- NON 123456 motif → la pièce est rejetée avec le motif, et retourne à son auteur ;
- au-delà du seuil de confirmation forte (5 000 000 par défaut), une seconde réponse CONFIRMER 123456 est exigée.
Sécurité. Le code seul ne suffit jamais : il n'est exécutable que depuis le numéro appairé de son approbateur. Dès qu'un approbateur tranche, les demandes des autres sont closes ; une demande expirée ou une pièce déjà traitée reçoivent une réponse claire, sans action.
le DAF soumet la facture par VALIDER ; le DG, en déplacement, reçoit « 🔔 Approbation requise — ACH-2026-0412 — 885 000 FCFA — Répondez OK 731204… », répond OK 731204, et la pièce est validée dans le circuit — sans ouvrir l'ERP.
Analyse IA automatique
Je veux savoir où regarder sans éplucher tous les états. Que propose l'IA ?
Problème. Les états sont justes, mais que faut-il décider ? Le DAF veut des alertes priorisées, pas des tableaux bruts.
Solution — Analyse IA. Intelligence IA ▸ Analyse IA produit une synthèse de recommandations classées par priorité et par catégorie (Rentabilité, Liquidité, Trésorerie, Structure financière, Commercial, Projections, Optimisation), avec contexte sectoriel. Export PDF/Excel pour le CODIR.
l'Analyse IA sort 3 recommandations priorisées : P1 Liquidité (trésorerie à 1,8 mois de charges), P1 Rentabilité (marge −3 points), P2 relancer les créances > 90 j (8,1 M).
autre cas : l'IA remonte une hausse anormale du compte 601 et recommande d'analyser les achats du dernier trimestre.
Vous vs votre secteur
Mes ratios sont-ils bons… ou juste « normaux » ? Comment me situer ?
Problème. Une marge de 12% paraît correcte — mais est-ce bon dans mon secteur ?
Solution — benchmark sectoriel. L'écran « Vous vs votre secteur » compare vos indicateurs à la médiane de votre secteur, sur des benchmarks anonymisés (k-anonymat), et vous situe par quartile. On peut même l'obtenir en NLQ (« vs secteur », « médiane »).
votre marge nette de 12 % comparée à la médiane de 9 % de votre secteur vous situe dans le top quartile.
autre indicateur : un DSO de 52 jours contre 45 pour le secteur signale un recouvrement plus lent que la moyenne, à surveiller.
Pilotage du moteur NLQ
Comment savoir si le NLQ comprend bien les questions des utilisateurs ?
Problème. Si les utilisateurs posent des questions que le moteur ne comprend pas, ils se détournent de l'outil.
Solution — journal NLQ. Chaque question est journalisée (NLQJournal) avec son motif, sa source (moteur à motifs / routeur IA / non comprise) et son statut. Le pilotage affiche le taux de compréhension et la liste des questions non comprises à enrichir — pour améliorer le moteur en continu.
142 questions posées ce mois, 92 % comprises ; « rentabilité chantier Yopougon » n'est pas comprise et apparaît dans la liste à enrichir.
Un rapport qui interprète vos états
Puis-je obtenir un rapport qui explique mes états, pas seulement des chiffres ?
Problème. Le conseil d'administration ne veut pas un bilan brut : il veut savoir ce qu'il raconte et ce qu'il faut faire.
Solution — analyse des états. En fin d'exercice, le microservice « Analyse des états » produit une synthèse rédigée : lecture du bilan et du compte de résultat, points forts et points de vigilance, recommandations classées par priorité. Elle s'exporte en PDF et en Excel, prête pour le CODIR ou le conseil. Intelligence IA ▸ Analyse IA ▸ Synthèse
Pour le client — le conseil reçoit une lecture claire des comptes, pas un paquet de tableaux à déchiffrer.
la synthèse de fin d'exercice écrit « marge en recul de 3 points, trésorerie saine, surveiller le DSO » suivie de recommandations, exportée en PDF pour le conseil.
Anticiper plutôt que constater
L'IA peut-elle repérer une écriture suspecte avant qu'elle ne pose problème ?
Problème. Un doublon de facture ou une saisie à 10 fois le montant habituel ne se voit qu'au contrôle, trop tard.
Solution — détection d'anomalie. Le microservice signale les écritures atypiques : doublons probables, montants hors norme pour un compte, incohérences de TVA. Le chef comptable traite une liste priorisée au lieu de relire tout le journal. Chaque alerte garde son score et se valide ou s'écarte.
l'IA signale une facture fournisseur saisie à 8 500 000 au lieu de 850 000 (dix fois trop) et un doublon probable de la facture FA-0021.
autre cas : une écriture dont la TVA ne correspond pas au taux du produit est signalée pour vérification.
Puis-je anticiper ma trésorerie des prochaines semaines ?
Problème. Décider d'un investissement ou d'un règlement fournisseur sans visibilité sur le solde à venir, c'est naviguer à vue.
Solution — prédiction. À partir des échéances clients et fournisseurs et de l'historique, le microservice projette la trésorerie probable des prochaines semaines et signale les creux. Le DAF arbitre avant que la tension n'arrive.
la projection annonce un creux à −4 M à la mi-mars, avant l'encaissement attendu d'AGRO Plus ; le DAF avance un règlement fournisseur pour lisser.
Vos indicateurs viennent à vous
Recevoir chaque matin ses indicateurs sur WhatsApp, sans rien demander ?
Problème. Le dirigeant veut suivre l'essentiel sans se connecter ni réclamer un rapport.
Solution — digest WhatsApp. Au-delà des questions à la demande (chapitre ci-dessus), le digest envoie automatiquement, à la fréquence choisie, un récapitulatif sur WhatsApp : trésorerie, impayés, ventes du jour. Intelligence IA ▸ Questions WhatsApp ▸ Digest — activable et désactivable par numéro autorisé.
Trois usages complémentaires du canal : question libre (NLQ), digest programmé, et relance client depuis la balance âgée (chapitre Administration).
chaque matin à 7 h, WhatsApp reçoit « Trésorerie 128,4 M · Impayés 8,1 M · Ventes d'hier 2,3 M », sans que personne n'ait rien demandé.
Un benchmark auquel vous contribuez
Comment fonctionne la comparaison sectorielle, et qu'est-ce que j'y gagne ?
Problème. Un benchmark n'a de valeur que s'il repose sur de vraies données comparables, sans exposer les siennes.
Solution — participation anonymisée. Vous choisissez de contribuer vos ratios au benchmark de votre secteur ; en échange, vous accédez aux médianes et quartiles. Les données sont anonymisées (k-anonymat) : aucune entreprise n'est identifiable, et un secteur ne s'affiche que s'il réunit assez de participants. Intelligence IA ▸ Benchmarks ▸ Participation
Pour le client — vous vous situez face à votre secteur sans jamais exposer vos chiffres.
vous contribuez vos ratios (anonymisés) et accédez en retour à la médiane de votre secteur ; un secteur ne s'affiche qu'au-delà de 5 participants.
CoreEvent log
Comment relier une écriture générée automatiquement à ce qui l'a déclenchée ?
Problème. Une OD a été générée par le Rule Engine — l'auditeur veut savoir par quelle règle, à partir de quel évènement.
Solution — CoreEventLog. Chaque écriture générée pointe vers son évènement source dans le CoreEventLog : règle déclenchée, horodatage, et empreinte (hash) chaînée qui en garantit l'intégrité (voir le chapitre 14). La traçabilité est totale, de l'évènement à l'écriture.
l'OD de répartition REPANA-CLE-FG pointe vers l'évènement qui l'a déclenchée : règle utilisée, horodatage et empreinte (hash) chaînée.
Ces fonctions IA/NLQ sont des aides à l'analyse et à la décision ; leur disponibilité et leur finesse dépendent du paramétrage du tenant. La validation comptable reste du ressort du chef comptable / DAF.
14Piste d'audit & inviolabilité
Chaque écriture définitive est journalisée de façon inviolable : le journal des évènements chaîne les enregistrements par empreintes (hash), ce qui rend toute altération détectable. AUDITEUR COMPTA_ADMIN
Comment prouver que les écritures n'ont pas été modifiées après coup ?
Moteur gestion évènements ▸ Journal des évènements : chaque écriture comptabilisée porte une empreinte (hash) calculée sur son contenu — totaux et détail des lignes — et chaînée à l'empreinte précédente de son exercice, dans l'ordre de la séquence FEC. La fonction Vérifier fait un double contrôle : elle recalcule l'empreinte de chaque écriture depuis la base et la compare à l'empreinte stockée (une altération du contenu est détectée, même à totaux constants), puis vérifie le chaînage maillon par maillon, exercice par exercice. La première anomalie est nommée, et les responsables sont notifiés.
Pour un dossier repris d'un autre système, le bouton « Générer les hashes » rattache les écritures comptabilisées antérieures au chaînage de leur exercice — la piste d'audit couvre alors tout l'historique.
un libellé modifié directement en base, totaux inchangés : la vérification recalcule l'empreinte, constate l'écart et désigne la pièce — « Intégrité compromise, première anomalie : ACH-2026-0412 ».
Cette chaîne de hachage est un atout majeur face à un commissaire aux comptes ou à l'administration : elle apporte une garantie technique d'intégrité que peu de solutions du marché offrent nativement.
15Pilotage & analytique
Au-delà de la comptabilité générale, le pilotage par activité : axes analytiques (sans limite de nombre, avec ventilation d'une même ligne en quote-parts entre sections d'un axe), clés de répartition, KPIs et comparaisons — pour une lecture par centre de coûts, projet ou site. ANALYSTE_FINANCIER DAF
Comment analyser mes charges et mes marges par centre de coûts ou par projet ?
Trois briques : les axes et sections (Référentiels ▸ Axes analytiques — ex. axe CENTRE : DIR, COM, PROD, LOG, SUP ; axe PROJET : P-EXPORT, P-RETAIL), l'imputation posée sur chaque ligne de charge ou de produit (à la saisie, sur les factures, l'OCR, les modèles — chapitre 2), et les États analytiques (Reporting ▸ États analytiques) qui les restituent par axe et par période :
| Onglet | Ce qu'il montre | Question à laquelle il répond |
|---|---|---|
| Balance analytique | Par section : débit, crédit, solde, charges, produits, résultat, budget annuel et écart, nombre de lignes ; ligne « non ventilé » ; taux de ventilation. | « Chaque section tient-elle son budget ? » |
| Résultat par section | Produits, charges directes, charges réparties (issues des OD de répartition), résultat et taux de marge. | « Quelle est la rentabilité réelle de PROD après frais généraux ? » |
| Sections × natures | Croisé section / nature de compte (60 achats … 79 reprises) avec totaux. | « Où partent les 62 services extérieurs ? » |
| Grand livre analytique | Chaque ligne imputée, par section, avec solde progressif ; filtre sur une section ; lignes de répartition repérées. | « Justifier le chiffre d'une section ligne à ligne. » |
| Non ventilé | Lignes de gestion sans section sur l'axe, par compte, avec le détail à corriger. | « Que reste-t-il à imputer avant la clôture mensuelle ? » |
| Répartition par clé | Simulation puis génération des OD de répartition ; liste des OD de l'exercice, contre-passation. | « Répartir le support sur les sections opérationnelles. » |
Le bouton Excel exporte les cinq états en autant de feuilles. Les six indicateurs en tête de page (charges, produits, résultat, taux de ventilation, lignes non ventilées, OD de répartition) se lisent avant même d'ouvrir un onglet. Les écrans de détail d'axe (KPIs, évolution vs budget, rentabilité, croisement d'axes) restent disponibles depuis Axes analytiques.
Nous avons plusieurs sites (siège, usine, dépôts). Comment suivre le résultat de chacun ?
Problème. Le compte de résultat global masque tout : impossible de savoir si l'usine de Yopougon gagne de l'argent ou si c'est le dépôt de Bouaké qui plombe la marge.
Solution — l'axe Établissement, alimenté par vos sites. Chaque site déclaré dans Référentiels ▸ Pays & Sites crée et met à jour automatiquement sa section dans l'axe analytique ETAB :
- Déclarez vos sites (siège, usine, dépôt, boutique, chantier) dans Pays & Sites — c'est tout : l'axe ETAB et ses sections suivent, renommages compris.
- Posez les budgets et les clés dans Référentiels ▸ Axes analytiques : les sections synchronisées portent un badge 🔗 (code et libellé suivent le site ; le budget annuel, lui, s'édite ici).
- Imputez normalement — à la saisie (bouton ◈ ou défaut d'en-tête), sur les factures, l'OCR et les modèles.
- Lisez le résultat par site dans Reporting ▸ États analytiques, axe ETAB : balance, résultat par établissement, et répartition des frais de siège par clé (ex. 60 % Abidjan / 40 % Bouaké) en un clic.
Fermeture d'un site. Sa section est désactivée (plus aucune nouvelle imputation) mais tout l'historique reste lisible dans les états ; si une clé de répartition visait ce site, elle est signalée et bloquée jusqu'à mise à jour — aucune ventilation silencieuse vers un site fermé.
Et depuis la refonte analytique, le nombre d'axes n'est plus limité (centre de coûts + projet + établissement + région… simultanément) et une même ligne peut être ventilée entre plusieurs sections d'un même axe en quote-parts (ex. électricité 60 % Usine / 40 % Dépôt).
le DAF ouvre États analytiques ▸ axe ETAB : Usine Yopougon marge +12 %, Dépôt Bouaké −3 % — la décision d'y transférer la logistique du siège se prend sur des chiffres, pas au ressenti.
Comment répartir les frais généraux sur les sections opérationnelles en fin de mois ?
- Définir la clé dans Axes analytiques : CLE-FG « Frais généraux » = PROD 40 %, COM 30 %, LOG 20 %, DIR 10 % (total 100 % obligatoire, sections d'un même axe).
- Onglet Répartition par clé : clé CLE-FG, source « Section SUP » (ou « Charges non ventilées »), période du 01/01 au 31/03, puis Simuler : le plan affiche, compte par compte, le montant et sa ventilation.
- Générer l'OD : une OD analytique en brouillon dans le journal OD, référence REPANA-CLE-FG-CENTRE-202603, à valider comme toute écriture. Une seule OD par clé, axe et mois de fin de période : la régénérer exige de contre-passer la précédente.
- En cas d'erreur, Retirer (brouillon) ou Contre-passer (validée) depuis la liste : la contre-passation est marquée pour rester classée en charges réparties, sans polluer les charges directes.
Pour chaque compte 6 de la source, l'OD crédite SUP et débite les sections au prorata : PROD +2 393 600 · COM +1 795 200 · LOG +1 196 800 · DIR +598 400, SUP −5 984 000. Le compte général (6221, 6324…) ne bouge pas : seules les sections changent, la comptabilité générale reste intacte et les états SYSCOHADA identiques.
| Section | Charges directes | Charges réparties | Produits | Résultat |
|---|---|---|---|---|
| COM | 2 910 000 | 1 795 200 | 50 350 000 | 45 644 800 |
| PROD | 5 600 000 | 2 393 600 | 0 | −7 993 600 |
| SUP | 5 984 000 | −5 984 000 | 0 | 0 |
Une cascade se fait en plusieurs OD : répartir d'abord DIR sur SUP, PROD, COM, LOG, puis SUP sur les sections opérationnelles.
Comment m'assurer que rien n'échappe à l'analytique ?
Deux garde-fous. En amont : un axe coché Obligatoire bloque toute ligne de charge ou de produit sans section, à la saisie manuelle (contrôle à l'étape Vérifier) et dans les OD du moteur de règles ; les lignes de bilan (tiers, banque, TVA) ne sont jamais concernées. En aval : l'onglet Non ventilé et le taux de ventilation de la balance analytique ; les lignes restantes se ventilent soit en corrigeant le brouillon (bouton ◈), soit globalement par une OD de répartition avec la source « Charges non ventilées ».
Pour une démonstration, la commande manage.py seed_analytique --tenant CODE crée les axes CENTRE et PROJET, leurs budgets, la clé CLE-FG et ventile les écritures existantes par nature de compte ; les dossiers de démo créés depuis l'espace Agents l'exécutent automatiquement.
l'onglet « Non ventilé » montre 2 lignes de 6221 sans section et un taux de ventilation de 98,5 % : vous les ventilez pour atteindre 100 %.
Le DAF veut un tableau de bord synthétique. Où le trouver ?
Le cockpit (Tableaux de bord) agrège résultat, trésorerie, créances et avancement de clôture (voir le chapitre 0). Les axes analytiques viennent le compléter pour le détail par activité.
le cockpit réunit sur un écran le résultat, la trésorerie (+128,4 M), les créances et l'avancement de la clôture.
Je veux voir mes tendances, projections et comparaisons sous forme de graphiques interactifs. Où ?
La page Business Intelligence (Reporting ▸ Business Intelligence) restitue vos données agrégées en graphiques interactifs : passez la souris pour lire les valeurs, utilisez la molette pour zoomer sur la courbe de tendance, cliquez une légende pour masquer une série. Un sélecteur d'exercice en haut recalcule toute la page ; par défaut c'est l'exercice en cours. Six familles de graphes, toutes alimentées par les écritures validées du plan principal :
| Graphe | Ce qu'il montre | Question à laquelle il répond |
|---|---|---|
| Tendance mensuelle | CA, produits, charges et résultat mois par mois (barres + courbes, ligne de zéro). | « Quels mois tirent ou plombent le résultat ? » |
| SIG (N vs N-1) | Les soldes intermédiaires de gestion (marge, VA, EBE, résultats) comparés à l'exercice précédent. | « Ma rentabilité progresse-t-elle d'une année sur l'autre ? » |
| Structure du bilan | Masses d'actif et de passif empilées + jauges FRNG, BFR, trésorerie nette. | « Mon équilibre financier est-il tenu ? » |
| Comparaison N/N-1/N-2 | Courbes de CA (et résultat) superposées sur trois exercices. | « La saisonnalité se répète-t-elle ? » |
| Projection d'atterrissage | Résultat cumulé réalisé prolongé au rythme moyen jusqu'à la fin de l'exercice. | « Sur quel résultat vais-je atterrir si la tendance continue ? » |
| Marges par axe | Produits, charges et marge par section de l'axe analytique choisi (sélecteur d'axe). | « Quelle activité est la plus rentable ? » |
Chaque graphe porte trois boutons : 📊 Excel (export de ce graphe ; le bouton Tout exporter en tête produit un classeur d'une feuille par famille), ✨ Interpréter (une lecture rédigée des chiffres), et 💬 Commentaires (vos annotations, enregistrées par graphe et par exercice et partagées avec les autres utilisateurs du dossier).
L'interprétation suit une cascade à trois niveaux, et l'encadré indique sa source : « Analyse IA (dossier) » quand l'IA externe du dossier est configurée, « Analyse IA (locale) » quand c'est le modèle IA local du serveur qui répond (repli), et « Lecture automatique des chiffres » pour l'interprétation déterministe par règles — toujours disponible et fondée uniquement sur les chiffres du graphe (voir le chapitre 13). Le déclenchement est à la demande, graphe par graphe.
sur la trésorerie négative, « ✨ Interpréter » répond : « Trésorerie nette négative : le BFR excède le FRNG » et propose d'accélérer les encaissements clients.
Les 9 indicateurs clés du DAF
Est-ce qu'EASY-IA calcule tous les ratios de pilotage attendus d'un DAF ?
Problème. Le DAF connaît sa check-list d'indicateurs (marge, CAF, BFR, trésorerie, DSO, DPO, endettement, ROE, point mort) — mais les recalculer chaque mois dans Excel est long et faillible.
Solution. EASY-IA les produit automatiquement depuis le bilan et le compte de résultat (Reporting ▸ États de gestion et le cockpit), avec comparaison N‑1 / N‑2, seuils intégrés et alimentation de l'Analyse IA et du benchmark « Vous vs votre secteur ». Les 9 indicateurs, et quelques autres (ROA, marge EBE, autonomie financière, liquidité) :
| Indicateur | Formule | Exemple | Seuil | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Marge nette | Résultat net / CA × 100 | 12 % | > 8 % | bon |
| CAF | RN + dotations − reprises − prod. cession | 11 % du CA | > 10 % | bon |
| BFR | Créances + Stocks − Dettes fourn. | 18 % du CA | < 20 % | bon |
| Trésorerie nette | Disponibilités − concours bancaires | +128,4 M | > 0 | bon |
| DSO (clients) | Créances / CA TTC × 365 | 52 j | < 45 j | à surveiller |
| DPO (fournisseurs) | Dettes fourn. / Achats TTC × 365 | 54 j | 45–60 j | bon |
| Endettement (gearing) | Total dettes / Capitaux propres | 0,7 | < 1 | bon |
| ROE | Résultat net / Capitaux propres × 100 | 16 % | > 10 % | bon |
| Point mort | Charges fixes / taux de marge s/ coûts var. | couvert à 147 % | ≥ 100 % | bon |
L'Analyse IA commente ces valeurs (ex. un DSO > 60 j est signalé « élevé », une dégradation > 10 % vs N‑1 est pointée) et propose des actions.
Le point mort (seuil de rentabilité) suppose une distinction charges fixes / variables. EASY-IA la gère par ordre de priorité : (1) la nature de charge saisie sur la fiche de chaque compte (fixe / variable / mixte, avec part variable % pour les mixtes) — c'est la méthode exacte ; (2) à défaut, des listes de préfixes de comptes en configuration ; (3) sinon une approximation (charges fixes ≈ classes 61–65). L'écran indique toujours la méthode retenue. Pour un point mort fiable, classez vos comptes de charges directement dans le plan comptable.
16Rôles & droits (administration)
L'administrateur attribue les rôles, surveille les conflits de séparation des tâches (SoD) et gère les canaux (dont WhatsApp) et le registre des pièces. COMPTA_ADMIN
Comment donner à un utilisateur l'accès à la comptabilité ?
Compta ▸ Administration ▸ Rôles & droits : recherchez l'utilisateur, affectez le rôle adapté parmi les 8 (du comptable auxiliaire à l'auditeur). L'accès prend effet immédiatement ; le cumul de rôles est possible.
vous donnez le rôle « Comptable auxiliaire » à Mme Diallo : elle voit les factures et les paiements mais pas la clôture, et seulement sur son périmètre.
autre cas, un accès temporaire : vous donnez le rôle « Auditeur » à un commissaire aux comptes avec une date de fin ; le droit s'arrête tout seul après la mission.
Qu'est-ce qu'un conflit SoD et que faire ?
Un conflit de séparation des tâches apparaît quand un utilisateur cumule des droits incompatibles (par exemple saisir et clôturer). L'écran le signale lors de l'affectation : retirez l'un des rôles, ou — en petite structure — forcez l'affectation en la justifiant (trace d'audit). Essentiel pour un cabinet ou face à un CAC.
un même utilisateur cumulerait « saisir » et « valider » les écritures : le système signale ce conflit de séparation des tâches, à arbitrer par l'administrateur.
autre cas classique : un même utilisateur cumule « gestion des tiers » et « validation des paiements », ce qui permettrait de créer un fournisseur fictif et de le payer ; le conflit est bloqué ou signalé.
Peut-on relancer les clients par WhatsApp ?
Oui : Intelligence IA ▸ Questions WhatsApp permet de lier un canal (génération d'un code d'appairage) pour les notifications et relances. Un canal pertinent en Afrique de l'Ouest, où WhatsApp est très utilisé.
la relance d'Ets KONÉ (FA-0012, 97 jours) est envoyée par WhatsApp au numéro autorisé du client, depuis la balance âgée.
« Un utilisateur ne voit pas un menu / un écran attendu. »
Son rôle ne couvre pas cet écran. Comme pour la Paie, le menu est filtré côté serveur et chaque écran est protégé indépendamment (même par URL directe). Ajoutez le rôle adéquat dans Rôles & droits, ou vérifiez qu'il n'est pas désactivé.
17Notifications & alertes
EASY-IA Compta prévient automatiquement les bonnes personnes quand une action sensible est réalisée : plus besoin de relancer par téléphone ou par e-mail. DAF COMPTA_ADMIN
Quelles actions déclenchent une notification ?
Plus de 55 événements sont couverts : création, modification et suppression des référentiels (comptes, journaux, tiers, TVA, banques, modèles), validation du brouillard, écriture comptabilisée ou contrepassée, factures et paiements, lettrage, clôture de rapprochement, relances et blocage client, clôtures de période et d'exercice, règles du moteur, archivage de la liasse, et les actions fiscales ci-dessous.
| Action sensible | Destinataires | Priorité | Écran |
|---|---|---|---|
| Déclaration TVA validée | Fiscal, DAF, Chef comptable, Admin | Haute | Déclaration de TVA |
| Affectation du résultat comptabilisée | DAF, Chef comptable, Admin | Haute | Clôture ▸ Affectation |
| OD de provision créances douteuses générée | Chef comptable, DAF, Admin | Haute | Balance âgée |
| Export FEC généré | DAF, Chef comptable, Admin | Normale | Export FEC |
| Délettrage | Chef comptable, Admin | Normale | Lettrage |
| Rapprochement bancaire automatique / par règles | Chef comptable, Admin | Normale | Rapprochement bancaire |
| Contrat / écriture IFRS 15 | Chef comptable, DAF, Admin | Normale | Revenue recognition |
autre exemple : un rapprochement bancaire validé notifie le chef comptable, et une échéance fournisseur proche alerte la trésorerie.
Qui reçoit quoi ? Comment éviter le bruit ?
Les destinataires sont déterminés par rôle : seuls les utilisateurs porteurs du rôle sur le dossier concerné sont notifiés (le DAF reçoit la fiscalité et l'affectation du résultat, le Chef comptable les opérations de rapprochement et de lettrage). Les actions de simple consultation (calcul des réintégrations, déficits reportables, export PDF de la liasse) ne notifient pas, et les rapprochements automatiques ne notifient que s'ils ont rapproché au moins une ligne.
une OD supérieure à 5 M notifie le DAF ; les relances de masse partent en une seule notification groupée plutôt qu'une par facture.
autre cas : chaque rôle ne reçoit que ses alertes (le fiscaliste pour la TVA, le DAF pour les gros montants), évitant que tout le monde reçoive tout.
L'alerte contient-elle de quoi agir ?
Oui : chaque notification précise qui a agi, les montants ou références (pièce, exercice, période) et un lien direct vers l'écran concerné. Exemple : « Déclaration TVA validée — net à payer 1 250 000 XOF, par M. Koné » avec lien vers la déclaration. Une notification d'une OD de provision invite à la valider depuis le brouillard.
l'alerte « Brouillon à valider : FA-0033 » contient le lien direct vers l'écran de validation, en un clic.
Une notification peut-elle bloquer mon travail en cas de panne ?
Non. L'envoi est conçu pour ne jamais faire échouer l'opération comptable : si le service de notification est indisponible, l'écriture, la déclaration ou l'export aboutissent normalement ; seule l'alerte est perdue. La piste d'audit, elle, reste toujours renseignée.
si le service de notification tombe, la saisie continue normalement : l'envoi est en try/except non bloquant, jamais sur le chemin critique.
18Revue financière & veille automatique
EASY-IA ne se contente pas d'enregistrer : chaque matin, il analyse le dossier et prévient de ce qui compte — rapport périodique, échéances fiscales qui approchent, anomalies à traiter. DAF CHEF_COMPTABLE COMPTA_ADMIN
La revue financière périodique
Qu'est-ce que la revue financière, et que contient-elle ?
Problème. Produire chaque mois une note de synthèse (soldes de gestion, structure, tendance) prend du temps et finit souvent par être sautée.
Solution — un rapport généré automatiquement. Selon la cadence choisie par le dossier (mensuelle, hebdomadaire, trimestrielle, et un résumé des indicateurs clés en bascule de mois), EASY-IA produit une revue structurée à partir des écritures validées : soldes intermédiaires de gestion (marge, valeur ajoutée, EBE, résultat), CAF, masses (FRNG, BFR, trésorerie nette), ratios, comparaison N‑1/N‑2, projection annualisée et recommandations. Chaque rapport a sa page de détail, et la notification pointe dessus.
Les destinataires et canaux suivent les règles de notification du dossier (rôle × événement × canal) : par exemple le DAF reçoit la revue mensuelle par e‑mail, le chef comptable en in‑app.
le 1er du mois, la revue mensuelle part : « CA 22 464 406 FCFA · résultat net 125 073 FCFA », avec le tableau des SIG et la variation vs N‑1, consultable en un clic.
en fin de trimestre, la revue trimestrielle ajoute la comparaison N‑1/N‑2 et une projection du résultat annuel.
Où règle-t-on la cadence et qui la reçoit ?
Dans Administration ▸ Notifications ▸ onglet Revues : on active la revue mensuelle, hebdomadaire, trimestrielle, le résumé de bascule de mois et le rappel mensuel. Le qui × canal se définit dans l'onglet Règles (ex. rôle « DAF » → événement revue.mensuelle → canal e‑mail). Un repli in‑app prévient un administrateur du dossier si aucune règle n'est posée.
vous cochez « mensuelle » et « indicateurs de bascule de mois », puis créez une règle DAF → revue.mensuelle → e‑mail : le DAF reçoit le rapport chaque 1er.
Les relances d'échéances fiscales
Comment ne plus rater une déclaration ?
Problème. Une TVA ou une déclaration oubliée, c'est des pénalités.
Solution — une relance par paliers. À partir de l'échéancier fiscal du dossier, EASY-IA relance les obligations non déclarées à l'approche de l'échéance (J‑7, J‑3, J‑1) puis en retard — une seule notification par palier, jamais de spam. En cas de retard persistant, un rappel mensuel est renvoyé tant que l'obligation n'est pas régularisée.
une TVA à déposer le 15 déclenche une relance le 8, le 12, le 14, puis une alerte « en retard » si elle n'est pas faite — avec le lien direct vers l'écran de déclaration.
La détection d'anomalies
Quelles incohérences sont repérées automatiquement ?
La veille quotidienne (et le bouton « Scan » de l'écran Détection d'anomalies) repère des cas à fort signal : balance déséquilibrée (débit ≠ crédit), caisse au solde créditeur (impossible), écritures en brouillon anciennes (> 30 j), comptes d'attente (47) non soldés significatifs. Chaque anomalie est enregistrée et notifiée une seule fois ; si elle reste ouverte, un rappel mensuel la fait remonter.
un compte d'attente 471 à 1 200 000 FCFA non soldé est signalé comme « à solder » ; tant qu'il reste ouvert, il revient une fois par mois.
une caisse 571 au solde créditeur déclenche une alerte critique immédiate : une caisse ne peut pas être négative.
L'analyse est-elle rédigée par l'IA ?
Au choix du dossier. Par défaut, synthèse et recommandations sont produites par des règles déterministes (fiables, sans appel externe). Si l'IA du dossier est configurée (voir §13), la revue est en plus enrichie d'une synthèse rédigée et de recommandations, à partir des seuls chiffres calculés (aucun montant inventé) et après anonymisation. En cas d'indisponibilité, le rapport revient automatiquement à l'analyse déterministe.
sans IA configurée : « Résultat net en baisse de 15 % vs N‑1 → analyser les charges d'exploitation. » Avec IA : une synthèse de 3‑4 phrases en tête du rapport, plus des recommandations priorisées.
19Consolidation groupe : les comptes du groupe comme s'il n'était qu'une entreprise
Une holding et ses filiales tiennent chacune leur dossier ; la page Multi-devises ▸ Consolidation (C26) les réunit en états consolidés SYSCOHADA par compte — périmètre, conversion des devises, éliminations intra-groupe, minoritaires, et présentation IFRS/PCG/US GAAP — sans tableur et sans outil tiers. DAF COMPTA_ADMIN
Déclarer et configurer le groupe — sans informaticien
Comment déclarer mes filiales ?
Problème. Dans la plupart des ERP, la consolidation est un projet : paramétrage central, intervention de l'éditeur, parfois un module tiers facturé à part.
Solution — tout se fait depuis la page. Ouvrez C26 depuis le dossier qui sera la maison mère : l'encart « ➕ Rattacher une filiale » demande le code du dossier et le taux de détention (%) — le pourcentage du capital de la filiale détenu par la mère. Action réservée aux utilisateurs administrateurs des deux dossiers (rôle ADMIN du dossier mère ET du dossier filiale) ; les cycles et doubles rattachements sont refusés. Chaque ligne du périmètre porte ensuite un bouton ⚙ : taux, méthode, devise de tenue, écart d'acquisition — et ✕ détache une filiale sans toucher à ses données.
Le taux de détention commande tout : >50 % → intégration globale (IG, 100 % des comptes, part des minoritaires isolée) ; 20–50 % → intégration proportionnelle (IP, quote-part) ; influence notable → mise en équivalence (MEE, quote-parts en information). La méthode proposée automatiquement reste modifiable. Les paliers sont gérés : une sous-filiale détenue à 70 % par une filiale détenue à 80 % entre à 56 % (taux effectif), minoritaires indirects compris.
le groupe BTP d'Abidjan rattache sa filiale de Bouaké (code BTP-BKE, 80 %) en 30 secondes : elle apparaît dans le périmètre en IG, avec 20 % de minoritaires calculés automatiquement.
une participation de 30 % dans une société de San Pedro passe en MEE : ses comptes ne sont pas intégrés, mais la quote-part de capitaux et de résultat est affichée en information.
Des états consolidés réels, auditable ligne à ligne
Qu'est-ce que j'obtiens exactement ?
Le cœur : une balance consolidée PAR COMPTE. EASY-IA ne se contente pas d'additionner des totaux par classe : il agrège les écritures validées de chaque entité compte par compte, pondère selon la méthode, puis passe cette balance dans la même cascade SYSCOHADA que les états statutaires. Résultat : un bilan et un compte de résultat consolidés au format officiel, des SIG consolidés (marge, VA, EBE, résultat), et — dès le deuxième exercice — le tableau des flux de trésorerie consolidé (CAF, BFR, investissement, financement). Chaque poste se justifie par ses comptes : l'export Excel livre la balance consolidée complète (6 feuilles), l'outil de révision rêvé pour un commissaire aux comptes.
Des contrôles permanents s'affichent en tête : équilibre débit/crédit de la balance consolidée, égalité actif/passif, entités sans exercice correspondant. Un déséquilibre se voit immédiatement, avec sa cause.
l'expert-comptable du groupe ouvre la balance consolidée Excel et retrouve, compte par compte, l'origine du poste « Clients » du bilan consolidé — là où un tableur de consolidation ne donne que des agrégats invérifiables.
Devises, éliminations intra-groupe et interco par tiers
Ma filiale tient ses comptes en euros : que se passe-t-il ?
La conversion est automatique et conforme : bilan au cours de clôture, résultat au cours moyen (cours du module multi-devises, historisés). Le déséquilibre qui en résulte est logé en écart de conversion dans les capitaux propres consolidés (compte 1069) — la balance consolidée reste équilibrée par construction.
la filiale de Paris facture en EUR : son bilan est converti au cours du 31/12, son chiffre d'affaires au cours moyen de l'année, et l'écart de conversion apparaît sur sa propre ligne, traçable.
Comment les opérations entre sociétés du groupe sont-elles éliminées ?
Problème. Vendre de la mère à la filiale gonfle artificiellement le chiffre d'affaires du groupe ; les créances/dettes croisées gonflent le bilan.
Solution — deux rapprochements, puis des écritures isolées. (1) Le rapprochement global scanne comptes de liaison 18x et CA/achats 70x/60x de toutes les entités. (2) Le rapprochement par paire via les tiers : nommez dans chaque dossier un tiers portant exactement la raison sociale de l'autre entité, et EASY-IA rapproche, sens par sens, les créances de A sur B avec les dettes de B envers A, et les ventes avec les achats — l'écart par paire pointe les décalages de comptabilisation à justifier. Les éliminations sont ensuite passées en écritures dans un journal CONSO isolé : réversibles, idempotentes, et jamais mélangées aux comptes statutaires (bilan, liasse et FEC de chaque société restent intacts).
la mère a vendu 7,5 M à Bouaké, Bouaké n'a enregistré que 7 M d'achats : la paire affiche « rapproché 7 000 000, écart 500 000 » — une facture de décembre comptabilisée en janvier chez la filiale, repérée avant la clôture du groupe.
Le groupe présenté en IFRS, PCG ou US GAAP
Ma maison mère européenne veut les comptes consolidés en IFRS…
Un clic : le sélecteur SYSCOHADA / IFRS / PCG France / US GAAP de l'onglet États transpose la balance consolidée via le moteur multi-normes (correspondances automatiques sur les référentiels standard, taux de couverture affiché) et la présente dans les structures de la norme — bilan courant/non courant IAS 1, compte de résultat par nature. Présentation sans retraitements extra-comptables, idéale pour le reporting groupe.
la filiale ivoirienne d'un groupe français envoie chaque trimestre son consolidé local en présentation PCG à la direction financière de Paris — sans retraitement manuel ni mapping à maintenir.
Consolidation multi-dossiers native : Sage OHADA n'en a pas (tableur ou outil tiers), Odoo agrège sans éliminer l'interco, SAP BPC la réserve aux très grands groupes. EASY-IA la met dans le même abonnement, déclarable par l'administrateur du dossier, avec balance consolidée auditable, interco par tiers, devises, minoritaires indirects, goodwill et présentation multi-normes. Rappel OHADA : consolidation obligatoire au-delà de 500 M FCFA de bilan ou 1 Md de CA consolidés — autant la produire en un clic.
20Cas d'application
Des exemples de bout en bout. D'abord la comptabilité telle qu'on la tient dans l'interface ; puis la même tenue agentisée — une IA prépare, un humain valide — via le connecteur MCP. COMPTABLE_GENERAL CHEF_COMPTABLE DAF
Cas métier — pas à pas dans l'interface
Exemple 1 — Une facture fournisseur, de la pièce au lettrage
- La facture arrive par photo : l'OCR en extrait fournisseur, montant et TVA, et prépare un brouillon d'écriture.
- Le comptable vérifie l'imputation (charges, TVA déductible, dette fournisseur) et attache la pièce.
- Il soumet l'écriture au du journal.
- Le chef comptable valide ; l'écriture est comptabilisée (verrou NF 525, chaînage SHA-256).
- Au paiement, le rapproche la facture et son règlement sur le compte fournisseur.
de la photo reçue sur WhatsApp à l'écriture comptabilisée et lettrée, sans ressaisie du montant ni du taux de TVA.
Exemple 2 — Clôturer le mois et sortir les états SYSCOHADA
- Le liste les tâches de clôture ; celles dont le contrôle est au vert passent « faites » automatiquement.
- Le et les signalent ce qui reste à corriger.
- Une fois au vert, le se produisent par la cascade SYSCOHADA.
- La est re-vérifiable à tout moment — preuve d'inaltérabilité.
le DAF ouvre le bilan au 31/01 en un clic : les états découlent des écritures validées, pas d'un retraitement manuel.
Cas agentisé — l'IA prépare, l'humain valide (connecteur MCP)
Exemple 3 — Un agent d'ingestion saisit les factures, le chef comptable valide
On crée un compte de service aux droits étroits : mcp_agent creer --nom ingestion --scopes pieces.write,ecritures.write. L'agent se connecte au serveur MCP d'EASY-IA avec son jeton.
- L'agent extrait une facture (facture_extraire), vérifie l'équilibre (ecriture_preflight) et crée un brouillon idempotent (ecriture_creer_brouillon).
- Il attache la pièce (piece_attacher) et soumet au circuit (ecriture_soumettre).
- Porte humaine : le chef comptable, via un jeton lié à son compte habilité, valide (ecritures_valider_lot) puis comptabilise (ecritures_comptabiliser_lot).
L'agent ne crée que des brouillons (source « agent ») et ne peut jamais les valider. Le quatre-yeux empêche que celui qui a créé une écriture la valide. L'idempotence évite les doublons, et chaque appel est journalisé.
cent factures du mois sont pré-saisies par l'agent pendant la nuit ; le matin, le chef comptable relit et valide par lots.
Exemple 4 — Un agent de contrôle surveille fiabilité et intégrité
Un agent en lecture seule (mcp_agent creer --nom controle --scopes controle.read,etats.read,nlq.read) veille sur le dossier sans jamais y écrire.
- Il détecte les anomalies (anomalies_detecter) et calcule le score de fiabilité (fiabilite_score).
- Il re-vérifie la chaîne d'intégrité (chaine_verifier) et alerte en cas d'altération.
- Il répond en français aux questions de pilotage via le moteur NLQ (nlq_question).
« quelles écritures déséquilibrent la TVA du trimestre ? » — l'agent répond à partir des seules écritures, chiffres recalculés, jamais inventés.
La liste complète des outils par module et les workflows d'agentisation sont décrits dans les documents « Connecteurs MCP EASY-IA » et « Agentiser sa Compta, sa Paie et sa GRH ».
21Pourquoi EASY-IA ? — réponses aux prospects
Les questions qu'un DAF ou un expert-comptable pose avant de choisir — et la réponse d'EASY-IA Compta, chaque avantage correspondant à une fonction réellement présente. DAF Expert-comptable
« Je ne veux pas d'un logiciel occidental qu'il faut tordre pour sortir un bilan OHADA. »
EASY-IA est nativement SYSCOHADA révisé : plan comptable, écritures, puis bilan, compte de résultat, TFT et annexes, jusqu'à la liasse fiscale — sans paramétrage d'un « localization partner ». La donnée saisie ressort directement aux normes de la zone.
Une facture saisie aujourd'hui alimente, sans retraitement : le grand livre → la balance → le bilan et le compte de résultat SYSCOHADA → la liasse fiscale. Les états s'éditent à tout moment, équilibrés.
Avec un ERP généraliste, le reporting OHADA passe souvent par un module tiers ou un export Excel retravaillé. Ici, c'est l'état natif.
« Ma maison-mère veut des comptes IFRS, mon bailleur un bilan PCG : dois-je tenir deux comptabilités ? »
Non. EASY-IA présente les mêmes écritures SYSCOHADA en IFRS, PCG ou US GAAP : transposition des comptes par tables de passage, retraitements par norme (IFRS 16, IAS 19, IAS 12, crédit-bail PCG, ASC 842…) saisis en extra-comptable et validés, bilan, compte de résultat et tableau des flux qui bouclent, pont de résultat auditable. Une seule saisie, aucune double tenue.
Le chef comptable active la norme IFRS une fois (plan cible et correspondances générés), valide les retraitements récurrents reconduits de l'exercice précédent, puis exporte le dossier Excel (bilan, résultat, flux IAS 7, pont, retraitements, couverture). La maison-mère reçoit des états IFRS dont chaque écart avec le SYSCOHADA est expliqué ligne à ligne.
Ailleurs, le passage aux IFRS se fait dans un classeur Excel refait chaque trimestre — ou dans une seconde comptabilité à réconcilier. Ici, c'est une présentation de la même base, contrôlée à la décimale.
« Combien de jours de consultant pour paramétrer le dossier avant la première écriture ? »
Aucun. Les référentiels se génèrent en un clic, déjà conformes OHADA : les 17 pays membres avec leur zone monétaire (UEMOA/CEMAC), les taux de TVA réels de chaque pays (18 % en Côte d'Ivoire, 19,25 % au Cameroun, 16 % en RDC…) avec leurs comptes 443/445 mappés, neuf modes de règlement dont MTN MoMo, Orange Money et Wave d'office, les journaux canoniques, les devises de la zone. Et les fiches tiers portent nativement le RCCM et le NCC/NIF — pas un champ « SIRET » détourné.
Ouverture du dossier : plan SYSCOHADA et journaux déjà en place. Trois clics « Générer OHADA » (pays, TVA, modes de règlement), la création des comptes bancaires et des portefeuilles mobile money — chacun relié à son compte de classe 5 — et la première facture peut partir, au bon taux, dans le bon journal.
Un ERP généraliste démarre par des semaines de « localisation » facturées. Ici, la conformité zone OHADA est l'état de départ, pas une option.
« Remplir des fiches, tous les logiciels le font. Qu'est-ce que ça change ici ? »
Chez EASY-IA, un référentiel n'est jamais une liste morte : chaque champ alimente un automatisme en aval. Le délai de paiement du tiers calcule l'échéance, classe la balance âgée, déclenche les relances et nourrit la prévision de trésorerie 13 semaines — et le scoring de recouvrement apprend le comportement de paiement réel de chaque client. Le seuil d'approbation du journal route l'écriture vers le circuit de validation. Le taux de TVA remplit la déclaration. Paramétrer, c'est déjà automatiser.
Le tiers PALMAFRIQUE est créé avec 45 jours de délai. Dès sa première facture : échéance calculée au 45ᵉ jour → créance classée dans la balance âgée → relance N1 préparée au lendemain de l'échéance → encaissement positionné dans la courbe de trésorerie, pondéré par le comportement observé du client. Zéro saisie supplémentaire.
Ailleurs, le délai de paiement est une mention sur la facture. Ici, c'est le moteur de la balance âgée, des relances et du cash forecast.
« Comment je prouve à mon commissaire aux comptes que rien n'a été modifié après coup ? »
Chaque évènement comptable est chaîné par empreinte (hash) : l'empreinte d'un évènement inclut celle du précédent. Modifier une écriture passée casserait toute la chaîne, et la vérification le révélerait aussitôt. Une garantie technique d'intégrité rare sur le marché.
L'auditeur clique sur Vérifier la chaîne : le module recalcule toutes les empreintes depuis l'origine. Résultat « ✓ chaîne intègre » — ou, si une ligne avait été altérée, le point de rupture exact. Historique horodaté à l'appui.
Beaucoup de logiciels se contentent d'un journal modifiable en base. Ici, l'inviolabilité est démontrable, pas déclarative.
« Mes comptables passent leurs journées à ressaisir des factures fournisseurs. »
L'OCR lit la facture (PDF ou photo), reconnaît le fournisseur, les montants et la TVA, et pré-remplit l'écriture. Le comptable contrôle et valide, au lieu de tout retaper.
Import du PDF → extraction fournisseur / HT / TVA / TTC → écriture d'achat pré-remplie (6011 / 4452 / 4011) à valider. Le tiers est reconnu automatiquement s'il existe déjà.
La saisie manuelle d'une facture, champ par champ, se réduit à un contrôle visuel. Gain net sur les gros volumes fournisseurs.
« Entre la paie, les ventes et la compta, les mêmes chiffres transitent par trois outils. »
La comptabilité est une brique de l'ERP EASY-IA : les OD de paie, les factures et les flux remontent directement en écritures SYSCOHADA. Une donnée saisie une fois est consommée partout — pas d'export/import entre modules.
À la clôture de la paie, l'OD de paie (charges de personnel, cotisations, net à payer) est générée automatiquement au plan SYSCOHADA dans la compta — rien à ressaisir. Idem pour les factures émises.
Paie d'un côté, compta de l'autre, reliées par un fichier Excel : c'est trois occasions d'erreur par mois. Ici, c'est un flux interne.
« En cas de contrôle, suis-je capable de fournir un FEC conforme rapidement ? »
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) s'exporte en un clic, avec vérification de conformité et correction des doublons avant transmission. Couplé à la piste d'audit inviolable, le dossier est solide.
Génération du FEC → la vérification signale les anomalies de format et les doublons → correction → export conforme, prêt à transmettre à l'administration. Aucune surprise le jour du contrôle.
Un FEC non conforme est rejeté et expose à sanction. La vérification intégrée évite le rejet.
« Je veux mes ratios de pilotage à jour en permanence, pas une fois par trimestre dans Excel. »
EASY-IA calcule les 9 indicateurs clés du DAF — marge nette, CAF, BFR, trésorerie nette, DSO, DPO, endettement, ROE et point mort — automatiquement depuis le bilan et le compte de résultat, avec seuils, comparaison N‑1 et statut vert/orange/rouge. Détail, tableau de bord et maquette au chapitre 15.
En un écran : marge 12 % (> 8 % ✓), trésorerie +128,4 M (> 0 ✓), DSO 52 j (> 45 j ⚠, en hausse vs N‑1) → l'Analyse IA recommande de relancer les créances > 90 j. Le DAF décide sur des chiffres à jour, pas sur un tableur du mois dernier.
Les 8 indicateurs d'un « post LinkedIn » type sont là — plus ROA, marge EBE, autonomie financière — et comparés à votre secteur.
Ces démonstrations se font en direct dans l'outil : sortir un bilan SYSCOHADA à l'instant, lancer un OCR sur une vraie facture, vérifier la chaîne d'intégrité, générer le FEC. C'est le passage du discours à la preuve qui convainc un DAF ou un expert-comptable.
Les montants des simulations sont illustratifs (ordres de grandeur). Les comparaisons avec des logiciels concurrents reposent sur leurs caractéristiques publiques connues ; à adapter au cas du prospect.
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