Guide du module Core

Core centralise tout ce qui ne dépend pas d'un métier précis : fiche société, utilisateurs & rôles, exercices & périodes, numérotation des documents, notifications, intelligence artificielle, tags, support, sauvegardes/export et sécurité. Un réglage fait ici s'applique à Compta, Paie, RH, Trésorerie, etc.

activer la double authentification obligatoire dans Core la rend obligatoire pour tous les utilisateurs, quel que soit le module qu'ils ouvrent.

Les écrans d'administration (menu Administration) sont réservés à l'administrateur du dossier et aux rôles de direction. En revanche, la partie Mon compte (profil, mot de passe, 2FA) est accessible à tout utilisateur connecté.

un comptable peut activer sa propre 2FA, mais seul l'administrateur peut créer un utilisateur ou changer le fournisseur d'IA du dossier.

Ouvrez le menu sur votre nom (en haut à droite) puis Mon compte ▸ Sécurité (/dashboard/compte/securite/). Saisissez l'ancien puis le nouveau mot de passe. Le changement s'applique à tous vos dossiers : votre identité et votre mot de passe sont uniques dans EASY-IA.

vous changez votre mot de passe depuis Sécurité : la prochaine connexion, sur n'importe quel dossier où vous êtes membre, utilise le nouveau.

Sur l'écran de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié » et saisissez votre e-mail. Vous recevez un lien sécurisé à usage unique (valable un temps limité) pour choisir un nouveau mot de passe. Aucun mot de passe n'est jamais envoyé par e-mail.

vous recevez le lien, définissez un nouveau mot de passe, et le lien devient inutilisable immédiatement après.

Dans Mon compte ▸ 2FA (/dashboard/compte/2fa/), scannez le QR code avec une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…), saisissez le code à 6 chiffres, et conservez les codes de secours affichés. À la prochaine connexion, un code temporaire vous sera demandé en plus du mot de passe.

après activation, la connexion demande mot de passe + code à 6 chiffres ; en déplacement sans réseau, un code de secours fait l'affaire.

Dans Mon compte ▸ Profil (/dashboard/compte/profil/) : prénom, nom, téléphone, langue. Le champ Mobile (SMS) doit être au format international E.164 (ex. +2250701020304) — c'est le numéro utilisé pour recevoir les notifications par SMS. L'e-mail de connexion, lui, se modifie via l'administrateur.

vous renseignez « +2250701020304 » comme mobile : vous pouvez désormais recevoir les alertes du dossier par SMS (si ce canal est activé).

Dans Administration ▸ Configuration société. Ces données (raison sociale, forme juridique, RCCM, NIF, adresse, logo, devise) servent d'en-tête aux factures, bulletins, états financiers et courriers — renseignez-les avant de produire des documents officiels.

le logo et le RCCM saisis ici apparaissent automatiquement en en-tête des factures de vente et des bulletins de paie.

Chaque dossier a son propre sous-domaine (ex. monentreprise.easyia-erp.com), choisi au moment de la souscription et modifiable en self-service. La disponibilité est vérifiée en direct ; un sous-domaine est unique sur la plateforme.

vous passez de « demo » à « sogeci » : l'accès se fait ensuite via sogeci.easyia-erp.com, avec les mêmes comptes.

Dans Administration ▸ Rôles & droits, invitez la personne par son e-mail puis attribuez-lui un ou plusieurs rôles (ex. « Comptable général », « Gestionnaire paie », « Trésorier »). Ce sont les rôles — pas l'utilisateur en lui-même — qui ouvrent les écrans et les actions. Retirer un rôle retire aussitôt l'accès correspondant.

vous donnez le rôle « Gestionnaire paie » à un collaborateur : il voit le module Paie, mais pas la Compta ni la Trésorerie.

À la souscription, un rôle Administrateur du dossier est créé automatiquement : il ouvre tous les modules et les écrans d'administration. C'est le compte qui met en place le dossier et attribue les autres rôles. Il est recommandé d'en avoir au moins deux (continuité), et de réserver ce rôle à un petit nombre de personnes.

l'administrateur crée les comptes des comptables et des RH, puis leur attribue des rôles ciblés ; lui seul configure l'IA et les notifications.

La séparation des tâches (SoD) signale les cumuls de rôles à risque (par exemple « saisir » et « valider » la même opération). L'administration met en évidence ces conflits pour que vous les arbitriez (réaffecter un rôle, ou documenter une dérogation justifiée).

si une personne peut à la fois créer un fournisseur et payer ses factures, le dossier signale le conflit à corriger.

Un exercice (ex. 2026) est découpé en périodes (en général 12 mois). Les modules s'appuient sur l'exercice courant pour dater et classer les opérations. L'ouverture de l'exercice et de ses périodes fait partie de la mise en place du dossier (le provisionnement crée l'exercice et les périodes automatiquement).

à la création du dossier, l'exercice 2026 et ses 12 périodes sont initialisés ; une écriture datée de mars tombe dans la période de mars.

L'exercice courant est celui sur lequel on travaille par défaut (saisie, états, revue). Les comparaisons N‑1/N‑2 et la clôture s'appuient sur cette notion. Changer d'exercice courant recadre les écrans sur la bonne année.

la revue financière mensuelle et les états financiers se calculent sur l'exercice courant, avec comparaison automatique à l'exercice précédent.

Dans Administration ▸ Séquences, chaque type de document a son compteur (par dossier et par exercice), incrémenté sans trou et de façon sûre même si plusieurs personnes travaillent en même temps. Les modules Budget (engagements), RH (courriers), Trésorerie (encaissements/décaissements) et Compta (factures/avoirs) s'appuient dessus.

deux utilisateurs créent un engagement au même instant : ils obtiennent ENG‑000041 et ENG‑000042, jamais le même numéro.

Oui : préfixe, longueur, et motif (ex. DOC-{YYYY}-{SEQ:05d} → DOC‑2026‑00042, remise à zéro par exercice ou non). Et si vous ne configurez rien, un format par défaut s'applique automatiquement — la numérotation fonctionne toujours, sans blocage.

vous fixez le format des factures de vente à « FV‑{YYYY}{MM}‑{SEQ:05d} » : la première facture d'octobre 2026 est FV‑202610‑00001.

Dans Administration ▸ Notifications ▸ Règles, une règle associe un rôle, un événement (ex. facture.creee, revue.mensuelle) et un canal. Le canal in-app (la cloche) est toujours actif par défaut ; les règles ajoutent l'e-mail (immédiat ou en résumé quotidien/horaire), le WhatsApp ou le SMS.

règle « DAF → revue.mensuelle → e-mail » : chaque 1^er du mois, le DAF reçoit la revue financière par courriel, et tout le monde la voit dans la cloche.

L'e-mail fonctionne d'emblée. Pour WhatsApp et SMS, l'administrateur renseigne l'opérateur dans Administration ▸ Notifications (cartes « Opérateur WhatsApp » / « Opérateur SMS »). Côté destinataires, chacun doit disposer de la coordonnée : un numéro WhatsApp appairé (voir la page Questions WhatsApp de la Compta) ou un mobile E.164 dans son profil pour le SMS.

créer une règle SMS sans avoir paramétré l'opérateur enregistre la règle mais prévient : « canal à paramétrer d'abord ».

Sur la carte « Opérateur SMS », un bouton Actualiser le solde interroge l'opérateur (quand il le permet) et affiche le crédit restant. La carte WhatsApp propose un Tester la connexion (valide le jeton et le numéro sans envoyer de message), et la carte SMS un envoi de test vers un numéro saisi.

avant une campagne de relances par SMS, vous actualisez le solde et envoyez un SMS de test à votre propre numéro pour vérifier la chaîne.

Dans Administration ▸ Intelligence artificielle, choisissez le fournisseur — Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), DeepSeek, Google Gemini, tout service OpenAI-compatible (Mistral, Groq…), ou un modèle local Ollama — collez votre clé API, et cochez Activer. Cette clé est la source unique de toutes les fonctions IA du dossier (OCR, notes annexes, questions en langage naturel, analyses des modules).

vous choisissez « DeepSeek », l'URL et le modèle par défaut se pré-remplissent, vous collez la clé et activez : les panneaux « Analyse IA » des dashboards deviennent actifs.

Oui. La clé est chiffrée au repos (jamais réaffichée). Avant tout envoi, EASY-IA anonymise les éléments identifiants (raison sociale, RCCM, NIF) et les données personnelles (e-mails, téléphones, IBAN) — seuls des agrégats chiffrés partent. Pour les dossiers sensibles, l'option Ollama local permet de ne faire aucun appel externe.

une synthèse de trésorerie part avec « [ENTREPRISE] » à la place du nom et sans aucun e-mail ni IBAN ; les montants, eux, sont conservés.

Tout continue de fonctionner : les fonctions concernées retombent sur leurs analyses déterministes (calculs et règles), sans aucun envoi externe et sans clé mutualisée. L'IA n'est qu'une couche d'enrichissement optionnelle.

sans IA configurée, la revue financière reste produite (SIG, ratios, recommandations par règles) ; avec IA, elle gagne une synthèse rédigée.

Un tag est une étiquette libre que vous posez sur un enregistrement (une écriture, un tiers, une opération…). Le référentiel des tags se gère dans Administration ▸ Tags & PJ ; les tags permettent ensuite de filtrer et de regrouper au-delà des catégories figées.

vous taguez « Projet-Port » des écritures de plusieurs modules, puis retrouvez tout ce qui concerne ce projet d'un coup.

Les pièces jointes (justificatifs, contrats, scans) s'ajoutent depuis l'enregistrement concerné et restent rattachées à lui, consultables par ceux qui y ont accès.

vous joignez le bon de commande signé à l'engagement budgétaire : il reste accessible depuis la fiche de l'engagement.

Depuis Support (/dashboard/support/) ou le bouton flottant d'aide, ouvrez un ticket : décrivez le problème, joignez une capture si besoin, suivez le fil des réponses. Les délais (SLA) et votre satisfaction sont suivis.

vous ouvrez un ticket « export FEC refusé », joignez le message d'erreur, et suivez la réponse de l'assistance dans le même fil.

Un export JSON du dossier est disponible (menu Administration, « Export des données »). Il ne contient que votre dossier (isolation stricte, vérifiée) et couvre toutes les tables rattachées au dossier. Pratique pour un archivage ou une migration.

avant une clôture d'exercice, vous téléchargez l'export JSON complet du dossier pour archive.

Oui : la plateforme réalise des sauvegardes automatiques régulières (base de données et documents), avec rotation. C'est une sauvegarde d'exploitation, en complément de votre propre export si vous souhaitez une copie locale.

en cas d'incident serveur, la restauration s'appuie sur la dernière sauvegarde quotidienne ; votre export JSON reste votre copie autonome.

L'administrateur peut exiger la 2FA pour le dossier : tant qu'un utilisateur ne l'a pas activée, il est invité à le faire avant d'accéder aux écrans. Chacun active ensuite sa 2FA dans Mon compte ▸ 2FA.

pour un dossier bancaire, l'admin active l'exigence 2FA : à la connexion suivante, chaque utilisateur doit configurer son authentification avant d'entrer.

Les actions sensibles sont journalisées (qui, quoi, quand) : connexions, changements de configuration, actions métier critiques. C'est la base pour un contrôle ou une revue de sécurité.

un audit interne retrace qui a modifié la configuration d'IA du dossier et quand.

Le dossier passe en lecture seule : la consultation et l'export restent possibles, mais les écritures et créations sont bloquées. Une fenêtre est laissée pour régulariser avant fermeture complète — vos données ne disparaissent pas du jour au lendemain.

en cas d'impayé, vous pouvez toujours consulter et exporter vos états pendant la période de grâce, le temps de régulariser.

Le changement de palier et l'ajout d'options se font en self-service ; le prix tient compte des modules en option. La résiliation prend effet en fin de période : vous conservez l'accès jusqu'à l'échéance, sans coupure immédiate ni remboursement au prorata.

vous résiliez le 10 du mois : l'accès reste complet jusqu'à la fin de la période déjà payée.