Guide de la Paie

Le menu suit le cycle : Paramétrage (pays, barèmes, rubriques) → Période & employés → Éléments variables → Calcul & contrôle → Bulletins → Déclarations → Paiement → Comptabilisation, plus les événements (prêts, STC). On avance de gauche à droite, une fois les barèmes posés.

pour la paie de janvier : vous ouvrez la période, saisissez les primes du mois, lancez le calcul, contrôlez, générez les bulletins, payez, puis comptabilisez — toujours dans cet ordre.

Dans Paie ▸ Paramétrage ▸ Configuration multi-pays, activez le ou les pays où vous avez des salariés. EASY-IA charge les barèmes par défaut du pays (cotisations sociales, tranches d'impôt sur salaire, SMIG). Vous pouvez les recharger à tout moment ou les ajuster.

une entreprise présente en Côte d'Ivoire et au Sénégal active les deux pays : chaque salarié est calculé selon les barèmes de son pays, dans le même dossier.

Chaque barème a son écran : Taux CNPS (branches, plafonds, parts salariale/patronale), Barème ITS (tranches progressives), SMIG, Organismes sociaux et Grille CCI (convention). Les valeurs par défaut suivent la réglementation du pays ; un historique permet de garder les anciens taux.

quand le plafond CNPS change, vous mettez à jour le taux : les paies suivantes l'appliquent, les bulletins passés gardent l'ancien.

Paie ▸ Paramétrage ▸ Rubriques liste tous les éléments de paie (salaire de base, sursalaire, primes, indemnités, avantages en nature…) avec leur traitement social et fiscal. Majorations HS fixe les taux d'heures supplémentaires et de nuit selon la réglementation. Une page d'explications documente chaque rubrique (versionnée).

la prime de transport est paramétrée comme exonérée jusqu'au plafond légal : au-delà, la part excédentaire devient imposable automatiquement.

Paie ▸ Employés porte les données de paie de chaque salarié (catégorie, salaire de base, parts fiscales, immatriculation CNPS, mode de paiement). L'import de masse (modèle à télécharger) permet d'initialiser rapidement un effectif ; les données RH (absences, contrats) se synchronisent avec le module RH.

vous importez 120 salariés depuis le modèle Excel, puis la synchro RH alimente les absences du mois sans ressaisie.

Dans Paie ▸ Périodes, créez la période du mois (elle s'appuie sur l'exercice). Vous y travaillez tant qu'elle est ouverte ; une fois la paie validée et payée, la clôture fige les bulletins (statut « clôturé »), condition d'une comptabilisation et de déclarations fiables.

la période de janvier reste ouverte le temps des corrections ; sa clôture verrouille les 120 bulletins et autorise le journal de paie définitif.

Paie ▸ Éléments variables permet d'ajouter, importer et valider les éléments du mois (primes exceptionnelles, retenues, rappels). Les absences et les congés peuvent être synchronisés depuis le module RH, et les heures supplémentaires saisies dans leur écran dédié.

vous importez les primes de rendement de 40 commerciaux en une fois, les validez, et elles entrent dans le calcul du mois.

Paie ▸ Congés payés calcule les droits et l'indemnité de congé, en lien avec le module RH. Les provisions de congés payés et de gratification sont calculées pour une image fidèle du coût, même avant versement.

la provision pour congés payés est mise à jour chaque mois : le coût social réel apparaît au bilan sans attendre le départ en congé.

Le pipeline d'exécution enchaîne les étapes : brut (base + primes + HS + avantages), ancienneté, cotisations sociales (CNPS/CMU), impôt sur salaire par tranches, retenues (acomptes, prêts, saisies), puis net à payer. Vous pouvez le lancer pour tout l'effectif ou un sous-ensemble, et suivre chaque étape.

le pipeline calcule 120 bulletins en une passe : brut → cotisations → ITS → retenues → net, avec le détail par salarié consultable.

Le pipeline remonte des anomalies (net négatif, cotisation hors plafond, salaire sous le SMIG, variation anormale vs mois précédent) que vous traitez ou acceptez en connaissance de cause. L'écran Vérifier un bulletin explique chaque ligne.

un salarié sous le SMIG après une absence non justifiée est signalé : vous corrigez avant de générer le bulletin.

Oui : la simulation (what-if) calcule un bulletin ou un coût employeur sans rien enregistrer — utile pour une embauche, une augmentation ou une prime exceptionnelle. Le comparateur d'impôt sur salaire aide aussi à anticiper le net.

avant d'annoncer une augmentation, vous simulez le nouveau net et le surcoût employeur (charges patronales comprises) en quelques secondes.

Génération par lot produit tous les bulletins d'un coup (PDF téléchargeables), Listing de paie donne la vue d'ensemble, et Envoi e-mail des bulletins adresse à chaque salarié son bulletin — avec test SMTP, contrôle des adresses et suivi d'envoi.

en fin de mois, les 120 bulletins sont générés, puis envoyés par e-mail à chaque salarié ; le suivi montre les envois réussis et les adresses manquantes.

Historique des bulletins conserve tous les bulletins émis, et le Journal de paie récapitule la période (brut, cotisations, net, charges patronales) — exportable pour archivage ou contrôle.

pour un contrôle, vous rééditez le bulletin de juin d'un salarié et exportez le journal de paie du trimestre.

Paie ▸ Prêts et Acomptes enregistrent les montants, génèrent l'échéancier et retiennent automatiquement chaque mois sur le bulletin, jusqu'au solde. Le portefeuille des prêts suit les encours ; un prêt peut être soldé ou racheté.

un prêt de 600 000 sur 12 mois retient 50 000 par mois automatiquement ; le portefeuille montre le capital restant dû.

Saisies-arrêts enregistre la décision et retient le montant autorisé, en respectant la quotité cessible (part du salaire légalement saisissable) — calculée par le module. La mainlevée arrête la retenue.

une saisie est plafonnée à la quotité cessible du salaire : le module refuse d'aller au-delà, protégeant l'employeur comme le salarié.

Paie ▸ Déclarations ▸ CNPS mensuelle génère la déclaration à partir des bulletins (assiettes, parts salariale et patronale) ; de même pour la CMU. Le calendrier des obligations rappelle les échéances. Les formats de déclaration sont paramétrables par pays.

la CNPS de janvier se génère en un clic depuis les 120 bulletins, assiettes et cotisations déjà agrégées, prête à soumettre.

La DISA (déclaration individuelle des salaires annuels) et l'état 301 se produisent à partir de l'historique de l'année, avec export et possibilité de télé-déclaration selon le pays.

en début d'année, la DISA agrège automatiquement les salaires annuels de chaque employé — aucun recalcul manuel.

À partir des nets à payer, Fichier de virement génère le fichier bancaire à transmettre, et Mobile Money prépare les paiements vers les portefeuilles des salariés. Le retour de banque s'importe et se rapproche automatiquement pour confirmer qui a été payé.

60 salariés sont payés par virement, 60 par mobile money ; l'import du retour confirme les paiements aboutis et signale les rejets.

Paie ▸ Écritures de paie génère l'OD de paie (charges de personnel, cotisations, net à payer) au plan SYSCOHADA dans la Compta, avec ventilation analytique possible (par service/projet) et rapprochement avec la comptabilité. Les provisions (congés, gratification) y figurent aussi.

à la clôture de la paie, l'OD part en compta : 66x charges, 43x organismes sociaux, 42x personnel — prête à valider, ventilée par département.

Le pipeline STC réunit salaire dû, congés non pris, indemnité de licenciement (barème légal), préavis et gratification au prorata, puis produit le reçu pour solde de tout compte. Un tableau de bord STC suit les dossiers en cours.

pour un licenciement après 6 ans, l'indemnité légale est calculée automatiquement et intégrée au STC, avec le reçu prêt à signer.

Oui : la simulation d'indemnité chiffre le coût d'un départ (licenciement, démission, retraite) avant toute décision — utile pour arbitrer et provisionner.

avant une réorganisation, la direction simule le coût total des départs envisagés pour décider en connaissance de cause.

La simulation applique une hausse (en % ou en montant, ciblée ou générale) et chiffre l'impact sur le net, les charges patronales et la masse salariale — sans toucher à la paie réelle tant que vous n'appliquez pas.

une hausse de 5 % sur les cadres : le module affiche le surcoût mensuel et annuel, charges comprises, avant toute décision.

L'écran Rappel rétroactif recalcule la différence sur les mois concernés et l'intègre au bulletin courant, cotisations et impôt recalculés.

une augmentation décidée en mars mais effective en janvier génère un rappel de 2 mois, correctement cotisé et imposé, sur la paie de mars.

Le panneau Analyse IA du tableau de bord produit une synthèse (masse salariale brute, net, cotisations, coût employeur) et des recommandations, à partir des seuls chiffres calculés. L'IA est configurée par dossier (votre clé, données anonymisées) dans Administration ▸ Intelligence artificielle ; sans IA, l'analyse reste disponible en version déterministe.

la synthèse signale une hausse du coût employeur de 8 % vs le mois précédent et pointe le poste responsable (heures supplémentaires).

EASY-IA ERP expose un connecteur MCP (Model Context Protocol), le standard de branchement des agents IA : un compte de service — un jeton par agent et par dossier, révocable — avec des droits par famille d'outils. Un agent autorisé peut aujourd'hui lire ce qui découle de la paie : les écritures comptables de paie (comptes 66x, 42x, 43x…), la balance et le grand livre, et interroger le dossier en français via le moteur NLQ (« masse salariale du trimestre », « salaire moyen »). Chaque appel est journalisé.

Garde-fous. Aucun outil n'écrit dans la paie : bulletins, déclarations et paiements restent produits par le module et validés par votre circuit. Côté comptabilité, un agent ne peut créer que des brouillons — jamais les valider. C'est le socle de l'agent Paie de demain : l'IA produira sous supervision, la validation restera humaine (voir le Guide Compta, chapitre IA, pour le détail du connecteur).

l'agent de pilotage du cabinet demande chaque lundi « masse salariale et coût employeur du mois » au dossier — chiffres recalculés depuis les écritures validées, jamais inventés.

Oui : au-delà des contrôles du pipeline, les écarts atypiques (variation brutale d'un net, cotisation hors norme, cumul inhabituel) sont mis en évidence pour revue.

un net qui double d'un mois sur l'autre sans élément variable correspondant est signalé pour vérification avant paiement.

Les opérations clés (calcul, validation, clôture, déclarations, paiements, modifications de barèmes) sont journalisées : qui, quoi, quand. Associé aux statuts de bulletin et à la clôture de période, cela donne un dossier solide en cas de contrôle social ou fiscal.

un contrôleur CNPS peut vérifier que la déclaration correspond exactement aux bulletins clôturés, trace à l'appui.

120 salariés en Côte d'Ivoire, quelques primes et heures supplémentaires à passer.

1. Ouvrir la période Paie ▸ Périodes « Janvier 2026 ».
2. Saisir ou importer les variables Paie ▸ Éléments variables (primes de rendement, HS, acomptes), puis les valider.
3. Synchroniser les absences du mois depuis le RH, puis lancer le calcul pour tout l'effectif.
4. Contrôler les anomalies (net négatif, salaire sous le SMIG) et corriger ce qui doit l'être.
5. Générer les bulletins et les envoyer par e-mail à chaque salarié.
6. Produire le fichier de virement et les paiements mobile money, puis importer le retour de banque.
7. Générer la CNPS, comptabiliser l'OD de paie et clôturer la période.

tout le cycle s'enchaîne dans l'ordre : chaque étape débloque la suivante, et la clôture fige les 120 bulletins, prêts pour la déclaration et le journal de paie.

Un cadre quitte l'entreprise après 6 ans ; la direction veut d'abord chiffrer le coût.

1. La direction simule l'indemnité de départ (licenciement) pour arbitrer et provisionner.
2. Le responsable lance le pipeline STC : salaire dû, congés non pris, indemnité légale, préavis, gratification au prorata.
3. Le module produit le reçu pour solde de tout compte, prêt à signer.
4. Le STC entre dans la paie du mois, correctement cotisé et imposé, et part en comptabilité.

l'indemnité légale pour 6 ans d'ancienneté est calculée automatiquement : plus de barème à appliquer à la main, plus d'oubli de congés non pris.

On crée un compte de service dédié, aux droits étroits : mcp_agent creer --nom preparateur-paie --scopes paie.read,paie.prepare. L'agent se connecte au serveur MCP d'EASY-IA avec son jeton.

1. L'agent lit la période et les salariés concernés (paie_periodes, paie_employes).
2. Il alimente les variables depuis le RH et saisit les primes (paie_variables_depuis_rh, paie_variable_saisir).
3. Il calcule à blanc, puis pour de vrai (paie_calculer_preflight, paie_calculer) — les bulletins passent au statut « calculé », jamais « validé ».
4. Il présente la paie prête à valider (paie_periode_presenter).
5. Porte humaine : le responsable paie, via un jeton lié à son compte habilité, valide (bulletins_valider_lot) puis clôture (periode_cloturer).

chaque 28 du mois, l'agent monte la paie en quelques minutes ; le responsable n'a plus qu'à relire la présentation et à valider en connaissance de cause.

Un agent en lecture seule (mcp_agent creer --nom pilotage --scopes etats.read,nlq.read) répond aux questions de la direction à partir des seuls chiffres validés.

1. Chaque lundi, l'agent demande au dossier « masse salariale et coût employeur du mois » (moteur NLQ).
2. Il lit l'OD de paie en comptabilité (comptes 66x, 42x, 43x) pour ventiler par service.
3. Il remonte à la direction une synthèse — jamais un chiffre inventé, toujours recalculé depuis les écritures.

« le coût employeur a augmenté de 8 % vs le mois dernier, porté par les heures supplémentaires du service production » — réponse traçable jusqu'aux bulletins.